- laajuus
- Riski
- oletukset
Tässä artikkelissa on esitetty nämä kolme keskeistä projektinhallinnan ehtoa ja sisältävät linkkejä ja ehdotuksia lisälukemiselle.
laajuus
Projektinhallinnassa laajuus on raja, joka määrittelee projektin laajuuden.
Laajuus kuvaa sitä, mitä toimitetaan asiakkaalle hankkeen aloitteesta.
Laajuuden ymmärtäminen mahdollistaa projektipäällikön ja projektiryhmän ymmärtävän, mitä projektin sisällä tai sen ulkopuolella on. Jos jotain "ei ole laajuudeltaan", sitä ei huomioida hankkeen suunnittelutyössä . Toiminnan laajuuden rajoissa olevat toiminnot katsotaan "soveltamisalaksi" ja ne kirjataan aikataulussa ja talousarviossa. Jos toiminta jää rajan ulkopuolelle, sitä pidetään "laaja-alaisena" eikä sitä ole suunniteltu.
Olitpa projektipäällikkö tai projektiryhmän osa , sinun kannattaa harkita, onko jotain laajuudeltaan vai soveltamattomana, kun etene eteenpäin.
Kuvittele esimerkiksi, että asiakas on pyytänyt sinua rakentamaan verkkosivuston. Kun hahmotellaan projektin soveltamisalaa (tai määrität sen rajat), ilmoitat seuraavat kohteet:
- Sivuston suunnittelu ja rautatiekuvaus
- Testisängyn perustaminen
- Koodaus hyväksytylle johdinkehykselle
- Graafinen kehitys verkkosivujen teemalle
- Testaaminen ja virheenkorjaus ennen sivuston julkistamista
Hankkeen aikana asiakas pyytää sinua sisällyttämään yrityksen videon yleiskatsauksen. Videota ei ole määritelty hankkeen puitteissa, joten se ei ole lainkaan.
Vaikka videotöiden tekeminen saattaa olla onnellinen lisämaksusta, tämä edellyttää hankkeen laajuuden ja kustannusajan arviointia.
Jos selkeää ja sovittua soveltamisasiakirjaa ei ole, videon kysymys olisi voinut olla kiistanalainen tiimisi ja asiakkaiden edustajien välillä. Selkeä soveltamisala antoi mahdollisuuden purkaa tilanne ja käsitellä muutosta järjestäytyneesti.
Joten miten määrität, mikä on vai ei? Haluat ensinnäkin hahmotella kaikki tiedot, jotka tällä hetkellä tuntevat, asiakkaan tai projektin omistajan kanssa käytyjen keskustelujen perusteella. Sitten haluat tehdä tärkeitä oletuksia, jotka ajavat sitä, mitä pidetään soveltamisalan ulkopuolella tai sen ulkopuolella.
oletukset
Elämäsi jossain vaiheessa sinulle on todennäköisesti kerrottu, "Älä koskaan tee oletuksia." Kuitenkin hankkeiden hallinnan olettamukset ovat jokapäiväistä toimintaa. Oletukset auttavat määrittelemään laajuuden ja riskien sekä hienosäätää arvioitasi aikaa ja kustannuksia varten. Tietenkin, on välttämätöntä dokumentoida ja vahvistaa oletukset.
Harkitse jotain yksinkertaista, kuten kirjan luomista. Sanotaan, että ystävillesi on idea sohvapöytäkirjasta ja hän on pyytänyt sinua hallitsemaan projektia. Hänen ensimmäinen pyyntö on budjetista, jotta hän voi saada rahoitusta.
Kun määrität laajuuden, on selvää, että ystäväsi on epäselvä monista yksityiskohdista, kuten sivujen määrästä, kuvan sisällyttämisestä, kansityylistä ja sivujen paperin painosta. Koska kaikki nämä tekijät vaikuttavat kustannuksiin ja tuotannon monimutkaisuuteen, sinun on tehtävä oletuksia erittelyistä ja vahvistettava oletukset hyväksyttäväksi tai hyväksyttäväksi ystäväsi kanssa.
Jälkeenpäin keskustelun jälkeen ystäväsi kertoo, että hän aikoo sisällyttää 50 valokuvaa kirjaan. Voit perustella oletuksen 50 kuvaa tai olettaen, että numero kasvaa ajan myötä, voit olettaa, että kuvissa on 75-90 sivua.
Näet, miten oletukset vaikuttavat suoraan aikatauluun. Kuvittele esimerkiksi, että ohjaat projektia puistossa, johon kuuluu keinujen rakentaminen.
Projektin määrittämisen yhteydessä sinulle annetaan budjetti ja niille osoitetut tiimin jäsenet, joista yksi vastaa materiaaleista. Kun luot aikataulusi, kysy materiaalin vastuulliselta henkilöltä, kun sementti saapuu. Tämä henkilö vastaa, että hän ei ole varma, kun sementti saapuu, mutta uskoo, että se tulee olemaan 1. kesäkuuta - 10. kesäkuuta. Kun rakennat laajuudestasi ja aikataulusta, olette olettaa, että sementti saapuu viimeistään 10. kesäkuuta. Esimerkissä on kaksi etua oletusten tekemiseksi.
Ensimmäinen etu on se, että oletus sementin vastaanottamisesta viimeistään 10. kesäkuuta antaa mahdollisuuden suunnitella toimintoja, jotka perustuvat saapuvan sementin käyttöön. Toinen etu on se, että se toimittaa materiaalille vastuuhenkilö, jolla on määräaika toimittaa sementti, jota hän voi sitten välittää toimittajalleen. Se on vahingossa asettanut hankkeen keskeisen määräajan eteenpäin.
Tehdään oletuksia asettamaan vertailuarvoja, joita usein tarkastellaan hankkeen aikana, jotta projektiryhmä voi olla mukana aikataulussa, budjetissa ja aikataulussa. Mutta mitä tapahtuu, kun oletukset ovat väärässä? Tässä on kyse riskeistä.
Riski
Kun olet laatinut laajuudesi ja havainnut oletukset, jotka ovat soveltamisalan ja arvioiden takana, sinun on ensin aloitettava riskialueiden arviointi . Riski on sama projektinhallinnassa kuin reaalimaailmassa; se on vaara tai mahdollisuus, joka voi aiheuttaa vahinkoa. (Huomaa: Project Management Institute ja Project Management Body of Knowledge-PMBOK tarjoavat yksityiskohtaisia riskien ja tyyppien määritelmiä ja yksilöivät projektiriskin hallinnan puitteet.)
Kaikissa hankkeissa on riskejä, ja jos olet projektipäällikkö tai projektin omistaja, ei ole vain sinun vastuullasi riskin ennakointi, mutta myös tehtävänne on ilmoittaa näiden riskien mahdollinen vaikutus projektiryhmään ja valmistautua riskien lieventämiseen.
Riski tulee eriasteisesti. Joskus riski voi tarkoittaa vain sitä, että projekti kulkee hieman eri tavalla tai vie pienen odottamattoman käänteen. Joissakin tapauksissa riski voi kuitenkin johtaa katastrofaalisiin tuloksiin, jotka kääntävät hankkeen päähän.
Käytetään leikkipaikka-skenaario edellä mainitusta sementti-esimerkistä. Yksi riskeistä on se, että sementti ei saavuta 10.6. Oletetun päivämäärän. Mitkä ovat tämän riskin mahdolliset vaikutukset? Kaikki sementin kaatamisen jälkeen seuraavat toiminnot viivästyvät tämän ongelman seurauksena.
Myös riskit voivat olla positiivisia. Harkitse hankkeen vaikutusta, jos sementti näkyy ennakoitua aikaisemmin. Vaikka tämä vaikuttaa myönteiseltä lopputulokselta, se luo silti ongelman kaikkien muiden hankkeen vaiheiden ajoittamiselle ja sekvensoinnille.
Projektinjohtajat työskentelevät projektiryhmien kanssa aivoriihi ja tunnistavat mahdolliset riskit. He ottavat prosessin askeleen pidemmälle ja tarkastelevat riskin mahdollisia vakavuutta ja sen todennäköisyyttä. Lisäksi ne yksilöivät ne henkilöt, jotka parhaiten pystyvät tunnistamaan riskin syntymisen ja kehittävät sovittuja riskinhallintasuunnitelmia.
Useilla yrityksillä on yksityiskohtaisia riski-malleja, joita he ovat kehittäneet ajan myötä ja kokemuksistaan muiden hankkeiden kanssa. Joillakin toimialoilla on koottu riskiprofiileja, joita käytetään riskianalyysin lähtökohtana. Monet toimialat harjoittavat erittäin yksityiskohtaista tilastollista analyysia riskien suunnittelusta.
Bottom Line
Termit: laajuus, oletukset ja riski ovat tärkeitä projektinhallinnan maailmassa. Käytä tätä artikkelia lähtökohtana näiden ja muiden tärkeiden projektinhallintaratkaisujen tutkimisessa tarkemmin.