Projektinhallinnan elementit selitetään
Hankkeet ovat keino kohti tavoitetta, ja tavoite saavutetaan lopulta.
Yrityksesi voi siirtyä toiseen projektiin ... vai ei. Se olisi voinut olla kertaluonteinen tavoite.
Projektit vaativat kasvavaa tarvetta työvoimasta. Arvioidaan, että vuoteen 2020 mennessä yli 15 miljoonaa uutta projektinhallintatehtävää lisätään maailmanlaajuisesti.
Mikä on projektinhallinta?
Projektinhallinta ei ole yrityksenne koko toiminta. Se on vain yksi segmentti, yksityiskohtainen suunnitelma siitä, miten sinä ja yrityksesi aikovat saavuttaa tietyn tavoitteen.
Se on helppo sanoa, että haluat päästä A-ruutuun, joten aiot tehdä 25 vaihetta tuohon suuntaan. Mutta sinun on myös otettava huomioon hankesuunnitelmasi ajankohtaiset näkökohdat, ja sinun on todennäköisesti työskenneltävä talousarvion sisällä. Voit indeksoida ne 25 vaihetta tai voit hölkätä. Se riippuu siitä, kuinka nopeasti sinun täytyy päästä sinne projektin onnistuneeseen päätökseen. Voit säästää rahaa matkustamalla jalkaasi tai voit vuokrata kuljettajan. Se riippuu hankkeen budjetista.
Ei ole olemassa yhtä kokoa sopivaa lähestymistapaa, järjestelmää tai suunnitelmaa. Jokainen projekti, johon sinä ja yrityksellesi puuttuu, todennäköisesti on oma aikataulu, tavoite ja budjetti. Siksi on niin kriittistä, että hänellä on oivallinen, lahjakas projektipäällikkö, joka näyttää näyttelyn.
Hankkeen elementit
Onnistuneen projektipäällikön on hallittava samanaikaisesti neljä hankkeen peruselementtiä: laajuus, resurssit, aika ja raha.
Nämä elementit liittyvät toisiinsa ja niitä on hallinnoitava yhdessä, mikäli hanke ja projektinhallinta ovat onnistuneita.
- Soveltamisala: Tämä koskee hankkeen kokoa, tavoitteita ja vaatimuksia.
- Resurssit: tarvitset ihmisiä, laitteita ja materiaaleja.
- Aika: Tämä ei tarkoita pelkästään sitä, kuinka paljon aikaa hanke tulee kokonaisuutena. Se on jaoteltava tehtävien kestoihin, riippuvuuksiin ja kriittiseen polkuun.
- Raha: Pidä kiinni kustannuksista, ennakoimattomuudesta ja voitosta.
Tärkein elementti: Soveltamisala
Projektin laajuus on määritelmä siitä, mitä hankkeen on tarkoitus saavuttaa, sekä aikatauluja ja rahaa, jotka on luotu näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Hankkeen laajuuteen tehdyillä muutoksilla täytyy olla vastaava muutos budjetissa, ajankohtana, resursseina tai kaikki kolme.
Jos hankkeen laajuus on rakentaa rakennus, johon kuuluu kolme widgettä 100 000 dollarin budjetilla, projektipäällikön odotetaan tekevän sen. Jos soveltamisalaa muutetaan neljän widgetin rakennukseksi, projektipäällikön on hankittava sopiva ajan, rahan ja resurssien muutos.
voimavarat
Resurssien ymmärtämiseen ja hallintaan liittyy kolme osa-aluetta: ihmiset, laitteet ja materiaali.
Menestyksekkään projektipäällikön on hoidettava projektille varatut resurssit tehokkaasti , mukaan lukien projektiryhmän jäsenet , myyjät ja alihankkijat.
Hänen on huolehdittava siitä, että hänen työntekijöillään on tarvittavat taidot ja työkalut työn suorittamiseen ja hänen on jatkuvasti seurattava, onko hänellä riittävästi ihmisiä valmiiksi hankkeen päättymiseen mennessä. Hänen tehtävänsä on varmistaa, että jokainen ymmärtää tehtävän ja projektin määräajat.
Jokaisen työntekijäryhmän vanhempi jäsen raportoi projektipäällikölle, kun hän hoitaa suoraan työntekijöitä, mutta työntekijöillä voi olla myös tekninen suunta. Matriisienhallintatilanteessa, kuten projektiryhmässä, projektipäällikön tehtävänä on tarjota projektiohjaus linjajohtajille. Työntekijöiden alihankintasopimusten hallinta tarkoittaa yleensä alihankkijoiden työryhmän johtamista, joka puolestaan hallitsee työntekijöitä.
Projektipäällikön on usein hankittava laitteita ja materiaaleja ja hallittava niiden käyttöä niin, että tiimi voi toimia tehokkaasti.
Hän on vastuussa siitä, että asianmukaiset laitteet ja materiaalit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
Aika
Menestyksellisen ajanhallinnan kolme osaa ovat tehtävät, aikataulu ja kriittinen polku.
Rakenna projektin aikataulu luet- telemalla järjestyksessä kaikki tehtävät, jotka on suoritettava. Jotkut on tehtävä peräkkäin, kun taas toiset voivat olla päällekkäisiä tai tehdä rinnakkain. Määritä kesto kullekin tehtäväksi. Määritä tarvittavat resurssit. Määritä edeltäjät - mitä tehtäviä on tehtävä ennen muita - ja seuraajia, tehtäviä, joita ei voi aloittaa ennen kuin toinen tehtävä on päättynyt. Tätä projektinhallinnan osaa kutsutaan joskus vesiputoukseksi, koska yksi tehtävä seuraa toista enemmän tai vähemmän järjestyksessä.
Projektinhallintaohjelmisto voi yksinkertaistaa hankkeen aikataulun luomista ja hallintaa.
Joillakin tehtävillä on vähän joustavuutta vaadittavissa aloitus- ja lopetuspäivissä. Tätä kutsutaan "floatiksi". Muilla tehtävillä ei ole joustavuutta. Niillä on nolla float. Rivin läpi kaikki tehtävät, joissa on nolla float, kutsutaan kriittiseksi poluksi . Kaikki tällä reitillä tehtävät tehtävät - ja ne voivat olla useita, rinnakkaisia reittejä - on saatava päätökseen ajoissa, jos projekti tulee vastaamaan määräaikaan mennessä. Projektipäällikön keskeinen ajanhallintatehtävä on kriittisen polun seuranta.
Raha
Rahan hallinnan kolme kohtaa ovat kustannukset, varaukset ja voitto.
Jokainen tehtävä on kustannus, olipa kyseessä tietokoneohjelmoijan työaika tai kuutioisen betonipankin ostohinta. Jokainen näistä kustannuksista arvioidaan ja saavutettiin projektibudjettia valmistellessaan.
Jotkut arviot ovat tarkempia kuin muut. Projektibudjetissa olisi siksi sisällytettävä budjettiin varattua varainsiirtorahaa "vain siinä tapauksessa", että kohteen todelliset kustannukset poikkeavat voimakkaasti arvioista.
Voitto on rahaa, jonka yritys haluaa tehdä tehtävästä. Se asetetaan kustannusten päälle.
Joten projektibudjetti koostuu arvioiduista kustannuksista sekä mahdollisista varoista ja mahdollisista voitoista. Projektipäällikön tehtävänä on pitää todelliset kustannukset arvioidun hinnan alapuolella tai sen alapuolella ja maksimoida voittoa, jonka yritys ansaitsee projektissa.
Projektinhallinta on taidetta ja tiedettä
Onnistunut projektinhallinta vie käytännön. Nämä ideat voivat antaa sinulle perustiedot projektinhallinnasta, mutta pitävät sitä vain alussa. Jos työsi tai urapolku sisältää projektinhallinnan, ja jos haluat parantaa taitojasi, keskustele onnistuneista projektipäälliköistä, lue ja käytä. Projektinhallinta voi olla erittäin palkitseva ura.