Tarkastele näitä vinkkejä sähköpostiviestien avaamiseen, lukemiseen ja niihin vastaamiseen käyttämällä esimerkkejä käytettävistä sähköpostiosoitteista ja virallisista ja satunnaisista sähköpostien esittelyistä.
Kuinka esitellä itsesi sähköpostissa
Kirjoita viestin avauskohteen rivi. Kuinka monta sähköpostiviestiä roskatat avaamatta niitä koskaan? Kiinnitä huomiota siihen, mitä olet sisällyttänyt aihealueeseen , joten sinulla on mahdollisuus saada avattu. Ole tarkka ja anna lukijan tietää miksi kirjoitat. Pidä otsikkosi lyhyt, joten vastaanottaja voi nähdä yhdellä silmäyksellä, mistä viesti on.
Osoita sanomaasi henkilölle. Jos löydät henkilön kirjoittamaan pikemminkin kuin yleiseen sähköpostiosoitteeseen, kuten hr@companyabc.com, voit muodostaa yhteyden henkilökohtaisesti sellaisten henkilöiden kanssa, jotka haluat tavata. LinkedIn, yrityksen verkkosivustot ja sosiaalisen median sivut ovat hyviä tapoja löytää yhteyshenkilöitä .
Käytä virallista tervehdystä. Jos kirjoitat tiettyä pyyntöä, käytä virallista liiketoimintan tervehdystä kuten herra tai Ms. Etunimet toimivat myös, jos sinulla on yhteyden henkilöön tai kirjoitat satunnaisempaan suuntaan tietojen antamiseen eikä avun pyytämiseen .
Tässä on esimerkkejä sähköpostiviestin tervehdyksistä, ja tässä on kauha, kun valitset kirjeen tervehdyksen ja tervehdyksen .
Käytä yhteyksiäsi. Kun kirjoitat aloitusviestiä tai LinkedIn-sanomaa, jos joku on yhteinen mainita heille. Viittaus on yksi parhaista tavoista saada neuvoja tai apua.
Älä tee kysyntää. On paljon parempi tehdä ehdotus tai pyytää neuvoa kuin sanella jollekulle.
Esimerkiksi, "Voisitteko antaa palautetta ansioluetteloni, jos aika sallii?", Kuulostaa paljon paremmalta kuin "Ole hyvä ja tutustu uudelleen ja palaa minulle". Ole kohtelias ja pyytämäsi saa sinut enemmän kuin kertoa jollekulle, mitä he Pitäisi tehdä.
Pidä se lyhyt . Useimmat ihmiset käyttävät sähköposteja ja harvoin lukea ensimmäisen kappaleen ulkopuolelta. Pidä viestisi lyhyt - enintään 2 tai 3 kappaletta. Älä sisällä kustakin kappaleesta muutamaa lauseita. Jätä väli kappaleiden ja toisen tilan väliin ennen sulkemista ja allekirjoitusta.
Olla selvää miksi kirjoitat. Sähköpostiviestisi on selvästi ilmoitettava, kuka olet, miksi kirjoitat ja mitä pyydät lukijalta. Käytä ensimmäistä kappaletta esitellä itsesi, toinen pyynnöstäsi ja kolmas kiittää lukijaa hänen harkintansa mukaan.
Käytä yksinkertaista kirjasinta. Käytä yksinkertaista fonttia (kuten Calibri, Times New Roman tai Arial) ja fonttikokoa, joka on helppo lukea. 11- tai 12-pistekokoinen kirjasinkoko on luettavissa ilman kouristusta. Näin voit valita fontin tyylin ja koon .
Valitse ammatillinen sulkeminen. Sulkeminen on lähes yhtä tärkeä kuin esittelysi. Lopeta sähköpostisi lyhyellä ammatillisella sulkeutumisella. Näin päättää kirje, jossa on esimerkkejä hyvistä sulkemisista.
Sisällytä allekirjoitus. Varmista, että henkilö, jolle lähetät sähköpostia, saa yhteyttä sinuun. Sisällytä allekirjoitus täydellä nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi mukaan. Lisää postiosoitteesi, jos pyydät kirjallista vastausta tai lähetä sinulle jotain. Näin määrität sähköpostiosoitteesi .
Oikoluku ja oikeinkirjoituksen tarkistus. Kun otat itsesi käyttöön, on tärkeää, että oikoluku ja spell tarkistavat viestisi ennen lähettämistä. Sinulla on vain yksi mahdollisuus tehdä hyvä vaikutelma, ja typo voi saada sähköpostiviestinsi pois.
Lähetä testiviesti. Varmista, että viestisi on täydellinen, lähetä se itsellesi ensin, jotta voit tarkistaa, kuinka se lukee ja antaa lopullisen ulkoasun varmistaaksesi, että se on mitä haluat lähettää.
Bcc: Sinä. On aina hyvä olla Bcc: (blind carbon copy) itse viestissä.
Sinulla on kirjaa sen lähettämisestä, ja voit helposti viitata siihen jatkotoimiin.
Esimerkkejä sähköpostiviestien aloitusviivoista
- Johdanto [Nimesi]
- Kysy tietoja mahdollisuuksista
- Löysin sinut läpi [ Alumni Network, LinkedIn, Professional Association jne. )
- [ Nimi ] Suosittelen sinua ottamaan yhteyttä
- [ Nimi ] Ehdotin, että tulen ulos
- Viittaus [ Nimi ]
- Viitattu [ Nimi ]
Kun otat kaksi muuta ihmistä toisiinsa:
- Johdanto: [ Nimi ] - [ Nimi ]
- Esittelemällä [ Nimi ] -asetukseksi [ Nimi ]
- Yhteyden muodostaminen: [ Nimi ] - [ Nimi ]
- [ Nimi ] ja [ Nimi ] Johdanto
Esimerkkejä sähköpostin esittelyistä
Virallinen esittely
Hyvä herra Smith,
Minun nimeni on Marcus Anderson, ja kirjoitan pyytämään apua. Arvostan suuresti teidän apuasi ja neuvoja.
Rento esittely
Hei First Name,
Nimeni on Cynthia, ja työskentelen ABCD: n rekrytoinnissa toimivalle tech-rekrytointiyritykselle. Toivottavasti voit hyvin! Haluaisin kertoa teille enemmän tapahtumasta, jonka käynnistämme.
Esittely
Hyvä herra Smith,
Olen Alisa Markersin ystävä, ja hän rohkaisi minua lähettämään työni uudelleen sinulle. Alisa ja minä työskentelimme yhdessä useissa projekteissa, ja hän ajatteli, että voisit auttaa minua työnhaussa.
Sähköposti esittämällä jonkun muun
Hyvä Jonas,
Toivottavasti tämä löytää sinut hyvin! Pyrin tänään esittelemään kollegani Samantha Billingsin, joka liittyi äskettäin yhtiömme toimintaan ja ottaa vastaan viestintää DBC Yhtiölle.
Tarkastelevat esimerkit: esimerkki esittelyn sähköpostit ja kirjeet
Ehdotettu lukeminen: Ohjeet ammattimaisen sähköpostiviestin kirjoittamiseen Sähköpostiviestin muotoileminen