Työntekijöiden lääketieteellisiä tietoja ei koskaan löydy henkilöstön henkilötiedostosta
Koska lääketieteellinen tiedosto sisältää herkkiä ja luottamuksellisia tietoja, sen on sijaittava turvallisessa, lukitussa, saavuttamattomassa paikassa.
Työntekijöiden lääketieteellisiin tiedostoihin tallennetun arkistokaapin pitäisi myös lukita, ja HR-henkilökunnalla pitäisi olla vain avaimet. Työntekijöiden lääketieteellisten tiedostojen käyttö on rajoitettu vain henkilöstöhallinnon henkilöstöön.
Vuoden 1996 sairausvakuutuksen siirrettävyys- ja vastuullisuuslain (HIPAA) mukaan työnantajat velvoitetaan suojaamaan työntekijöiden lääketieteelliset tiedot luottamuksellisiksi; lääketieteelliset tiedot olisi säilytettävä erikseen ja muista liikeasiakirjoista. Älä koskaan säilytä työntekijän lääketieteellisiä tietueita työntekijän yleisessä henkilötiedostossa.
Tietojen luottamuksellisuuden vuoksi tietueet on erotettava tiedostoista, joihin esimies tai esimiehet voivat käyttää. (Oikeastaan tämä on suositeltava myös henkilötiedostoille yleensä - vain HR-henkilökunnalle.)
Työntekijöiden lääketieteellisen aineiston sisältö
Nämä ovat tyyppisiä kohteita, jotka pitäisi tallentaa turvallisesti pois työntekijän lääketieteellisestä tiedostosta. Jos olet epävarma, ota huolta työntekijän lääketieteellisesti liittyvien tietojen suojaamisesta.
- Sairausvakuutus hakemukset ja lomakkeet
- Henkivakuutushakemukset ja lomakkeet
- Edunsaajan tiedot
- Hakemukset kaikista muista työntekijöistä, jotka saattavat vaatia lääketieteellisiä tietoja, kuten näkövakuutusta
- Maksullisten tai maksamattomien sairauspoissaolojen hakeminen
- Family Medical and Leave Act (FMLA) -raportit ja niihin liittyvät hakemukset ja paperityöt
- Lääkärin allekirjoittama FMLA-paperityö
- Dokumentaatio perheenjäsenen tai lapsen sairauksista, joille haet FMLA-aikaa sairauden hoitamiseksi
- Lääketieteellisesti liittyvä loma-asiakirja, joka koskee työntekijöitä, jotka eivät ole oikeutettuja FMLA-työhön
- Lääkärintarkastukset, muistiinpanot, kirjeenvaihto ja suositukset
- Lääketieteellisesti liittyvät tekosyydet poissaolon tai lääkärin myöhästymisestä
- Lääkärin työrajoitukset ja ohjeet lääkäriltä
- Onnettomuus- ja vammaraportit, mukaan lukien OSHA-vaaditut asiakirjat
- Työntekijöiden korvausilmoitus vammaisuudesta tai sairaudesta
- Mikä tahansa muu lomake tai asiakirja, joka sisältää työntekijää koskevia yksityisiä lääketieteellisiä tietoja.
Jos pidät nämä tiedostot 100-prosenttisesti luottamuksellisina, työntekijäsi luottavat sinuun ja sinä puolustat lain henkeä ja merkitystä.
Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.