Kuinka käyttää tehtäväluetteloasi todella tehdä enemmän ja olla paremmin
Luettelo ei riitä
Tehtävien tekeminen ei riitä. Sinun täytyy sijoittaa ne. Sinun täytyy tietää, mitkä tehtävät ovat tärkeämpiä, jotta voit keskittyä niihin. Sitten sinun on kohdennettava resursseja näihin kohteisiin, mitattava edistymistäsi ja palkittava itsesi menestyksesi mukaan.
Sijoitus
Luettelo kaikista tehtäväluokista laskentataulukossa, vaikka voit tehdä ne myös paperilla. Voit myös laittaa ne tietokoneeseen tai älypuhelimeen, kirjoittaa ne kalenteriisi tai syöttää ne ajanhallintaohjelmistoon.
Ensimmäinen vaihe on luetella kaikki, mitä sinun tarvitsee tehdä. Sitten anna heille arvosana, jotta voit keskittyä tärkeisiin kohteisiin.
Käytä A, B, C ranking. A-luettelo on asioita, jotka minun on tehtävä tänään ennen kuin lähden. B-listalla on asioita, joita sinun on tehtävä, mutta ei välttämättä tänään. Lopuksi, C-listalla on asioita, jotka tarvitset aikaa aikaiseksi.
Saatat selville melko nopeasti, että C-listalla olevat asiat, ja jopa B-listat, eivät koskaan tule valmiiksi. Eräässä operatiivisen johtajan tehtävissä useita vuosia sitten löysin yhä enemmän turhautuneita A-listalleni. Ei vain, että en päässyt läpi sitä päivittäin, kuten minulla oli aina ennen, mutta A-listan kasvu jatkui. Silloin ajattelin, mitä minun piti tehdä, jotta tehtäväluetteloni toimisi minulle ja kehitin järjestelmän, joka toimi.
Ajanhallinta
Se ei riitä tietämään, mikä oli tärkeää; mikä teki A-luettelon. Tarvitsin myös tietää, kuinka kauan asiat kestävät ja kuinka paljon aikaa minun oli annettava heille. Lisäsin sarakkeeni tehtäväluetteloon, jossa kunkin tehtävän arvioitu aika ja viereinen sarake, jossa on kumulatiivinen kokonaissumma.
Sitten teen yksinkertaisen opiskelun. Kun tein jokaisen tehtävän, kirjoin alas, mitä tein ja alku- ja loppukausia. Olen seurannut koko päivän. Sitten toin sen pari viikkoa myöhemmin erilainen päivä. Se ei ollut kattava tutkimus missään muodossa, mutta se antoi minulle jonkinlaisen näkemyksen. Operatiivisena johtajana suurta osaa päivästä otettiin keskeytyksistä - käsiteltäessä tapahtumia, kriisejä, jotka ilmenivät tai ongelmat, jotka oli ratkaistava. Keskimäärin nämä keskeytykset kuluttivat neljä tuntia päivässä. Koska olen tyypillisesti työskennellyt kymmenen tunnin päivässä, se jätti minut kuusi tuntia päivässä tehtäviini tehtävissäni.
Joka ilta, ennen kuin lähdin toimistosta, päivitän tehtäväluetteloni. Haluan poistaa asioista, jotka olin suorittanut, siirtänyt tai alentanut, lisänneet esiin tulleet uudet asiat, järjestäneet ensisijaiset tavoitteet tärkeimpien tehtävien suorittamiseksi päälle ja antamaan arvioidun ajan kullekin. Sitten menisin luetteloon kuuden tunnin merkin kohdalle ja piirrän linjan. Tästä tuli tavoitteeni seuraavana päivänä.
Palkitse itsesi
Useimmiten tämä rivi meni jonnekin A-listalleni. Harvoin se oli lähellä pohjaa. Se oli kuitenkin tavoitteeni. Jos osuin tai ohitin linjan, menin kotiin tuntemaan, että se oli ollut tuottava ja menestyvä päivä.
Sen sijaan, että voittaisin itseni yli asioista, joita en ollut pystynyt pääsemään, tunnustin menestykseni tavoittelemisen tai tavoitteen saavuttamisessa. Seuraavana päivänä minun piti aloittaa uudestaan ja tavoittaa uusi tavoite, mutta tein sen näkökulmasta aiempaa menestystä rakentamatta sen sijaan, että turhautumisen vuoksi minulla oli jatkuvasti enemmän tekemistä kuin minulla oli aikaa saavuttaa.
Tarvitset järjestelmää
Jotta voisit onnistua, sinun on kehitettävä järjestelmä, jolla voit hallita aikaa, jotta voit saada enemmän tekemäsi ajankohtana. Jos tehtäväluettelossasi oleva tavoite on aina lähellä yläosaa, pomo alkaa etsiä jotain muuta, joka voi työskennellä hieman kauemmas luettelossa joka päivä. Seuraavassa tarkastellaan muutamia resursseja, jotka auttavat sinua paremmin hoitamaan aikaa.
Hallitse tätä ongelmaa
Ilmoita tehtävät, jotka sinun on tehtävä. Priorisoida tärkeät asiat, ei vain kiire.
Suunnittele, mitä tehdä päivittäin. Suunnittele tätä suunnitelmaa. Palkitse itsesi kun tavoittelet tai voitat tavoitteen.