Nämä 10 vinkit tekevät työntekijöistä arvostavan kokouksia
Ihmiset ovat kiinnostuneita, mutta tehokkaimmat kokoukset herättävät huomionsa ajatuksia herättävillä kysymyksillä ja vastauksilla, audiovisuaaleilla ja osallistumisella. Nämä vinkit tuovat sinulle menestystä.
- Aloita kokouksia, esityksiä ja harjoittelua jään katkaisijalla tai lämmittelytoiminnalla. Suuri kokous tai lyhyt kokous, jäänmurtaja voi olla yksi kysymys, joka saa ihmiset ajattelemaan ja puhumaan naapurinsa kanssa. Esimerkkinä saat kysymyksen, joka saa ihmiset nostamaan kätensä. Jäänmurtajan pituus riippuu kokouksen pituudesta, joten suunnittele viisaasti.
- Monipuolista esitystapoja. Jos jokainen puhuja puhuu yleisölle luentomuodossa, edes kiinnostuneet päämiehet puhuvat nopeasti. Pyydä ihmisiä puhumaan pienissä ryhmissä.
Käytä audiovisuaalisia materiaaleja, kuten videoita, dioja ja PowerPoint-esityksiä ja kuvia. Jos puhut uudesta maalausprosessista, näytä työntekijöitänne ennen ja jälkeen maalatut osat. Ohita positiiviset asiakastutkimukset ja kommenttikortit. - Kutsu vieraita puhujia yleisön osallistumiseen ja jännittävyyteen. Asiakkaillesi on paljon sanottavaa työntekijöille heidän tarpeistaan ja laatuvaatimuksistaan. Yksi asiakasorganisaatio, joka toimii voittoa tavoittelemattomien, hyväntekeväisyysjärjestöjen kanssa, tarjoaa vieraita puhujia organisaatioilta, jotka saavat lahjoituksensa. Puhujat organisaatioista, joiden työntekijät tukevat taloudellisesti, ovat dynamiittia.
- Kannusta kysymyksiä vuoropuhelun käymiseksi. Pyydä ihmisiä kirjoittamaan kysymyksensä etukäteen kokouksesta ja kokouksesta. Anna kullekin kaiuttimelle suunnatut kysymykset ajoissa.
Jos et voi vastata kysymykseen välittömästi ja oikein, kerro ihmisille, joita saat takaisin heidän kanssaan, kun sinulla on oikea vastaus. Jos kysymykset ylittävät ajan, aikatauluta aiheeseen liittyvä kokous.
- Usein unohdettu, mutta ratkaiseva, menestyksekäs kokoustapahtuma on pyytää jokaista puhujaa toistamaan äänekkäästi kaikki kysymykset, joita häneltä pyydetään. Kyselyn lähettänyt henkilö tietää sitten puhujan ymmärtävän kysymyksen. Muu kokoukseen osallistuva henkilö voi kuulla ja tietää kysymyksen, ei vain epäillä kysymystä - ehkä väärin - puhujan vastauksesta.
- Aseta tavoitteet säännölliselle kokoukselle. Et voi esittää yrityksen kaikkia osa-alueita yhden tunnin kokouksessa. Joten, päätä tärkeät, ajankohtaiset asiat ja vietät kokousajan heille. Ottakaa huomioon myös enemmistön osanottajien edut.
Muista, että sinulla on muita menetelmiä sellaisten yritystietojen välittämiseen, jotka sisältävät sellaisia ohjelmia kuin Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, sähköposti ja IM. Strategisten yhtiötietojen välittämistä ei tarvitse käydä kokouksessa. - Esitä asialista huolellisesti. Tunnista osallistujien enemmistön tarpeet ja edut. Aloita hyviä uutisia, joiden avulla osanottajat tuntevat olonsa hyvältä.
Muuta kaiuttimien järjestystä joka kuukausi esityslistalla. Et halua, että ihmiset tylsistyvät samanlaisiksi. Jakaa tarvittavat asiat esityslistan mukaan, jotta ihmiset eivät virittäneet kokouksen loppua tai luulevat, että lopulliset kohteet ovat vähemmän tärkeitä. - Wall Street Journalin artikkeli muutamia vuosia sitten totesi, että Yhdysvaltain johtajat säästäisivät 80 prosenttia ajasta, jonka he tuhlaisivat kokouksissa, jos he tekivät kahta asiaa oikein. Ensimmäinen oli aina esityslista. Toinen oli aloittaa ajoissa ja päättyä ajoissa . Lisään, että sinun on annettava jokaiselle kaiuttimelle aikaa, joka tarvitaan heidän aiheensa kattamiseen. Pidä heidät aikarajoitteeseesi - kauniisti.
- Järjestä fyysinen ympäristö niin, että ihmiset huomaavat kokoussisällön. Kukaan ei saa istua kaiuttimien takana tai sivulle. Varmista, että kaikilla osanottajilla on istumapaikkoja, ja jos tarvitset muistiinpanoja, on myös kirjoitettava pinta. Varmista, että kuvat ovat näkyvissä ja että ihmiset kuulevat. Sinun on ehkä käytettävä mikrofonia. Voit siirtää rekistereitä tai näytteitä huoneeseen katselun aikana.
- Älä koskaan aliarvioi ruoan voimaa kokouksessa. Ruoka rentokaa ilmapiiriä, auttaa ihmisiä tuntemaan olonsa mukavaksi, auttaa ihmisiä pitämään positiivista energiatasoa ja rakentamaan joukkueen yhteishenkeä. Varmista, että täytät ryhmänne erilaiset tarpeet ruokaa, jota palvelet. Esimerkiksi tarjota hedelmiä ja jogurttia munkkien lisäksi. Tarjoa kasvissyöjä ja kosher hot dogs säännöllisesti frankeillä.
Mitä tarvitset onnistuneeseen kokoukseen:
- Kaiutinteline tai pöytä
- Mikrofoni
- esityslista
- Visuaaliset apuvälineet