Voit suunnitella, johtaa ja hallinnoida kokousta tulosten tuottamiseksi
Jos laiminlyödät jonkin näistä tapaamismahdollisuuksista, kokouksesi ja tiimisi eivät vastaa haluamaasi hedelmää sijoittaessasi. Ota nämä kaksitoista kokoushallintaratkaisua opastamaan osallistujia odotettujen, myönteisten ja rakentavien tulosten saavuttamiseksi.
Mitä tehdä ennen kokousta tehokkaiden kokousten varmistamiseksi
Tapahtumat ennen kokousta luovat perustelut kokoustaulujen saavuttamiseksi. Voit tehdä kaikki tarvittavat jatkotoimet, mutta ilman tehokasta kokousta suunnitelmasta, tuloksesi pettymään. Nämä vinkit auttavat sinua suunnittelemaan ja toteuttamaan kokouksen.
Suunnittele kokous
Tehokkaat kokoustavat, jotka tuottavat tuloksia, alkavat kokoussuunnittelulla. Ensinnäkin tunnistaa, tarvitaanko muita työntekijöitä kokouksen suunnittelun helpottamiseksi. Sitten päätät, mitä toivottavasti saavutat pitämällä kokousta. Tee kokouksesi tavoitteet.
Määritetyt tavoitteet muodostavat puitteet tehokkaalle kokoussuunnitelmalle. Kuten Stephen Covey sanoo erittäin tehokkaiden ihmisten seitsemästä tottumuksesta , "Aloita loppujen lopuksi mielessä". Kokouksen tarkoitus määrittelee kokouksen painopiste, kokoustavara ja kokouksen osanottajat, jotka tarvitset tämän tavoitteen saavuttamiseksi.
Varmista, että tarvitset kokousta
Kun olet kehittänyt kokoussuunnitelman, varmista, että kokous on asianmukainen ajoneuvo asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Kokouksen järjestäminen ja pitäminen on kallista, kun otetaan huomioon osallistuvien ihmisten ajankohta, joten pyrkikö selvittämään, että kokous on paras mahdollisuus ratkaista ongelma, parantaa prosessia tai tehdä käynnissä oleva suunnitelma.
Saatat huomata, että voit saavuttaa kokouksen tavoitteet sähköpostitse keskustelemalla tai jakamalla ja pyytämällä tietoja yhtiön uutiskirjeen kautta. Varmista, että kokous on tarpeen, eikä vain sinulle helpompaa - saat parempia tuloksia kokouksesi osanottajilta, kun olet todella ottanut huomioon heidän tarpeensa.
Varmista asianmukainen osallistuminen kokoukseen
Jos kokous on tarkoituksenmukainen keino saavuttaa tavoitteet , tarkista osallistujat, jotka osallistuvat kokoukseen menestymään. Tarvittavien osallistujien on oltava valmiita osallistumaan kokoukseen.
Siirrä kokous pidemmälle kokouksen sijaan ilman kriittisiä toimihenkilöitä. Jos valtuutettu osallistuu ratkaisevan päätöksentekijän paikkaan, varmista, että nimetty henkilöstöllä on valtuudet tehdä päätöksiä tai lykätä kokousta.
Jakaa ja tarkista esityö ennen kokousta
Kuinka monta kokousta olet osallistunut, joka aloitettiin kokouksen ohjaajan kanssa, joka lähetti kopiointitiedot tai esitteli Microsoft PowerPoint -näytön keskustelua varten? Turhauttavaa? Sinä veto. Kokous tulee ryhmän lukemiseksi, tuskin tuottavaa tavoitteen saavuttamiseksi.
Kun kokouksen pitämisen tarkoitetut päämäärät ovat päätöksenteko ja kysymyksiin vastaaminen, ryhmän lukeminen on ihmisten aikojen häpeällinen tuhlaus.
Voit tehdä kokouksista tuottavuuden ja varmistaa tulokset tarjoamalla tarvittavat esityöt ennen varsinaista kokousta. Esityön, kaavioiden, kuvaajien ja materiaalin antaminen 48 tuntia ennen kokousta vaikuttaa kokouksen onnistumiseen. Mitä enemmän valmistelu aikaa jaat, paremmin valmistautuneet ihmiset tulevat kokoukseenne.
Dokumentaatio , joka auttaa sinua saavuttamaan kokouksen tavoitteet, voi sisältää raportteja; tietoja, kaavioita ja linkkejä kilpailutietoihin, myyntikuukausittaisiin ja tuotantosuunnitelmiin; Microsoft PowerPoint -esitykset, joissa kuvataan keskeisiä keskustelupisteitä; ja kokouspöytäkirjat , muistiinpanot ja seuranta aikaisemmista tai niihin liittyvistä kokouksista ja hankkeista.
Ennakkotyö, jopa vain linkit, jotta voit lukea ja jakaa tiedot ajoissa, ja odotukset, jotka osallistujat lukevat esityöt ennen kokousta, auttavat varmistamaan, että kokouksesi onnistuu.
Kokouksen aikana tehokkaiden kokousten varmistamiseksi
Kokousajan tehokas käyttö lisää aiheeseen liittyvää innostusta. Se synnyttää sitoutumista ja tunne saavutus osallistujilta. Ihmiset tuntevat osan jotain suuremmasta kuin heidän jokapäiväisistä haasteistaan. Siksi hyvin järjestetty, aktiivinen kokous, joka asettaa vaiheen seurannalle, tuottaa kokoustauluja.
Tehokas kokoaminen helpottuu
Kokousjohtaja luo positiivisen, tuottavan sävyn vuorovaikutusta varten kokouksen osanottajien kesken. Tehokas tapaamisen helpottaminen alkaa tarkastella tavoitteita, odotettuja tuloksia ja esityslistaa. Ohjaaja auttaa ryhmän jäseniä pysymään keskittyneinä ja tuottavina.
Kokousten suunnittelu ja esityslista asettavat puitteet kokoukselle. Tehokas neuvonantaja, joka pitää osallistujia radalla, takaa odotettujen ja toivottujen tulosten saavuttamisen kokoukselta.
Käytä kokousta edeltävää työtä
Käytä tai liitä esityötä ja muita tietoja ennen kokousta kokouksen aikana. Vahvistat osallistujien tarvetta viettää aikaa eteenpäin tarkastelemaan materiaalia, joka on olennainen osa haluttujen tulosten saavuttamiseksi.
Osallistujat valmistautuvat ennen kokouksiasi osallistumista ja tulokset antavat todistuksen vankasta valmistelusta ja johtajuudesta . Kukaan ei halua esiintyä valmistautumattomana, kiinnostuneena tai ei osallistu joukkuetoverinsa silmissä.
Jokainen osallistuja toimiin
Jokaisella työryhmällä on erilaiset persoonallisuudet, jotka näkyvät kokouksissa. Sinulla on rauhallisia työtovereita ja ihmisiä, jotka yrittävät hallita kaikkia alustoja. Jokaisen osallistujan on osallistuttava kokouksen tavoitteiden saavuttamiseen joko osallistumalla kokoukseen tai osallistumalla siihen.
Näin varmistetaan, että jokainen osallistuja panostaa kokouksen aiheeseen ja seurantaan. Tulet saavuttamaan enemmän tuloksia koko tiimin vetämällä kuin yhdellä hallitsevalla henkilöstöllä, joka yrittää työntää kaikkia muita kukkulalle.
Luo tehokas kokoustaulukko
Kokouksen aikana tee seurantasuunnitelma toimintoineen. Tehokkaat suunnitelmat sisältävät seuraavat.
- Erityinen toimenpide,
- sen henkilön nimi, joka on sitoutunut "omistamaan"
- toimeksiannon eräpäivä ja
- sopimus siitä, mikä on toiminnan kohde.
Keskustele reaaliaikaisista skenaarioista ja menestyksen esteistä, joita tiimin jäsenet voivat kokea, kun he yrittävät saavuttaa tarvittavia kohteita. Aseta aika seuraavaan kokoukseen tarvittaessa, kun osallistujat ovat läsnä.
Kokouksen jälkeen, jotta varmistetaan tehokkaat kokoukset
Toimet ja suunnittelu ennen kokousta ja sen aikana ovat tärkeä rooli auttaa sinua saavuttamaan odotetut, positiiviset ja rakentavat tulokset. Tapahtumat kokouksen jälkeen ovat yhtä tärkeitä. Seuranta seuraavassa pidetyssä kokouksessa ei riitä investointeihin tulosten varmistamiseksi.
Julkaise kokouspöytäkirjoja
Aloita julkaisemalla pöytäkirja ja toimintasuunnitelma 24 tunnin kuluessa. Ihmiset vaikuttavat tehokkaimmin tuloksiin, jos ne alkavat heti toimintatavoista. Heillä on vielä uusi muisti kokouksesta, keskustelusta ja perustelusta valittuun suuntaan.
He ovat innostuneita ja valmiita aloittamaan. Viivästyminen minuuttien jakelussa vahingoittaa tuloksia, koska useimmat ihmiset odottavat minuuttien saapumista ennen kuin he alkavat puuttua sitoumuksiinsa.
Tehokas kokouksen seuranta
Määräaikojen noudattaminen ja seuranta ja seuranta auttavat sinua saamaan tuloksesi kokouksista. Määräaika vahvistettiin kokouksen aikana. Kokouksen jälkeen jokainen jokaisella, jolla on toimintakohde, on myös laadittava suunnitelma heidän henkilökohtaisesta sitoutumisestaan.
Olivatko he kirjoitta- neet vaiheet suunnittelijalleen, siirtävät tehtävät toiselle henkilökunnalle tai suorittavat tehtävänsä? Yksilö on vastuussa seurannasta.
Joten on kokoussuunnittelija. Voit parantaa kokouksen tuloksia seuraamalla jokaista henkilöä, jolla on toimintotilaisuus keskenään kokouksissa. Sinun tavoitteena on tarkistaa edistystä ja varmistaa, että tehtävät ovat käynnissä. Muista, että mitä kysyt saa aikaan.
Seuraavan kokouksen vastuuvelvollisuus seuraavan kokouksen aikana
Oletko koskaan istunut seurantakokoukseen, joka koostui jokaisesta osallistujasta, joka kertoi ryhmälle, miksi he eivät kyenneet saavuttamaan sitoutumistaan? Tulos on valitettavaa. Tavoitteiden määrittäminen tai vastuuvelvollisuus alkaa vasta kokouksen aikana.
Ohjaajan seuranta kokouksissa kesken auttaa, mutta ryhmän on pidättäydyttävä siitä, että sitoumukset eivät ole hyväksyttäviä . Raportti edistyksestä ja tuloksista seuraavassa kokouksessa ja odottaa, että kaikki on toteutettu. Vaihtoehtoisesti voit tarkistaa edistystä seuraavassa kokouksessa ja onko todellista tieverkostoa edetä, miten edetä.
Ilmoittakaa kokousprosessi jatkuvaan parantamiseen
Jokainen kokous on raportoitu tehokkaasti jatkuvan parantamisen välineenä. Osallistujat vuorotellen keskustelevat siitä, mikä oli tehokasta tai tehotonta nykyisestä kokousprosessista. He keskustelevat myös siitä edistyksestä, jota he kokevat ryhmän tekemäksi aiheesta, johon kokous pidettiin.
Jatkuva parantaminen toiselle tasolle, menestyksekkäillä joukkueilla kerrotaan koko projektistaan sekä prosessi, jolla määritetään, kuinka tehokkaasti he onnistuivat luomaan tuloksia. Tulevat kokoukset heijastavat arviointia. Kokoukset kehittyvät entistä tehokkaammiksi työkaluorganisaation tulosten luomiseksi.
johtopäätös
Tulokset ovat saavutettavissa ja ennustettavissa hyvin suunnitelluista ja toteutetuista kokouksista. Seuraa näitä kaksitoista suositusta sen varmistamiseksi, että kokouksen osanottajat saavuttavat odotetut, myönteiset ja rakentavat tulokset kokoustaikoihinsa. Organisaatiosi palkitsee suorituksesi, ja työtoverit rakastavat sinua, kun käytät näitä tehokkaita kokousvihjeitä.