Miten (ja miksi) tallentaa kokouspöytäkirjat
Pöytäkirjaan kuuluu yleensä:
- osallistujien nimet,
- esityslistan kohdat ,
- osallistujien tekemät päätökset,
- osallistujien sitouttamat jatkotoimet,
- eräpäivät sitoumusten täyttämiselle ja
- muita tapahtumia tai keskusteluja, jotka on syytä dokumentoida myöhempää tarkastelua tai historiaa varten.
Esimerkillinen kokouspöytäkirja keskittyy kokouksen aikana tehtyihin päätöksiin ja osallistujien tekemiin sitoumuksiin. Sitoumuksiin liitetään erimieliset päivämäärät ja muut yksityiskohdat, jotka ovat tarpeen osallistujien yhteiselle yhteisymmärrykselle .
Kokouspöytäkirjat historiallisena asiakirjana
Historia-asiakirjana ne ovat hyödyllisiä dokumentoida keskeisiä ajatuksia tai keskusteluja, jotka johtivat päätöksentekoon. Esimerkiksi vastaamalla kysymyksiin myöhemmin, kun joukkueen jäsen sanoo, "mitä ajattelimme, kun päätimme tämän tavoitteen."
Tehokas kokouspöytäkirja esitteli viidestä vaihtoehdosta, joita joukkue keskusteli ja tärkeimmistä syistä, miksi valittiin yksi muista käytettävissä olevista poluista.
Tyypillisen liikekokouksen tehokas kokouspöytäkirja ei tarvitse tallentaa jokaista keskustelua.
He eivät myöskään tarvitse ja ei pitäisi sanoa, kuka sanoi mitä. Ei myöskään, jos ne dokumentoivat mitä jokainen osallistuja sanoo yksityiskohtaisesti. Esitetyssä esimerkissä tehokas muistiinpanijan yhteenveto keskustelusta sen sijaan, että kirjoitettaisiin jokainen sana.
(Tunnusta, että tämä sääntö on erilainen muiden tapausten tapaisissa tilanteissa, kuten oikeustoimet, oikeudenkäynnit jne.
Nämä minuutit edellyttävät tarkkaa kirjaa keskustelusta ja lausumista.) Mutta tyypillinen työpaikkakokous ei.
Milloin ja miten jakaa kokouspöytäkirjat
Ihannetapauksessa kokouspöytäkirjat levitetään kokouksen osanottajille sähköisesti kokouksen päättyessä. Tällöin osallistujat ilmoittavat välittömästi sitoumuksistaan ja määräajoistaan. Jos tämä ei ole mahdollista (esimerkiksi merkinnän vastaanottaja haluaa puhdistaa virheet), merkinnän vastaanottajan olisi levitettävä kokouspöytäkirja 24 tunnin kuluessa kokouksesta.
Pöytäkirjat muistuttavat kokouksen aikana tehtyjä sitoumusryhmän jäseniä. Ne auttavat osallistujia siirtämään kokoussitoumuksensa kalentereihinsa ja tekemään listoja. Ne palvelevat muistutuksia kaikista kohteista, joiden on osallistuttava osallistujille ennen seuraavaa kokousta.
(Tämä voi poistaa yhden tärkeimmistä kokouskysymyksistä, yleensä välittää tietoja kokouksessa, jotta osallistujat viettävät kokouksen lukemisen pikemminkin kuin vuorovaikutuksessa.) Onko loppujen lopuksi vuorovaikutus kokouksen kohta? Kaikilla muilla tavoin sinulla on työkaluja kuten sähköposti ja Yammer.
Haluat tarkistaa aiemman kokouksenne minuuttia seuraavan kokouksen alussa, jotta ihmiset voivat tarkistaa heidät oikeellisuudesta ja seuraavista vaiheista.
Kokouspöytäkirjat toimivat tehokkaasti onnistuneissa kokouksissa, kun pöytäkirjat on kirjoitettu asianmukaisesti ja jaettu ajoissa. Tämä pätee erityisesti silloin, kun tiimi on muodostanut vahvat normit, jotka tukevat sen liiketoiminnan menestystä .
Miten järjestöt käsittelevät kokouspöytäkirjoja?
Kriittinen kokouksen menestykseen , muistiinpantaja tai tallentaja dokumentoi kokouksen osallistujille, historialle ja työntekijöille, jotka tarvitsevat tietää, mitä tapahtumassa kokouksessa. Ilman kokouskokouspöytäkirjaa kokouksen menestysnäkymät vähenevät.
Kokouksen pöytäkirjaan osallistuva työntekijä on yleensä tiimin jäsen ja ottaa muistiinpanot osallistuessaan kokoukseen. Kokouksissa, joissa on oikeudellisia tai hallituksen menettelyjä, seuraamuksia tai vaatimuksia, kuten kuulemistilaisuuksia, vaaditaan yritysjohdon kokouksia tai talletuksia, henkilö, joka ei osallistu, ottaa viralliset pöytäkirjat ja kirjaa usein menettelyn.
Pöytäkirjaa tallentavalla työntekijällä on tarkka korvan tarkka kuvaus. Työntekijän on myös tehtävä monitulkkaus tehokkaasti osallistumaan kokoukseen pöytäkirjan tallentamisen aikana.
Joissakin kokouksissa sama työntekijä ottaa pöytäkirjan jokaisessa kokouksessa. Toisissa taas pienten ottajien rooli siirtyy työntekijältä työntekijälle. Kuten tapaamisjohtajuus, merkinantajan rooli rakentaa johtajuutta , viestintää ja tehokkaita johtajien kykyjä.
Mitkä ovat kokouksen pöytäkirjan vaatimukset Huomautus Taker?
Tallentimen tai muistiinpanijan vaatimuksiin kuuluvat:
- Merkitse täsmällisesti kokouksessa tehdyt päätökset, sitoumukset ja tärkeät keskustelupisteet.
- Merkitse toimintakohteet, jotka kokouksen jäsenet sitoutuivat tekemään yhdessä eräpäivällä, jonka jäsenet sitoutuvat tekemään. Toimielementteihin liittyy nimi, mutta yleiskeskustelussa ei sanota, kuka sanoi epävirallisissa työpaikkakokouksissa.
- Tarkastele tärkeimpiä päätöksiä ja tehtäviä tai vapaaehtoisia sitoumuksia ja toimenpiteitä kokouksen päättyessä, jotta osallistujat voivat tarkistaa tapahtumia ja sitoumuksia ennen kokousta.
- Kokouksen johtaja voi pyytää muistiinpanoa ottaakseen keskustelun kokouksen aikana säännöllisesti.
- Jatkuvassa kokoussarjassa kirjailija ottaa hetken tarkistaa kokouksen pöytäkirjat seuraavan kokouksen alussa. Osallistuvat työntekijät voivat lisätä tai korjata mitään, mitä he eivät ole samaa mieltä pöytäkirjassa.
- Jakaminen kopion kokouspöytäkirjasta 24 tunnin kuluessa kokouksesta on ollut vuosien ajan kokousasiantuntijoiden vakiomuotoinen suositus . Nyt kuitenkin tallennin otti todennäköisesti pöytäkirjan elektronisesta laitteesta, kuten kannettavasta tietokoneesta tai iPadista. Joten, merkinnän vastaanottajan tulisi jakaa kokouksen muistiinpanot nopean kirjoitusvirheen, kieliopin ja selkeyden tarkastelun jälkeen - usein kokouksessa tai muutamassa minuutissa.
Tallentimen rooli on, että kokouksessa on varmistettava, että kokouksen tulokset välitetään ja osallistujat toimivat. Ilman huomautuksia osallistujien on luotettava muiden osallistujien muistoon. Taattu, tämä ei ole hyvä suunnitelma.
Tapahtuman kirjaajan dokumentaatio on tarpeen kokouksen onnistumiselle, samoin kuin dokumentaatio on tarpeen työntekijöiden suorituskyvyn parantamiseksi.