Tämä artikkeli tarjoaa ideoita johtajille kaikilla tasoilla vahvistamaan heidän kokousta helpottavia taitoja tukemaan kokouksen tuottavuuden parantamista.
Jos johtajat menevät väärin kokouksiin
Monet johtajat ajattelevat, että he osaavat "käydä" kokouksen.
He asettavat esityslistan, tekevät kaiken puheen ja tekevät kaikki päätökset. Vaikka tämä saattaa olla helppoa ja tehokasta johtajille, se on usein ihmisten aikaa tuhlausta, eikä se joudu koskemaan joukkueen luovaa potentiaalia. Itse asiassa sillä on päinvastainen vaikutus kuin työntekijät pyrkivät vetäytymään, ja siirtäminen johtajalle, joka selvästi haluaa olla vastuussa.
On paljon syitä, että johtajat eivät lisää työntekijöitään kokouksiin, kuten:
- Pelko irtautumisesta.
- Väärä usko, että koska he ovat vastuussa, heidän on annettava kaikki vastaukset.
- Luottamus työntekijöiden kykyihin tai ongelmanratkaisutaitoihin.
- Kokousta helpottavien taitojen puute.
Vaikka kolme ensimmäistä asiaa ovat huonoja johtajia käyttäytymistä, viimeistä, helpotustaitoja voidaan oppia ja vahvistaa käytännön avulla.
Kokouksen vahvistamisen helpottaminen
Määritelmän avulla helpotetaan keinoja " helpottaa tai vaikeuttaa entisestään; auttaa eteenpäin . "Jotta päällikkö helpottaisi kokousta (sen sijaan, että se olisi käynnissä), heidän on oltava valmiita luopumaan vallasta ja olla avoimia erilaisille tuloksille ja lähestymistavoille.
Asianmukaisen kokouksen helpottaminen edellyttää kaikkien osallistumista ongelmien tunnistamiseen ja ratkaisemiseen. Joukkueet kehittävät lähes aina parempia ja luovia ratkaisuja kuin kukaan muu johtaja voisi ja todennäköisemmin tukevat ratkaisujen toteuttamista.
Tässä on yhdeksän taitoa, jotka edellyttävät kokouksen helpottamista, jotka kaikki voidaan oppia ja parantaa käytännössä:
- Agenda-suunnittelu. Yhteistyökokous alkaa esityslistan suunnittelusta. Osallistumista kutsuttavien aiheiden valitseminen eli ratkaistava ongelma on paljon kiinnostavampi kuin "informaatio" -aiheita. On kuitenkin varattava runsaasti aikaa, jotta ryhmä voi osallistua.
- Ympäristö ja ilmasto. Logistiikka asia! Kun ihmiset ovat epämiellyttäviä, eivät näe toisiaan, eivät kuule tai ovat nälkäisiä, kokoustaulokset kärsivät. Opi käyttämään logistiikkaa keinona edistää suurta osallistumista ja poistaa esteitä.
- Kysyä kysymyksiä. Suuret kysymykset herättävät suurta keskustelua. Artikkeli, " 70 mahtavaa valmennuskysymystä GROW-mallin avulla", tarjoaa eräitä keskustelupakettimia.
- Aktiivinen kuuntelu. Kun johtaja käsittelee, tarkistaa ymmärryksen ja pyytää jatkotoimia, rohkaisee lisää osallistumista ja pitää keskustelun virtaavana. " Kuinka tulla paremmaksi kuuntelijaksi " jakaan ideoita aktiivisten kuuntelutaitojesi vahvistamisesta.
- Aivoriihi. Useimmat ihmiset ajattelevat, että he jo osaavat aivoriihi. He eivät kuitenkaan yleensä. Liian monissa tilanteissa aivoriihiopetuksen tehokkuutta heikentää huono prosessinhallinta, vahvat sosiaaliset tai poliittiset paineet ja huonot helpotustottumukset. Monet ihmiset eivät ole koskaan todella kokeneet hyvin johdetun aivoriihi-istunnon voimaa. Katso " 15 tapaa sateelle aivoriihi-istunnossa ", mitä ei tehdä - tee sitten päinvastoin!
- Konsensusrakentamisen taidot. Konsensus ei tarkoita sitä, että kaikkien on päästävä päätökseen. Se tarkoittaa, että kaikilla on ollut tilaisuus jakaa näkemyksiään ja ehdottaa ideoita. Asianmukainen helpotus ohjaa ryhmää ajatusten jakamisesta tehokkaan päätöksen kehittämiseen . Yksimielisyyden saavuttaminen kestää enemmän aikaa, mutta yleensä tulee vahvempi sisäänosto ryhmästä. Muista kuitenkin, että konsensus ei ole perimmäinen tavoite. Tehokas päätös ongelmasta on tärkein asia. Katso kuuden askel konsensuksen päätöksenteko-puitteista lisää siitä, miten johtaa ryhmää konsensusprosessin avulla.
- Konfliktien ratkaiseminen. Aina kun on ongelmana ongelman ratkaiseminen, on konflikti väistämätön. Itse asiassa ryhmätutkijat tarkastelevat konfliktin tehtävän tai ongelman osana tehokasta päätöksentekoa. Johtajan tulee oppia hyödyntämään konfliktien voima positiivisella tavalla. Katso: "Konfliktinratkaisu pienryhmille. "
- Verbaattiset viestintätaidot. Vaikka tutkijat kiistelevät tarkkoja prosenttiosuuksia, suurin osa olisi samaa mieltä siitä, että yli 50 prosenttia viestinnästä on sanatonta. Johtajan täytyy pystyä lukemaan ryhmän ääni- ja kehäsuunnitelma arvioidakseen sitoutumistaan, kelvollisuuttaan ja sitoutumistaan.
- Äänite. Asiantuntijaryhmän helpottaminen edellyttää, että tiedät, milloin käännytään taululle tai taululle, jotta saataisiin käsitykset siitä, mitä ihmiset sanovat. Näin tehdyt ihmiset tuntevat, että heidän ideoitaan kuullaan ja arvostetaan, ja se on arvokas ennätys käytettäväksi toimintasuunnittelussa ja seurannassa.
Bottom Line:
Aika on arvokas voimavara elämässä ja työssä. Yritä järjestää kokouksia optimaalisen tehokkuuden ja tehokkuuden saavuttamiseksi. Edellä mainittujen yhdeksän helpotustaidon oppiminen, harjoittaminen ja soveltaminen on hyvä paikka aloittaa.
-
Päivitetty Art Petty