Johtamiskoulutusta aloittelijoille
Perusjohtamisen taidot
On neljä perusjohtamista taitoa kuka tahansa on hallittava menestyä hallintotehtävissä .
Nämä neljä perusosaamista ovat suunnitella, organisoida, ohjata ja valvoa, ja niitä käsitellään erikseen yksityiskohtaisesti alla.
Suunnitelma
Suunnittelu on ensimmäinen ja tärkein askel kaikissa hallintotehtävissä. Se on myös usein unohdettu tai tarkoituksellisesti ohitettu askel. Vaikka suunnittelun ja tarvittavien yksityiskohtien määrä vaihtelee tehtävästä tehtävään, tämän tehtävän ohittaminen on saada katastrofi paitsi sokea onnea lukuunottamatta. Tämä antaa meille 6 P: n suunnittelemisen sanan (tai 7 P: n riippuen siitä, miten lasket).
Vaikka useimmat ihmiset yhdistävät termi suunnittelun yleiseen liiketoiminnan suunnitteluun, on olemassa myös eri suunnittelun tasoja:
- Strateginen suunnittelu
- Taktinen suunnittelu
- Toiminnan suunnittelu
Ja on olemassa erilaisia suunnitelmia:
- Katastrofisuunnittelu
- Peräsuunnittelu
- Kriisisuunnittelu
- Korvaussuunnittelu
Järjestää
Johtajan on kyettävä järjestämään joukkueita, tehtäviä ja projekteja, jotta ryhmän työ saadaan tehokkaimmalla ja tehokkaimmalla tavalla.
Aloituksen johtajana voit järjestää pienen työryhmän tai projektiryhmän. Nämä samat taidot vaaditaan myöhemmin urasi aikana, kun joudut järjestämään osaston tai yrityksen uuden divisioonan.
On selvää, että työn suunnitteluun ja sen organisointiin liittyy paljon päällekkäisyyttä. Kun suunnittelu keskittyy siihen, mitä on tehtävä, organisaatio on toimintakykyisempi ja keskittyy enemmän siihen, miten työ saadaan parhaiten.
Kun järjestät työn, sinun täytyy:
- määrittää tarvittavat roolit,
- määrittää tehtävän rooleihin,
- määrittää parhaan resurssin (ihmiset tai laitteet) roolille,
- hankkia resurssit ja jakaa ne rooleihin , ja
- antaa resurssit rooleille ja siirtää viranomaisille ja vastuulle niille.
Riippumatta siitä, onko sinulla pieni työryhmä tai hallinnoitava projekti, aloituspäälliköt voivat myös pystyä järjestämään toimistoja ja tietojärjestelmiä.
Et välttämättä pysty liikuttamaan ihmisiä fyysisesti, jotta saat joukkueesi yhteen, mutta sinun pitäisi harkita sitä. Toisaalta saatat joutua siirtämään useita ihmisiä pieneen tilaan, ja sinun on järjestettävä asioita, jotta joukkue voi toimia tehokkaasti tuossa tilassa. Myöhemmin urasi aikana sinun on ehkä järjestettävä toimisto, johon mahtuu useita eri osastoja ja heidän erityistarpeitaan.
Sinun on myös pystyttävä järjestämään kaikki järjestelmät, jotka käsittelevät tietoja, joita tiimisi tarvitsee kerätä tai jakaa. Nykyään nämä ovat todennäköisesti tietokonejärjestelmiä. Sinun on päätettävä, haluatko esimerkiksi määrittää yhteiset verkkosivut yrityksen intranetissä vai vain tiedostopalvelimen jaetun kansion. Kuinka aiot järjestää järjestelmät niin, että kaikki, jotka tarvitsevat tietoa, voivat käyttää sitä (ja että se ei ole niille, jotka eivät näe sitä, kuten kilpailijasi)?
Jos tiimisi tarvitsee tai tuottaa jotain muuta kuin tietoa, sinun on järjestettävä niin, että tiimisi saa tarvitsemansa, kun he tarvitsevat sitä, ja voi päästä muille, mitä joukkueesi tuottaa oikeaan aikaan.
Älä unohda itsesi järjestämisestä. Menemme tähän korkeammalle tasolle Management Skills Pyramid 3: n tasolla, mutta edes aloituspäällikkönä pystyt järjestämään itsesi , aikaasi ja tilasi, jotta voit olla tehokkain.
Lopuksi, muista, että harvoin riittää järjestää asioita kerran. Kun resursseja, tavoitteita ja ulkoisia tekijöitä muutetaan jatkuvasti, sinun on yleensä järjestettävä uudelleen niiden sopeuttamiseksi.
Suoraan
Ohjaus on toimintavaihe. Olet suunnitellut ja järjestänyt työn. Nyt sinun on ohjattava tiimiä saadaksesi työn. Aloita varmistamalla, että tavoite on selkeä kaikille joukkueelle.
Ovatko he kaikki tietäneet, mikä on päämäärä? Ovatko he kaikki tietäneet, mikä heidän tehtävänsä on saada joukkue tavoitteeseen? Onko heillä kaikkea tarvettaan (resursseja, viranomaisia, aikaa jne.) Tekemään heidän osuutensa?
Vedä, älä paina
Sinun on tehokkaampi ohjata joukkueen kohti tavoitettasi, jos vedät (johtavat heitä) sen sijaan, että työnnät (istuisit ja antavat tilauksia ). Haluat motivoida ihmisiä tiimistössäsi ja auttaa ja innostaa heitä kohti tiimin tavoitteita.
ohjaus
Jotkut kirjoittajat yrittävät "pehmentää" tämän taidon kutsumalla sitä "koordinoimaan" tai vastaavia termejä. Mieluummin vahvempi termi, valvonta, koska on tärkeää, että johtaja pystyy hallitsemaan ryhmän toimintaa.
Edellä olevissa vaiheissa olet suunnitellut työn, järjestä resurssit, jotta se toteutuisi tehokkaimmalla tavalla ja ohjasi ryhmän aloittamaan työn. Ohjausvaiheessa voit seurata suoritettavaa työtä. Vertaat todellista edistymistä suunnitelmaan. Vahvistat, että organisaatio työskentelee suunnitellessasi.
Jos kaikki menee hyvin, sinun ei tarvitse tehdä muuta kuin seurata. Kuitenkin tämä tapahtuu harvoin. Joku saattaa sairastua, tietokannan lajittelu kestää kauemmin kuin ennustetaan, avainkilpailijasi laskee hintojaan, tulipalo tuhoaa vieressä olevan rakennuksen ja sinun täytyy evakuoida useita päiviä tai jos jokin muu tekijä vaikuttaa suunnitelmaan. Ohjausvaihe määrittelee nyt, että sinun on ryhdyttävä toimiin vaikutuksen minimoimiseksi ja palauttamiseksi haluttuun tavoitteeseen mahdollisimman nopeasti.
Usein tämä tarkoittaa paluuta suunnitteluvaiheeseen ja säätää suunnitelmia. Joskus se voi vaatia muutosta organisaatiossa. ja sinun täytyy ohjata kaikki kohti uusia tavoitteita ja innostaa niitä. Sitten tietenkin hallitset uutta suunnitelmaa ja säädä tarvittaessa. Tämä sykli jatkuu, kunnes suoritat tehtävän.
Ohjaimien hallintatyökalut
Ohjausvaiheessa asetat standardeja suorituskykyä ja laatua varten ja seuraat sitten, että ne täyttyvät. Saatavilla on niin monta työkalua kuin on valvottava.
- Ajoitusvälineet - useita ohjelmistotyökaluja voit syöttää aikataulusi ja päivittää edistystä säännöllisesti. Ohjelma korostaa aikataulun muutoksia, jotta voit tunnistaa korjaavat toimenpiteet.
- Varainhoidon valvonta - johtajana yleensä sinulla on budjetti. Rahoitusosaston raportit kertovat sinulle, miten kulut (ihmiset ja muut resurssit) vastaavat suunnitelmasi.
- Ihmiset valvovat - sinun on varmistettava, että kaikki tiimisi henkilöt toimivat suunnitellulla tavalla. Jos he eivät ole, sinun on löydettävä ja korjattava syy. Eivätkö he ymmärrä tavoitetta? Eikö heillä ole resursseja tai taitoja, joita he tarvitsevat? Onko tehtävä liian suuri niille, ja sitä on muutettava tai osoitettava eri resursseille? Tehtäväsi johtajana tarkoittaa, että joukkueen jäsenille annetaan palautetta siitä, miten heidän toimintansa täyttää suunnitelman. Jos se ei ole, sinun on ryhdyttävä korjaaviin toimenpiteisiin.