Mikä on I-9-lomake?
Työnantajien on tarkistettava kaikkien uusien työntekijöiden henkilöllisyys ja kelpoisuus työskennellä. Työntekijöiden tukikelpoisuuslomake (I-9) on Yhdysvaltojen kansalaisasiamiesten ja maahanmuuttovirastojen (USCIS) alainen Department of Homeland Security (DHS), joka on täytettävä jokaiselle Yhdysvalloissa palkatulle työntekijälle.
I-9-lomaketta käytetään työntekijän henkilöllisyyden tarkastamiseen ja sen määrittämiseen, että hänellä on oikeus aloittaa työnsä yritykselle. Varmista, että käytät I-9: n uusinta versiota, lomake tarkistettiin 17.7.2017.
Kun Työllistämiskelpoisuuslomakkeet ovat valmiit
Työntekijöiden tukikelpoisuuslomake (I-9) on täytettävä kaikille uusille työntekijöille . Työnantajan on tarkistettava työntekijän esittämät työehtosopimukset ja henkilöllisyystodistukset ja kirjattava asiakirjatiedot I-9 lomakkeella kolmen päivän kuluessa työsuhteen päättymisestä.
Jos työnantaja ei täytä ja ylläpidä I-9 lomakkeita jokaiselle uudelle vuokraajalle, heille voidaan määrätä sakkoja tai muita oikeudellisia seurauksia työministeriöltä. Työntekijöiden on toimitettava asiakirjat heidän väitteensä tueksi ja todistettava, että heillä on oikeus työskennellä Yhdysvalloissa
Lisäksi työntekijöiden on esitettävä alkuperäiset asiakirjat, ei valokopiot.
Ainoa poikkeus on, että työntekijä voi esittää todistetun jäljennöksen syntymätodistuksesta.
Lomakkeessa työnantajan on tarkistettava työntekijän esittämät työkyvyttömyys- ja henkilöllisyystodistukset ja tallennettava asiakirjatiedot I-9-lomakkeella.
Lainsäädännön tausta
Vuoden 1986 Immigration Reform and Control Act (IRCA) katsoi, että amerikkalaiset työnantajat ovat oikeudellisesti vastuussa kaikista uusista työntekijöistä vaadittavista työllistämiskelpoisuustarkastuksista.
Työntekijän on täytettävä I-9 lomakkeen ensimmäinen osa ja työnantajan on täytettävä toinen jakso kolmen päivän kuluessa työntekijän alkamispäivästä. Vaikka I-9-lomaketta ei vaadita vapaaehtoisille tai sopimusperusteisille työntekijöille, ulkomaalaisille työhön myönnettävien viisumien osalta vaaditaan täyttämällä lomake, jossa ilmoitetaan oikeudellinen asema Yhdysvalloissa.
Jos työntekijä ei pysty lukemaan tai kirjoittamaan englanniksi, lomake sallii kääntäjän tai laillisen valmistelijan täyttää lomakkeen työntekijän puolesta. Lokakuusta 2004 alkaen I-9-todentamisprosessi voidaan suorittaa sähköisesti.
Vaaditut asiakirjat todistamaan kelpoisuus työskennellä
Henkilökohtaisten henkilötietojesi lisäksi sinun on annettava asiakirja, joka vahvistaa henkilöllisyytesi ja oikeutesi työskennellä Yhdysvalloissa , kun täytät I-9-lomakkeen. Dokumentaatio sisältää yleensä jonkinlaisen valokuvan tunnistuksen ja maan oikeudellisen aseman vahvistamisen, jotta voidaan tarkistaa Yhdysvaltojen kelpoisuus työskennellä.
Hyväksyttävät I-9-asiakirjat
Voit jättää lähettämäsi asiakirjat kolmeen luokkaan. Työntekijöiden on esitettävä joko luettelosta A tai yhdestä luettelosta B olevista asiakirjoista ja yksi luettelosta C olevista asiakirjoista.
Luettelo A (asiakirjat, jotka vahvistavat sekä henkilöllisyyden että työllisyyden kelpoisuuden)
- Yhdysvaltojen passi
- Pysyvä asukokortti tai ulkomaalaisen rekisteröintikirja (I-551)
- Tilapäinen asukortti (I-688)
- Työlupa-asiakirja (I-766, I-688B tai I-688A)
- Ulkomaispassi väliaikaisella I-551-leimalla
- Ulkomaalaisille, joilla on oikeus työskennellä vain tietyn työnantajan osalta, ulkomaalainen passi, jolla on lomake I-94, joka sallii työnantajan palvelukseen ottamisen
Luettelo B (asiakirjat, jotka vahvistavat vain henkilöllisyyden)
- Valtioneuvoston myöntämä ajokortti tai sen omistusosuus
- Valtion tai hallussa olevan valtion myöntämä henkilökortti
- Amerikan islantilainen dokumentti
- Kanadalainen ajokortti tai henkilökortti, jolla on valokuva (Kanadan ulkomaalaisille, jotka ovat oikeutettuja työskentelemään vain tietyn työnantajan kanssa)
- Koulun henkilökortti ja valokuvaus
- Valiokunnan rekisterikortti
- Yhdysvaltain armeijan kortti tai ennätys
- Sotilasvastuunainen henkilökortti
Luettelo C (asiakirjat, jotka vahvistavat vain työllistämiskelpoisuuden)
- Sosiaaliturvan tilinumerokortti ilman työrajoituksia
- Alkuperäinen tai oikeaksi todistettu jäljennös valtiollisen tai paikallishallinnon virallisen toimielimen antama virallinen todistus
- Syntymän ulkomaan sertifikaatti
- Yhdysvaltain kansalaisen henkilökortti
- Amerikan islantilainen dokumentti
- I-94 lomake, jolla sallitaan työskennellä tämän työnantajan kanssa (ulkomaalaisille, jotka ovat oikeutettuja työskentelemään vain tietyn työnantajan kanssa)
- Ulkomailla syntynyt konsulaattiraportti (lomake FS-240)
Kun sinun ei tarvitse täyttää I-9-lomaketta
Koska laki on pantu täytäntöön 6. marraskuuta 1986, useimmat palkatuista työntekijöistä ovat velvollisia esittämään I-9 lomakkeita. Joitakin sääntöjen poikkeuksia on kuitenkin. Et tarvitse I-9-lomaketta, jos:
- Vuokrattiin 6. marraskuuta 1986 tai sen jälkeen, ja he jatkavat työtään odottamalla jatkavan yrityksenne jatkossakin.
- Sinut palkataan "rento kotityö", kuten lastenhoitaja, nannying tai siivous, yksityisessä kodissa ajoittain.
- Olet itsenäinen urakoitsija.
- Et ole fyysisesti töissä Yhdysvalloissa.
Ei I-9 -dokumentaatiota?
Työntekijä, joka ei esitä vaadittua asiakirjaa tai vastaanottotodistusta (kadonneista, varastetuista tai tuhoutuneista asiakirjoista), voidaan irtisanoa kolmen arkipäivän kuluessa päivästä, jona työsuhde alkaa. Kuolevalla työntekijällä on yhdeksänkymmentä päivää alkuperäisten asiakirjojen esittäminen.
I-9 lomakkeen vahvistusprosessi
Yhdysvaltain kansalaisen I-9 lomakkeet ovat voimassa loputtomiin, ellei yli vuoden pituinen työllisyystaso ole. Työviisumin tai opiskelijoiden ja vaihto-vierailijoiden ulkomaalaisten on oltava I-9: n kanssa vahvistettuina jokaisen jatkamisen jälkeen tai kun heidän viisuminsa on vanhentunut uuden työsuhdeluvan myöntämisen yhteydessä.
Työnantajan on säilytettävä lomakkeiden I-9 lomakkeet joko kolmen vuoden ajan työntekijän alkamispäivästä tai vuoden kuluttua hänen työsuhteensa päättymisestä sen mukaan, kumpi näistä on myöhempi.
Syrjinnän vastaiset lausekkeet
IRCA sisältää myös syrjinnänvastaisia lausekkeita. IRCA: n mukaan Yhdysvaltain kansalaisia, pysyviä asukkaita ja turvapaikanhakijoita, jotka ovat laillisesti sallineet työskennellä Yhdysvalloissa laillisesti, ei voida kieltäytyä työstä tai lopettaa voimakkaasti alkuperän tai kansalaisuuden perusteella. Lisäksi työnantajien on hyväksyttävä jokin edellä mainituista asiakirjoista I-9 lomakkeelle, kunhan asiakirjat ovat alkuperäisiä tai oikeaksi todistettuja jäljennöksiä. IRCA on täytäntöönpanokelpoinen kaikille työnantajille, joilla on kolme enemmän työntekijöitä.
I-9-tietojen työnantajan vahvistus
Työnantajat voivat tarkistaa työntekijän I-9 tiedot verkossa välttää sakkoja tai rangaistuksia käyttämällä E-Verify-järjestelmää. Tämä on liittovaltion hallituksen tarjoama online-palvelu, joka vertaa tietoja työntekijän lomakkeesta I-9, Työllisyyskelpoisuusvakuutus, Yhdysvaltojen sisäisen turvallisuuden ja sosiaaliturvan hallinnon osastojen tietoihin vahvistaakseen työllistämiskelpoisuuden.
Seuraamukset työnantajille, jotka vuokraavat luvattomia työntekijöitä
Työnantajat, jotka palkkaavat luvattomia työntekijöitä, voidaan määrätä 250 dollarin ja 5500 dollarin välillä työntekijää kohden tilanteesta riippuen. Väärennetyn asiakirjan hyväksyminen voi myös aiheuttaa yrityksen maksavan 375 dollarin ja 3 200 dollarin välillä ensimmäisen rikkomuksen ja kaksinkertaistaa viimeksi mainitun asiakirjan ylimääräisten tapahtumien kohdalla.
Lopuksi työnantajia voidaan rangaista tai heikentää kansalaisten, kansallisen alkuperän, asiakirjojen petoksen tai hylkäämisen tai vastatoimien perusteella.