Kuitenkin joskus meidän on vain tavattava. Ja kyllä, asiantuntijoilta löytyy hyviä ohjeita ajankäytöstä, esityslistan valvonnasta ja järjestyssäännöistä.
Painopiste on hieman erilainen, ja siinä tarjotaan joitakin kokeiltuja ja tosi-ohjeita, jotka auttavat johtajia viemään viisi yhteistä kokoustapaa kivuttomiksi ja tuottaviksi tapahtumiin.
Viisi yhteistä kokousta
1. Poista kuolema "Taulukon ympärillä" -päivityksillä . Tiedät tämän kokouksen. Cram kahdeksantoista ihmistä huoneessa ja sitten vaativat jokaisen henkilön jakamaan päivityksen, joka tyypillisesti kuulostaa yrittämiseltä perustella heidän olemassaoloaan ja tehdä tapaus heidän enslyrining suuren työntekijän Hall of Fame. Toimitusjohtajat ja vanhemmat johtajat ovat tunnettuja näiden kokouksien johtamisesta nauttivasti uskomalla, että tämä on hieno tapa kaikille kuulla, mitä yrityksessä tapahtuu. Todellisuudessa ihmiset lähinnä virittävät ja keskittyvät suunnittelemaan omaa päivitystään, jota kukaan ei kuuntele.
Sen sijaan pääset kaiken aikaa yhteen vertaisryhmän, tiimijäsenten tai avainhenkilöiden kanssa, mutta älä mene "pöytän ympärille". Tarjoa tietoja poikkeustapauksissa.
Jaa relevantteja uutisia, mukaan lukien taloudelliset tulokset, suuret asiakaspalkinnot tai päivitykset organisaationlaajuisissa aloitteissa. Pidennä myös yksilöiden tarjontaa tärkeiden kysymysten nostamiseksi. Jos jotain huomionarvoista ja yleisesti tunnettua on tapahtunut, jonkun pitäisi jakaa se. Jos joku ryhmä tarvitsee apua toisesta ryhmästä, nosta pyyntö.
Muussa tapauksessa ei pakota kaikkia osallistujia jakamaan.
2. Tilakokoukset yleensä. Nämä voivat olla julmia ajoittajat, varsinkin kun ne lukkiutuvat toistuvina tapahtumina ja huonosti hoidetaan.
Sen sijaan : Älä koskaan kutsu kokousta jotain, jota voit etsiä. Hyödynnä päivän teknologiavälineitä, jotta työryhmät säilyttävät nykyisen ja näkyvän tilan päivityksen, jossa kaikki voivat nähdä sen hiiren napsautuksella. Jos sinun on täytettävä, leikkaa suunniteltu kokousaika puoliksi tai käytä ketterä lähestymistapoja ja aja lyhyt "stand-up" istuntoja. Ole drakonialainen näistä istunnoista pitkittyneiden katoamisten ja häiriötekijöiden vuoksi. Keskity osuuteen ja edellytä ihmisiä käsittelemään tämän foorumin ulkopuolella olevia asioita.
3. Rakenteettomat ideointikokoukset. Useimmat ideointikokoukset ovat niin huonosti helpotettuja, että lopetamme ideoiden tukahduttamisen, tukemalla pomo-idean tai luomalla hienoja listoja hienoista asioista sen jälkeen, joita ei koskaan kuulla eikä näy uudelleen.
Sen sijaan: Työskentele aivoriihi-aiheen määrittelemiseksi ja jakaa se kutsujien kanssa ennen istuntoa. Kerää panoksensa ja vahvista se ja lähetä se tai jakaa se ilman ideoita. Käytä live-istuntoa hyppäämään ja rakentamaan lähetettyjä ideoita lisäämällä luetteloon.
Vastusta ideoiden arvioinnissa tässä istunnossa. Sisällytä muita tekniikoita, jotka minimoivat sosiaalistumispaineita, kuten aivojen kirjoittamista. Ja ennen kaikkea lujittaa ideoita ja luo prosessi, jonka avulla voit arvioida niitä sekä arkistoida ne helppokäyttöisen ryhmän referenssin suorittamiseksi tulevissa istunnoissa ja tilanteissa.
4. Toimintakatsaukset, jotka tekevät inkvisitista miellyttävän. Jos olet koskaan kärsinyt istuntoa, jossa kokouksen johtaja - tavallisesti toimeenpaneva johtaja - keskittyy joko yhteen kamppailuun tai etsii kaikkien esityksen heikkoa kohtaa ja sitten kiihdyttää lähettiläitä armottomasti, tiedät kuinka tuhoisa tämä muoto on. Älä ylläpitää tätä prosessia.
Sen sijaan pidä syvään funktionaaliset sukellukset ja yritysproctologiset tentit yksityiskohtiin ja keskityttävä jakamaan keskeisiä toimintaindikaattoreita, ongelmia ja mahdollisuuksia.
Ryhmäkokous ei ole aika tai paikka, joka hajottaa alipainotetun alueen tai yksilön. Luo seurantakokous paikan päällä, mutta älä altista kaikkia muita näkyvälle ristikkäistutkimukselle tässä asiassa. Älkää hylkäämään vastuuvelvollisuutta parannukselle, mutta poistakaa julma ja mikä on yleisön häpeää kokousjohtamisohjelmistasi.
5. Kokoukset, joissa nostetaan esiin kysymyksiä spontaaneista päätöksistä. Odotuksellisesti tai ironisesti kokoushuone on yksi pahimmista paikoista nopeiden päätösten tekemiseen . Ensimmäisen kerran esiin nousevan ongelman nostaminen ja päätöksen tekeminen asettavat ihmiset paikan päällä, ja he kiusaavat teitä käyttämään tätä lähestymistapaa.
Sen sijaan: työskentele jatkuvasti ryhmäkokouksissa ennen keskeisten sidosryhmien osallistumista kysymyksiin ja vaihtoehtoihin. Hakea heidän panostaan, tarjoavat näkemyksiänne ja työskentelevät yhteisten etujen välittämiseksi. Käytä kokousfoorumia vahvistamaan sidosryhmien edut ja tunnistamaan niiden suositukset. Vaikka et saisi silti saada välitöntä päätöstä ilman muuta askelta tai kahta, sinun on vahvistettava työsuhteita esitystyötäsi.
Bottom-Line nyt:
Olemme yhteisöllisiä olentoja luonteeltaan ja jopa erilaisin tekniikan välinein, joiden avulla voimme muodostaa yhteyden ilman samaan paikkaan, joskus vain auttaa kohtaamaan kasvotusten. Hyödynnä tällä kertaa viisaasti ja osoitat osallistujiesi kunnioitusta tuottavilla kokouksilla, jotka minimoivat aikaa investoinneilla ja maksimoivat korkealaatuisen tiedon jakamisen ei-uhkaavassa ympäristössä.