Älkää jättäkö pois viestistä jonkun toisen kädessä
Tässä on enemmän selitystä, jonka avulla voit ymmärtää "toimiston ulkopuolisen" viestin tärkeyden ja miksi sinun pitäisi suunnitella aikaa töihin.
Se asettaa odotukset ... kaikille
(Toivottavasti) otat äitiysloman vauvan syntymän jälkeen. Tällä kertaa pois toimistosta on yksityinen ja hyvin erikoinen. Et koskaan saa tätä kertaa takaisin vastasyntyneelle. Koskaan. Joten on tärkeää suojata tämä aika elämässäsi.
Tiedätkö, miltä tuntuu saada työviesti lomalla, eikö? Sinun on pakko lähettää nopea vastaus! Mutta kun olet lomalla, sinulla ei todellakaan ole aikaa "nopeaan" vastaukseen.
Sinä ja perheesi toivovat toista jäsentä maailmaan. Tämä sidonta-aika täyttyy unettomia öitä, arvaamatonta aikataulua, hormonivaihteluita, lääkäreiden tapaamisia, vierailijoita ja kuka tietää mitä muuta. Myös sinun ja kaikkien ympärilläsi on paljon muutoksia, joita haluat hallita.
Sähköpostien kirjoittaminen näissä olosuhteissa ei tuota parasta työtäsi. Sinun "toimistosi" -viestisi suojaa sinua työstä keskeytyksistä sekä huonosti harkitusta sähköpostista.
Rajojen asettaminen on välttämätöntä tässä ajassa. Työnteon pitämisen helpottamiseksi asetat uuden prioriteetin, jonka mukaan vastasyntynyt ja kaikki mukana tulevat kaikki tulevat ensin.
Kun luot oikeanpuoleisen viestin, asiakkaasi, työtovereidesi ja kuka tahansa, joka yrittää tavoittaa sinut, ymmärtää, mikä on uusi prioriteetti ja toivottavasti ei ylitä sitä.
Joten miten luo mahtava "älä häiritse" -viestiä, joka auttaa suojaamaan tällaista erityistä aikaa?
Anna "Off of Office" -viestin jonkinlainen ajatus
Kun olet noin 26 viikkoa raskaana, aloita "Off of Office" -viestin käsittely. Jos annetaan mahdollisuus tallentaa tämän viestin otsikko, kirjoita se "Äitiysloma - Ei toimistosta".
Viestin valmistelu etukäteen antaa entistä paremman käsityksen siitä, mitä sanomanne sanotaan. Sinä olet se, joka tuntee työsi, joka ottaa vastuunne ja milloin voit palata toimistoon. Päätä, haluatko sanoa, että palaat tiettynä päivänä tietyn viikon aikana tai jos et mainitse päivämäärää. Jos et anna tietylle henkilölle, jonka lähettäjä voi ottaa yhteyttä, päättää, haluatko mainita managerisi sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron, jota he voisivat soittaa.
Kun luot tämän viestin etukäteen, säästät kaikki, mukaan lukien itsesi, ajan ja energian. Sinun on ehkä lähdettävä toimistosta odottamatta (tiedät, että haluat siirtyä vauvalle), joten viestin luominen antaa IT-järjestelmänvalvojalle tai johtajalle valmiin viestin.
Haluatko, että IT tai johtaja asettavat tämän viestin äänen? Heck no!
Kun "virrankatkaisu" -viesti tallennetaan, kerro manageri. He rakastavat kuulla, että olet valmis poistumistasi ja siellä on yksi vähemmän asia, jonka heidän on tehtävä tukemaan sinua.
Viesteihin sisältyvät asiat
Alla on näyte, jonka "käyttämätön" viesti voi käyttää. Kun otat viestin käyttöön sähköpostiohjelmistossasi, se vastaa automaattisesti sinulle lähetettyihin sähköpostiviesteihin asetetun ajan kuluessa.
Sinun on hyvä ilmoittaa vastaanottajille missä olet. Voisit vain sanoa, että olet "toimistosta" tai voit ilmoittaa heille, että olet äitiyslomalla. Jos et halua ilmoittaa kaikille, että olet äitiyslomalla , poista kolme sanaa "äitiyslomalle". Voit käyttää tämän sähköpostiviestin muunnosta myös pitempään lomailuun tai liikematkoihin!
Kun näet (sulkeet), lisää sopivat sanat tai lauseet olosuhteisiin.
Kiitos sähköpostistasi. Olen poissa toimistosta äitiyslomalla (päivämäärän odotetaan palaavan).
Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä (kollegasi nimi, jonka yhteystiedot, johtajan sähköpostiosoite tai puhelinnumero).
(Jos sinulla on tiettyjä hankkeita, jotka kattavat, luetkaa projektin nimi ja henkilö, joka kattaa sinut).
Jos asiasi ei ole kiireellinen, vastaan sähköpostiviestiin paluuni yhteydessä.
Ystävällisin terveisin,
(Sinun nimesi)