Kokoushallintaavain - Stand PAT
Jotkut johtajat työllistävät PAT
lähestymistapa kokouksiin, edellyttäen P urpose, A genda ja T- kehys. Osallistuvien osallistuminen näihin kriittisiin kohtauskokonaisuuksiin ennen istuntoa varmistaa, että ihmiset ovat valmiita osallistumaan kokoukseen ja tukemaan kokouksen yleistä tarkoitusta. Selkeä PAT-ääriviiva varmistaa tuottavan istunnon.
Sinun pitäisi pystyä määrittelemään kokouksen tarkoitus enintään 1 tai 2 lauseella. "Tämä kokous on suunnitella uusi markkinointikampanja" tai "tämä kokous on tarkastella merenkulun uutta toimintatapaa palautusten käsittelyssä." Tarkoitus auttaa varmistamaan, että kaikki tietävät, miksi he ovat siellä, mitä on tehtävä ja miten ohjata edistymistä ja johtaa päätökseen.
Aseta esityslista. Luettelo kohteista, joita aiot tarkastella / keskustella / tarkastaa. Haluan asettaa määräajan jokaiselle esityslistalle (katso alla) ja tunnistaa henkilö, joka vastaa keskustelun hillitsemisestä. Aseta aikataulu; ainakin asettaa alkamis- ja päättymisaika.
Suosittelen myös määrittämään kunkin esityslistan kohteen keston. Kokonaiskokouksen aikataulun pitäisi olla yhteensä.
Aloita tapaamiset ajoissa
Jos työskentelet yhdessä sellaisissa kulttuureissa, joissa ihmiset joutuvat kokouksiin kokonaan jopa viiden tai kymmenen minuutin kuluttua suunnitellusta alkamisajasta, on aika aloittaa uusi suuntaus.
Yksi yritys rohkaisee johtajiaan sulkemaan oven suunnitellulla alkamisaikalla, ja myöhästyneet eivät ole tervetulleita osallistumaan. Vaikka tämä saattaa olla drakonomisempaa kuin sinun pitäisi toimia, sinun ei pitäisi olla huolestuneita siitä, että kokous järjestettäisiin, tarkasteltiin tarkoitusta ja vahvistettiin odotuksia ja ajoitusta.
Älkää odottako kauhureita tulevan näkyviin. Kun joku saapuu myöhään, älä mene takaisin ja tarkista, mitä on jo katettu. Jatka kokousaiheidenne kanssa. Tämä on hankalaa sairastajalle ja parantaisi hänen kerryttämisensä todennäköisyyttä seuraavassa kokouksessa.
Jos kokouksen järjestäjä / sponsori ei näy ajoissa, pidä kokous peruutettuna ja palaa töihin. Viiden tai seitsemän minuutin odotusaika on kohtuullinen. Kertoimet ovat, kokouksen järjestäjä juoksi odottamattomiin vaikeuksiin ja haluaisi, ettet tuhlaa aikaa odottamassa häntä.
Pidä kokous aiheesta
Hyvä käytäntö on antaa jollekulle rooli pitää kaikki seurassa kokouksen aikana. Liian usein keskustelut horjuvat ja heikentävät sitten mielipiteiden, ideoiden, tosiasioiden ja tunteiden kieroutumista. Sen sijaan anna rooli ja ilmoittaa kaikille osallistuville, että tämä henkilö tekee interaktiota, jos ja kun keskustelu päätyy pois esityslistasta ja tietystä keskustelusta.
Joissakin yrityksissä tätä roolia kutsutaan "Traffic Cope", toisissa, "Topic Keeper". Riippumatta merkistä, rooli on erittäin hyödyllinen kokouksesi tehokkuuden ja tuottavuuden vahvistamisessa.
Jos ylimääräisiä aiheita ilmenee, jotka eivät ole asialistalla, mutta on tärkeää keskustella, ne on selkeästi otettava ja sijoitettava "parkkipaikkaan" tulevaa harkintaa varten tai keskustelulle tai erilliselle kokoukselle. Kokouksen omistajalla on oikeus sallia alaikäinen keskustelu, jos se tukee yleiskokouksen tarkoitusta.
Pidä ja jakaa kokouksen huomautukset / pöytäkirja
Joku muu kuin kokouksen järjestäjä pitää pöytäkirjan pöytäkirjassa. Pöytäkirjojen hyvä tallennus sisältää:
- Kokousaika, päivämäärä ja sijainti
- Tarkoituksen kuvaus
- Kopio esityslistasta
- Luettelo osallistujista ja luettelo niistä, jotka eivät osallistuneet
- Yksityiskohtainen tiivistelmä johtopäätöksistä, toimenpiteistä, vastuista ja päättymispäivistä. Monet julkaisijat käyttävät esityslistaluetteloa oppaan laatimiseksi päätelmistä ja toimista.
- Suunniteltu seuranta kokous, jos todella tarvitaan.
Ihannetapauksessa jakaa kokousasiakirjat niin pian kuin mahdollista kokouksen päätyttyä ja ehdottomasti yhden arkipäivän kuluessa. Pöytäkirjat ja muistiinpanot ovat tärkeä muistutus osallistujille sekä tiedotuslähde muille sidosryhmille tai niille, jotka ovat jääneet kokouksen ulkopuolelle. Pöytäkirjat ovat loistava työkalu, jotta voimme muistuttaa ihmisiä ja tiimejä heidän sitoutuneista jatkotoimistaan.
Bottom Line for Now:
On mahdollista, että kokous johtaa myönteisiin tuloksiin, mikä edistää hankkeiden etenemistä ja ihmisiä eteenpäin, eivät vain laske sitä. Jotkut ahkeruus ja tahallinen vahvistaminen kokoushallintastrategiasi parantavat todennäköisyytesi suurta tulosta.
-
Päivitetty Art Petty