Kuinka kirjoittaa RFP

Luo RFP, joka saa tuloksia

Ehdotuspyyntö

, jota kutsutaan joskus RFP: ksi tai RFQ: ksi "tarjouspyyntöä varten", on asiakirja, jonka yritys antaa ostaessaan tuotteen ja haluaa tehdä eritelmänsä yleisön saataville. Näin on yleensä silloin, kun useat yritykset tarjoavat työtä tai työpaikkaa ja kutsuvat kilpailukykyisempää hintaa. Mutta vaivannäkö saattaa tuottaa tarjouksia, jotka ovat aikasi tuhlausta tai pahempaa, ei lainkaan tarjouksia, ellei RFP: tä valmisteta oikein.

Seuraavassa on ohjeita menestymään parhaalla mahdollisella tavalla.

Vaikeus: Keskimääräinen

Vaadittu aika: Usein kestää useita päiviä

Tässä on kuinka:

1. Tee kotitehtäväsi: selvitä, mitä tarvitset, mitä haluat ja mikä on mahdollista ennen kuin kirjoitat RFP: nne. Älä anna RFP: tä koneelle, joka voi tuottaa 1500 widgetiä tunnissa, jos et ole koskaan myyty yli 25 kuukaudessa. Ei ole mitään syytä myöntää RFP: tä lentävälle autolle, kun messenger voi saada liikennettä yhtä nopeasti kuin polkupyörällä.
2. Erottele tarpeista ja halusta: Jos haluat ostaa sovelluksen, joka voi lähettää kuvia päätoimipaikan ja pakettiautojen välillä työmaalla, voit määrittää tarvittavien kuvien määrän sekunnissa, tarvitsemiesi kuvien enimmäiskokoa ja tarvittava päätöslauselma. Toki, voi olla hienoa saada nämä kuvat värillisinä, mutta onko se todella välttämätöntä? Jos todella tarvitset tiettyä tiettyä, käytä sanoja kuten "tulee", "on" ja "must". Tämä osoittaa, että nämä ovat vaatimuksia. Yksilöitä, jotka ovat vain "haluaa", on tunnistettava sanoilla "voi", "voi" ja "valinnainen".

1. Päätä, mitä voittaja näyttää : ehdotukset, jotka saat vastauksena RFP: hen, eroavat toisistaan. Jokaisella vastaajalla on erilaisia ​​vahvuuksia ja heikkouksia. Jotkut keskittyvät alhaisimpiin kustannuksiin. Toiset käyttävät parasta laatua . Toiset taas tarjoavat täydellisen ominaisuuskokoelman. Päätä etukäteen mitä etsit - alin hinta, nopein toimitus tai jokin näiden kahden yhdistelmä.

1. Järjestä asiakirja : Kaikki, mitä kirjoitat yritykselle, on annettava paljon ajatuksia ja järjestettävä. Näkymä on hyvä paikka aloittaa. Vähintään tarvitset jaksoja käyttöönottoon, vaatimuksiin, valintakriteereihin, aikajaksoihin ja prosessiin. Monilla näistä osioista on alakohtia.
2. Kirjoita johdanto : Tässä kerrotaan mahdollisille tarjoajille, miksi julkaiset RFP: tä ja mitä toivottavasti saavuttaa tekemällä näin. Johdantoon voi sisältyä yhteenveto muista osioista, mukaan lukien eräpäivä, avainkohdista. Kuvansiirtojärjestelmän RFP: n käyttöönotto voisi lukea jotain tällaista: "XYZ-yritys pyytää ehdotuksia erittäin luotettavaksi ja helppokäyttöiseksi järjestelmästä, joka pystyy lähettämään kuvia pääkonttorista pakettiautoksi missä tahansa pääkaupunkiseudulla. on saatava maanantaina 5. maaliskuuta 2007 kello 8.00 PST: ssä. "
3. Selitä vaatimukset : Tämä osa on yksi tärkeimmistä, ja se vie yleensä eniten aikaa. Sinun on määritettävä lähetettävien kuvien koko ja selkeys sekä tarvittava nopeus. Ole tarkka, mutta älä kerro tarjoajille, miten haluat työtä toteutettavaksi, ellei se ole välttämätöntä. Haluat ehkä rikkoa tämän osan alasektoihin järjestelmällä. Esimerkiksi: a) kuvan koko ja laatu b) lähetys (johon voi sisältyä sekä haluttu nopeus että kaikki vaatimukset, jotka tekevät lähetyksistä turvallisen) ja c) halutut vaihtoehdot (joissa voit valita värin halutuksi vaihtoehdoksi).

1. Valintaperusteet : Tässä kerrotaan tarjouksentekijöille, kuinka voit valita voittaneen tarjouksen. Voit paljastaa niin paljon tai vähän kuin haluat. On hyvä sisällyttää lause kuten: "Vahvistavasta tarjoajasta valitaan vain XYZ Companyn tuomio." Jotkin hallituksen RFP: t ovat hyvin tarkkoja valintakriteereistä, mutta useimmat kaupalliset RFP: t ovat vähemmän tarkkoja. Haluat ehkä luoda laskentataulukon, joka antaa jokaiselle tarjoukselle tietyn pistemäärän pisteitä jokaisessa kategoriassa, ja valitse joukkue valitsemalla parhaat tarjoukset kolmelta paremmilta pisteiltä.
2. Aikajaksot : Tässä osassa kerrotaan yrityksille, jotka haluavat tarjota RFP: ssä, kuinka nopeasti heidän on toimittava ja kuinka kauan prosessin odotetaan toteutuvan. Olla kohtuullinen, kun asetat määräajat. Älä pyydä monimutkaisia ​​järjestelmiä koskevia ehdotuksia, anna tarjoajille vasta muutaman päivän vastaus. Tee tarjousta pidempään, jos RFP on suuri, jos haluamasi ostos on monimutkainen tai jos tarvitset yksityiskohtaisempaa vastausta. Täällä voit myös kertoa tarjoajille, kuinka kauan arviointiprosessi kestää, kun heille ilmoitetaan, jos he ovat menestyneet ja kuinka pian heidän on toimitettava.

1. Prosessi: Tässä osassa kerrotaan prosessin toimivuudesta, RFP: n lähettämisestä sopimuksen tekemiseen ja työn alkamisesta. Tämä osio saattaa sanoa, että tarjoukset ovat maksettaviksi edellä vaiheessa 8 määritetyllä päivämäärällä. Kaikki tarjoukset tarkistetaan, jotta ne täyttävät kaikki vaatimukset ja ovat herkkiä. Kaikki herkät hintatarjoukset luokitellaan X-luokkiin (voit nimetä luokkia, jos haluat), ja ehdotusryhmä arvioi kolmen parhaan tarjouksen voittaneen tarjoajan ja varajäsenen valitsemiseksi. Voittaneiden tarjoajien neuvottelujen odotetaan johtavan sopimuksen tekemiseen kahden viikon kuluessa. "
2. Päätä RFP : n lähettäminen : Useimmat RFP: t lähetetään postitse, mutta niiden ei tarvitse olla. Voit lähettää RFP: n sähköpostitse tai lähettää sen yrityksesi verkkosivuilla. Varmista vain, että määrität sen nimen tai numeron, jonka tarjoajien tulisi käyttää tunnistamaan RFP: n, johon he vastaavat.
3. Päätä, kuka saa RFP-palvelun: Sinulla on jo tunnistettu toimittajat, joilta haluat ostaa. Yrityksellä voi olla jopa hyväksyttävien toimittajien luettelo. Jos ei, löydät mahdolliset myyjät ammatillisen verkoston kautta , etsimällä verkossa tai pyytämällä muiden valmistajien luotettavia toimittajia heidän suosituksilleen. Älä rajoita luetteloa siitä, kuka saa RFP: nsi vain "suurille" yrityksille tai "vakiintuneille" myyjille. Saatat löytää parempia ideoita ja jopa parempaa hinnoittelua pienemmistä toimittajista, jotka ovat usein kiinnostuneempia yrityksesi voittamisesta.
4. Lähetä RFP.