Ulkoistamissuunnitelman kehittämisprosessi
Mutta aivan kuten perheet tekevät erilaisia päätöksiä, yritykset voivat tulla hämmästyttävän erilaisiin päätöksiin ulkoistamisesta. Ei ole mallia, joka toimii kaikille yrityksille, mutta on prosessi, jota kaikkien yritysten on harkittava:
oivallus
Aiemmin monet yritykset eivät ehkä ole edes tiedä, mitä ulkoistaminen oli. Nykyään he tietävät ulkoistamisesta, mutta eivät välttämättä ymmärrä, kuinka monta ulkoistusta (ja ulkoistamisen kaltaisia) ohjelmia he ovat jo toimineet: kopiokeskukset, postihuoneet, laitosten hallinta, tietotekniikka ja jopa osakeyhtiöt. Ulkoistaminen ei välttämättä ratkaise kaikkia ongelmia, mutta aiempien sopimussuhteiden oppiminen tunnistaa uusia hankkeita ja antaa arvokasta tietoa.
Tavoitteiden asettaminen
Jotta voit luoda ulkoistamisohjelman, sinun on määriteltävä tiettyjä tavoitteita, kuten yritysten kokonaiskustannusten alentaminen viidellä prosentilla, tehokkuuden keskittäminen yhteen paikkaan tai vain yhden liiketoimintayksikön suorittamat toiminnot.
Tavoitteet eivät tarvitse valtavia yksityiskohtia. Kun ulkoistamiskokemuksesi kasvaa, määritelmät muuttuvat.
osallistumista
Tarvitset osallistujia monilta osaamisalueilta panoksen saamiseksi suunnitelmaan, oletusten tarkistamiseen ja asiantuntija-arvioinnin tekemiseen. Kun siirryt yleisestä suunnitelmasta tiettyihin projekteihin, toistat tämän prosessin ja luodat alaryhmät entistä täsmällisemmällä tietämyksellä.
Henkilöllisyystodistus
Nyt kun sinulla on tavoitteita ja asiantuntijoita tunnistamaan ja tulkitsemaan tietoja, on aika tunnistaa hankkeet ulkoistamisohjelmaan. Jokainen yritys kehittää erilaisia kriteerejä ja sitä ohjaa kulttuuri yhtä hyvin kuin taloudellinen tai toiminnallinen analyysi, mutta on olemassa yhteisiä kriteerejä, jotka sinun on tarkasteltava:
- Aiemmat päätökset: Yrityksesi luultavasti teki aiemmin päätöksiä muiden kuin työntekijöiden, kuten vuokratyöntekijöiden tai palvelusopimusten käytöstä. Hanki hankintoja ja PMO: ta ( Project Management Office) yksityiskohtiin. Tarkastele, kuinka he käsittelivät tämän luettelon ongelmat ja keräävät oppitunteja.
- Asiantuntemus: Suoritatko tehtäviä tai tuotat tuotteita ilman riittävää asiantuntemusta tai sinulla on ongelmia hallinnoijien säilyttämisessä? Onko nykyisellä johdolla suunnitelma näiden ongelmien ratkaisemiseksi? Jos ei, tämä voisi olla hyvä ulkoistamishanke.
- Laatu: Vaikka toiminnolla on ihmisiä, joilla on oikeat taidot ja kokeneet johtajat, et saa tarvitsemasi palvelun tasoa. Täytyykö johtaja suorittaa asiakastutkimuksia? Mitä asiakkaat sanovat tuotteista tai palveluista? Huono laatu tai kiinnostuksen puuttuminen asiakaspalveluun on toinen lippua ulkoistamiseen.
- Kustannukset: Poikkeuksellisen laadukas palvelu ei välttämättä ole hyvä arvo. Miten kustannuksesi vertaillaan kilpailijoihin? Toimiiko toiminto kuukausittain: yksikkökustannukset, käyttökustannukset, monivuotiset kustannustrendit? Jos tämä toiminto ei pysty tuottamaan näitä raportteja, ulkoistettu palvelu voi tarjota suuremman läpinäkyvyyden toiminnallasi.
- Vaaka: Kun tutkii koko yrityksen, teet monia odottamattomia löytöjä. Keskity! Yksi suuri projekti on parempi ulkoistamisen ehdokas kuin muutamia pienempiä projekteja. Tämä suuri yksittäinen hanke vaatii paljon vähemmän hallinnollisia ja hallinnollisia resursseja. Säilytä kattava luettelo, mutta valitse vain ehdokkaat, sillä ne antavat suuren vaikutuksen ensimmäiseen projektiin.
- Turvallisuus: Sinulla on nyt hyvä idea mahdollisista hankkeista. On aika suodattaa ne turvallisuusstandardien mukaisesti. Turvallisuus on monimutkainen ja kiistanalainen aihe. Erilaisia standardeja sovelletaan eri toimialoilla, ja jotkut yritykset ovat turvallisempaa kuin kilpailijat. Ymmärtää sisäiset ja teolliset standardit ja rajoittaa ulkoistamishankkeita vastaavasti. Sisällytä keskusteluissasi oikeudellinen , tietotekniikka, yritysturvallisuus, noudattaminen (mikäli se on voimassa) ja mahdolliset riskiryhmät.
- Priorisointi: Jokaisesta edellä olevasta kohdasta (ja mahdollisesti muista ominaisuuksista) on tehtävä pisteytys ja sitten jokaiselle projektille olisi annettava kokonaisarvo "ulkoistaminen". Epäilemättä on paljon keskustelua siitä, mitkä ominaisuudet ovat tärkeimmät, jos niiden tulokset ovat tarkkoja ja jos muita ominaisuuksia on harkittava. Älä yllätä, jos tämä prosessi kestää kuukausia tai jopa vuosia.
- Viestintä: Kun olet määrittänyt mahdolliset hankkeet etusijalle, olet käynyt paljon kokouksia ja puhu paljon ihmisille. Odota, että nämä keskustelut ovat julkisia tietoja osastoissa, jotka olet kohdistanut ulkoistamiseen. Aina olettaa, että nämä keskustelut tulevat työntekijäsi väestöön, usein reaaliajassa. Huolellisesti harkitut yritysviestinnän on oltava valmis ja valmis. Älä koskaan anna huhujen tulla parempaa tietolähdettä kuin tosiasiat.
Ulkoistamissuunnitelman suorittaminen
Tämän prosessin lopussa sinulla on alkuperäinen ulkoistamissuunnitelma. Suunnitelmaa toteutettaessa on monia muita vaiheita: Tietojen vahvistaminen, alakomiteoiden luominen tietyille projekteille, myyjien tunnistaminen, lentäjien käyttäminen, sopimusten tekeminen jne. Suunnitelmasi kehittäminen tarjoaa kuitenkin ensimmäiset ja tärkeimmät vaiheet.