Vuosittaista työpaikan rituaalia on kuitenkin verrattu matkaan hammaslääkäreeseen juurikanavan saamiseksi. Molemmat voivat olla tarkkoja kuvauksia.
Aivan kuten hampaiden hoito, syy, jonka vuotuinen suoritustarkastus päätyy juuri juurikanavaan, johtuu ennaltaehkäisevän huollon puutteesta.
Terveen määrän etukäteissuunnittelua ja säännöllisiä tarkastuksia vuosittainen suoritustarkastus voi olla yhtä kivuton kuin vuotuinen hampaiden puhdistus. Tässä on seitsemän tapaa, joilla johtaja voi valmistautua vuosittaiseen työntekijöiden suoritustarkasteluun tuottaakseen tuottavan ja kivuttoman keskustelun:
1. Aloita suorituskyvyn odotuksilla ja tavoitteilla
Vuosittaisen suoritustarkastelun valmistelu alkaa palkkaamisprosessin avulla. Hyvin kirjoitettu työpaikkailmoitus ja työnkuva selkeästi kertovat työntekijän odottamasta ja millaisen hyvän suorituskyvyn pitäisi näyttää.
Suoritusuhteen odotusten ei tarvitse olla muodollisen työnkuvauksen muodossa. Katso, miten kirjataan todelliset odotukset, jotka tekevät eron epävirallisemmaksi ja tehokkaammaksi keinoksi kehittää ja viestiä suorituskyky-odotuksia.
Varmista vain keskustella näistä odotuksista ja tavoitteista työntekijän kanssa ja tarkistaa heidät säännöllisesti. Asiat voivat muuttua, ja kun he tekevät, työntekijä ei saa olla viimeinen tietää.
2. Anna säännöllinen palautetta koko vuoden ajan
Suuri osa vuotuisen tarkastelun tekemisestä kivuton on yllätysten poistaminen.
Työntekijät ansaitsevat ja tarvitsevat säännöllisesti myönteistä ja kriittistä palautetta. Jotta palaute olisi tehokas, sen on oltava ajankohtainen, toimitettava mahdollisimman pian suorituskyvyn tai käyttäytymisen jälkeen. Toki, kriittinen palaute voi piipittää hieman, mutta se on vähemmän tuskallista kuin saada se kaikki kerralla vuoden lopussa.
3. Suorita suorituskykyongelmia nopeasti ja päättäväisesti
Vuosikatsaus EI ole aika ratkaista vakava suorituskykyongelma ensimmäistä kertaa. Johtajien on opittava tunnistamaan, diagnosoimaan ja keskustelemaan suorituskykyongelmista koko vuoden ajan.
4. Säilytä dokumentaatio koko vuoden ajan
Yksi vaikeimmista osista valmistautua tarkasteluun yrittää muistaa kaiken tapahtuneen vuoden aikana. Kun johtaja ei pidä kirjaa työntekijöiden suorituskyvystä ja käyttäytymistä koko vuoden, heillä on taipumus perustaa tarkastelunsa viimeaikaiseen muistiin.
Yksinkertainen tapa dokumentoida koko vuoden on pitää jokaisen työntekijän kansio tehokkuusraporteista, esimerkkejä hyvistä ja huonoista käyttäytymisistä, keskustelujen yhteenveto, asiakaspalaute, läsnäolopäiväkirjat ja jotain, joka liittyy suorituskykyvaatimuksiin ja tavoitteisiin.
5. Hanki palautetta muilta
Vaikka johtaja on paras henkilö arvioimaan työntekijän suorituskykyä, on myös hyödyllistä pyytää asiakkailta, työtovereilta ja muilta johtajalta palautetta.
Tämä voidaan tehdä säännöllisesti ja epävirallisesti tai muodollisemmalla kyselymenetelmällä. Palautteen tulee olla luottamuksellinen ja anonyymi ja sitä käytetään yhdessä johtajan arvioinnin varmistamiseen ja tukemiseen.
6. Pyydä työntekijältä palautetta
Vaikka johtaja ei missään tapauksessa pyydä työntekijää kirjoittamaan omaa arviointiaan, on hyvä käytäntö pyytää työntekijältä itsearviointi osana valmisteluprosessia. Työntekijällä saattaa olla tietoja, joita hallinnoija ei ole tietoinen, ja vähintään johtajalla on mahdollisuus saada ennakkoilmoitus kaikista sokeimmista kohdista, joita työntekijällä saattaa olla.
7. Ole valmis esimerkkeinä
Suorituskyvyn on oltava objektiivinen, mitattavissa oleva suorituskyvyn dokumentointi, mikäli mahdollista. Käytä käyttäytymisen palautetta antamalla 2-3 erityistä esimerkkiä jokaiselle osaamiselle.
Kun johtaja seuraa näitä valmisteluvihjeitä, vuosittaisen keskustelun pitäisi olla vain yhteenveto kaikesta, josta on jo keskusteltu koko vuoden ajan.
Painopiste voi sitten kääntyä asettamaan odotuksia ja tavoitteita seuraavalle vuodelle.