Tehokkaan, kiillotetun liikekirjeen kirjoittaminen voi olla helppo seurata, kunhan noudatat vakiintuneita asettelua ja kieltä koskevia sääntöjä. Ymmärrä, että vastaanottaja lukee säännöllisesti huomattavan määrän kirjeenvaihtoa ja suosittelee hyvin suoritettuja kirjaimia, jotka eivät sisällä kirjoitusvirheitä ja kieliopillisia virheitä. Hyvä peukalosääntö on oikaisua kahdesti ja sitten kollega tarkistaa sen varmistaakseen, ettei mitään jäänyt.
Liikekirjeen osuudet
Kunkin kirjeesi osion tulisi noudattaa sopivaa muotoa, joka alkaa sinun ja hänen vastaanottajansa yhteystiedot. tervehdys; kirjeen runko; sulkeminen; ja lopuksi allekirjoituksesi.
Business Letter Format
Alla on perinteinen yrityskirjeen muoto, jossa on vinkkejä siitä, kuinka voit luoda sen suhteessa lukijasi kanssa ja mitä haluttu lopputulos on.
Yhteystietosi :
Sinun nimesi
Osoitteesi
Puhelinnumerosi
Sähköpostiosoitteesi
Treffi
Vastaanottajan yhteystiedot:
Heidän nimensä
Heidän nimensä
Heidän yrityksensä
Yhtiön osoite
- Käytä " kenelle se voi olla huolissaan ", jos et ole varma siitä, kenen käsittelette.
- Käytä virallista tervehdystä "Hyvä Mr./Mrs/Dr. [Sukunimi], "jos et tiedä vastaanottajaa.
- Käytä "Hyvä [Etunimi]" vain, jos sinulla on epävirallinen suhde vastaanottajan kanssa.
Vartalo
Alustuksen perusteet:
- Käytä yksivaiheisia viivoja, joissa on lisätty välilyönti kunkin kohdan välillä, tervehdyksen jälkeen ja sulkemisen yläpuolella.
- Vasen oikeuttaa kirjeesi (vasemmalla reunalla).
Strike Right Tone:
Tee kirjaimenne selkeä tavoite yksinkertaisella ja kohdennetulla kielellä pitämällä avausprosessi lyhyesti. Voit aloittaa, "kirjoitan viitaten ..." ja sieltä ilmoitan vain, mitä sinun tarvitsee sanoa.
Seuraavissa kappaleissa on oltava tiedot, jotka antavat lukijalle täydellisen käsityksen tavoitteistasi, mutta välttävät kieroja lauseita ja tarpeettomasti pitkiä sanoja. Jälleen, pidä se tiivis ylläpitää huomiota.
Jos tarkoituksena on saada vastaanottaja - sijoittamaan rahaa, antaa sinulle viite, palkata sinut, kumppanisi kanssasi tai korjata ongelman - luo vakuuttava tapaus syyksi. Jos esimerkiksi haluat, että lukija sponsoroi hyväntekeväisyystapahtuman, tunnista jokin päällekkäisyys yrityksen hyväntekeväisyystavoitteiden kanssa. Vakuuta lukija, että auttaa sinua molempia osapuolia hyödyttävänä ja lisää mahdollisuuksiasi voittaa heidän tukensa.
Pidä sulkemisasiasi kahteen lauseeseen. Yksinkertaisesti toista syyn kirjoittamiseen ja kiittää lukijaa pyytäessänne.
Ilmainen Sulje :
Jotkut hyvät vaihtoehdot sulkemiseen ovat:
- Kunnioittaen,
- Vilpittömästi sinun,
- Sydämellisesti,
- Kunnioittavasti,
Jos kirjeesi on vähemmän muodollinen, harkitse:
- Kaikki parhaat,
- Parhaat,
- Kiitos,
- Terveiset,
Allekirjoitus:
Kirjoita allekirjoituksesi juuri sulkemisen alapuolella ja jättää neljä yksittäistä välilyöntiä sulkemisen ja kirjoitetun koko nimen, nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja muiden yhteystietojen välillä. Käytä allaolevaa kaavaa:
Käsin kirjoitettu allekirjoitus
Kirjoita koko nimi
otsikko
Sähköpostiyrityskirjeen lähettäminen
Jos lähetät sähköpostikirjeen, allekirjoitus on hieman erilainen . Sen sijaan, että sisällytät yhteystietosi kirjeen otsikkoon, kirjoita se allekirjoituksen alle. Esimerkiksi:
Vilpittömästi sinun,
Etunimi Sukunimi
otsikko
Osoitteesi
Puhelinnumerosi
Sähköpostiosoitteesi
Sisällytä aihe, johon kirjoitat sähköpostiviestin otsikkorivillä, joten lukija on selvillä siitä, miksi lähetät viestin.
Yrityskirjeen kirjoitusvihjeitä
Näissä ohjeissa on yksityiskohtaisempia vinkkejä liikekirjeen kirjoittamiseen , kuten fontin valintaan, marginaalien valintaan ja kirjeen asianmukaiseen muotoiluun.
On aina hyödyllistä tarkastella esimerkkejä saadaksesi ideoita omaan kirjeenvaihtoosi. Tarkastele kirjeenäytteitä , mukaan lukien peitetekirjeet, haastattele kiitos kirjeitä, seurantakirjeitä, työhönotto- ja hylkäämiskirjeitä, erottelukirjeitä, ylistyskirjeitä sekä enemmän liike- ja työllisyyskirjeitä.