Tietotekniikkaosaston on osallistuttava työsuhteen päättymiseen
On välttämätöntä ottaa tietotekniikka käyttöön työntekijän irtisanomisprosessissa, koska entinen työntekijä, jolla on edelleen pääsy yrityksen verkkoon ja yrityksen omistama yritystieto, on turvallisuusuhka. Suurimmassa osassa irtisanomisia entiset työntekijät eivät koskaan ajattele tekevänsä haittaa tietokonejärjestelmillemme, mutta miksi ottaa mahdollisuutesi, että olet voinut joutua yhteen huonoon munaan?
Lisäksi on järkevää säilyttää tiettyjä teknologisia resursseja, tietoja ja lokeja siinä tapauksessa, että entinen työntekijä tai yritys itse päättää jatkaa riita-asiaa.
Lopuksi, on tärkeää integroida IT prosessiin, jotta varmistetaan, että työntekijöiden irtisanomisvalvonta on riittävän kattava vastaamaan asianmukaisia Sarbanes-Oxley-vaatimuksia.
Tietoturva- ja tietojen säilyttämispolitiikan on oltava yrityskohtaista ja räätälöityä sen lainsäädännön mukaisesti, jossa yrityksesi toimii.
3 IT-periaatteet Yritykset tarvitsevat käsitellä
On kuitenkin olemassa ainakin kolme laajaa IT-periaatetta, joihin yrityksen on noudatettava työntekijän päättymisen jälkeen.
- Nopea ilmoittaminen irtisanomisesta tietotekniikkaosastolle - edes päätelaitoksen etumatkaa arvostetaan, jotta IT voi estää pääsyn kokouksen tapahtuessa.
- Jokaisella yrityksellä tulisi olla tiukasti noudatettu politiikka, joka selkeästi ilmoittaa, kenen on ilmoitettava kenen työntekijän työsuhde päättyy tai päättyy. Tämän käytännön olisi myös annettava tehtäväksi, että nämä ilmoitukset annetaan välittömästi, jotta kaikki asianomaiset yksiköt voivat ryhtyä pikaisiin toimiin.
Ilmoittautuneiden tulee olla tietoturvakosketus, ja tämän henkilön velvollisuuksiin kuuluu tutkia, dokumentoida ja peruuttaa työntekijän pääsy sähköisesti tallennettuihin tietoihin ja tietojärjestelmiin.
- Tarpeellinen käyttöoikeuden peruuttaminen. Ilmoitettuaan IT vastaa välittömästi käyttöoikeuksien lakkaamisesta ja kaikkien sellaisten tietueiden säilyttämisestä, joita yritys tarvitsee nyt tai tulevaisuudessa.
Mitä tehdä, kun työ päättyy
Jos irtisanottu työntekijä on, hänen on heti peruutettava kaikki entisen työntekijän tietokoneen, verkon ja tiedon käyttöoikeudet.
Etäkäyttö olisi myös poistettava ja entinen työntekijä olisi hävitettävä kaikesta yrityksen omistuksesta, mukaan lukien tekniset resurssit, kuten kannettava tietokone ja henkinen omaisuus, kuten yritysasiakirjat, jotka sisältävät asiakasta, myyntiä ja markkinointiin liittyviä tietoja.
Työntekijän, jonka työsuhteen päättyminen on kuitenkin välitöntä, on kuitenkin neuvoteltava työntekijän johtajan, HR: n ja muiden keskeisten päätöksentekijöiden kanssa, jotta voidaan määrittää sopiva tapa estää pääsyn peruuttaminen henkilön jäljellä olevilla päivillä työllisyydestä.
Samoin kuin käyttöoikeuksien myöntäminen ja turvallisuustarkastukset olisi dokumentoitava tulevaa käyttöä varten, käyttöoikeuden peruuttaminen olisi myös dokumentoitava erityisesti oikeudellisiin tarkoituksiin. Tavoitteena on luonnollisesti aina oltava mahdollisuus luopua käyttömahdollisuuksista, jotka tekevät hyvää liiketaloudellista, teknisesti ja laillisesti.
Tietojen ennaltaehkäisevä säilyttäminen
Jokaisella yrityksellä on oltava tietojenkäsittely- ja säilytyskäytännöt, jotka täyttävät yrityksen tarpeet ja noudattavat sovellettavia lakeja. Tällaisissa käytännöissä käsitellään yrityksen tietojen varmuuskopiointia, palauttamista ja säilyttämistä yleensä.
Yrityksen tulisi kuitenkin myös laatia toimintalinjoja, joissa määritellään yksityiskohtaisesti, milloin ja miten IT: n pitäisi pyrkiä säilyttämään mahdolliset ja erityisen arkaluonteiset tiedot, tietueet, lokit ja muut materiaalit, joilla voi olla oikeudellista merkitystä, olivat yrityksen ja entisen työntekijän oikeudellinen taistelu.
Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun kyseessä on entinen työntekijä, jolla on korkeatasoinen asema tai jätetty yritys epäilyksen alla.
Näiden kolmen periaatteen ottaminen ja soveltaminen olisi yhtiön johtoryhmän, tietotekniikan ja henkilöstöosaston kollektiivista työtä sekä tietotekniikkaan erikoistuneita lakimiehiä ja tietotekniikan käyttöä koskevia lakeja.
Yhteistoiminnan tulosten pitäisi olla entistä parempi tietoturva sekä paremmat valmiudet oikeudenkäynteihin, jotka koskevat yritystietojen varastamista , hakkerointia ja muita tietotekniikan laittomien tai huonosti käytettyjen käyttötapojen muotoja. IT: n arvostettu kumppani takaa, että nämä tavoitteet saavutetaan työsuhteen päättyessä.