Käytä helpotusta tekemään kokouksista tuottavampia
Ohjaajan tärkein tehtävä on lisätä arvoa ryhmätyöskentelyyn tai kokoukseen pitämällä ryhmän tehtävä ja liikkua samaan suuntaan.
Ohjaaja myös varmistaa, että kukin ryhmän jäsen osallistuu kokoukseen.
Ryhmien helpottaminen
Ryhmien tai tiimien helpottamista tarjoavat sisäiset työntekijät tai ulkopuoliset konsultit, joilla on taitoa:
- Sisältöä ja tietoa,
- Suunnittelemalla ja muotoilemalla prosessi, joka auttaa ryhmää saavuttamaan tavoitteensa,
- Järjestämällä sopiva rakenne kokoukseen , koulutukseen, tiimirakennuksen istuntoon tai muuhun työtapahtumaan niin, että ryhmän tehtävä lähetetään istunnossa,
- Yhteisen vastuun edistäminen kokouksen tuloksista ja
- Piirrä osallistujilta vastaukset kysymyksiin ja ratkaisuihin ongelmiin.
Yksittäiset helpotukset
Kun ihmiset osallistuvat prosessiin, on yleensä se, että kaksi tai useampi työntekijä kokee ristiriitoja , erimielisyyksiä, tarvitsee asettaa molemminpuolisia tavoitteita tai on tarpeen esitellä projekti, prosessi tai kokemus. Ammattitaitoinen ohjaaja voi tarjota yksittäisille työntekijöille tarvittavan rakenteen, sisällön ja prosessin, jotta molempia osapuolia tyydyttävää ratkaisua voidaan saavuttaa.
Ominaisuudet yksilöiden, jotka tarjoavat helpotusta
Helpotus on oppinut taito, joka tulee luonnollisestikin yksilöille, joilla on sellaiset ominaisuudet kuin:
- Vahva ryhmäjohtajuus,
- Ryhmäprosessien ja rakenteiden syvällinen tuntemus,
- Tieto ryhmästä ja ihmisten välisestä dynamiikasta ja ymmärrys suullisesta ja ei-verbaalisesta viestinnästä ,
- Kyky luovasti esitellä harjoittelua ja tiimityöhön liittyvää sisältöä tavalla, joka kannustaa istuntojen osallistujia osallistumaan,
- Empatia ihmisille ja heidän tilanteilleen,
- Voimakkaat kuuntelu - ja viestintätaidot, ja
- Kyky rakentaa ryhmätoimenpiteitä ja tapahtumia tuottamaan halutut tulokset ryhmälle.
Ammattitaitoisen ohjaajan, kokouksien, tiiminrakennustilaisuuksien ja harjoitteluluokkien johdolla tulokset eivät ole mahdollisia ilman johtajaa. Tämä johtuu siitä, että ryhmän tiimin osallistujilla ei usein ole sellaisia taitoja, lupia ja tukea, jotka tarvitsevat helpottaakseen omia työprosessejaan.
Kilpailevien keskustelujen välttäminen kokouksissa
Usein on vaikeaa saada aikaan tehokkaita työsuhteita ihmisten kanssa työssä. Tässä helpotus on kätevä. Tehokas ryhmien helpottaminen kokouksissa hallitsee vaikeiden ihmisten vuorovaikutusta kilpailevien keskustelujen kanssa.
Kahden tai useamman kokouksen osanottajien väliset keskustelut eivät jätä aikaa, estävät ryhmän etenemistä ja rajoittavat yksilöiden osallistumista koko joukkoon. Lisäksi kilpailevia keskusteluja useissa pienissä ryhmissä, jopa aihepiireittäin, poistavat tiimin jäsenet sellaisista näkemyksistä, joita ryhmän jäsenet keskustelevat.
Tämä johtaa lopulta rajoitettuihin ideoihin kokouksissa.
Olitpa kokousjohtaja, johtaja tai ryhmän jäsen, voit käyttää seuraavia ideoita, jotta ryhmä saatetaan takaisin yhteen, kun ryhmän jäsenet pitävät useamman kuin yhden keskustelun kerrallaan.
Kilpailevien keskustelujen hallinta
- Käytä sanatonta viestintää: Nauti osallistujista tasaisesti hetkeksi. Nosta kulmakarseesi katsellen tai aalto osallistujille. Pysäytä henkilö, jolla on lattia hetken, kun taas muut osallistujat palaavat ryhmään. Älä pelkää tätä - se on osa johtajan tai tiiminjohtajan työtä kokouksien hallinnassa.
- Esitä kysymys: Soita jollekin kilpailevalle keskustelulle osallistuvalle ryhmän jäsenelle. Lyhyellä yhteenvedolla koko kokouksessa käydystä keskustelusta pyydä hänen mielipidettään. Pyydä häntä jakamaan ideansa muiden ihmisten kanssa kokouksessa .
Sano: "Luulen, että me kaikki olisimme kiinnostuneita ajatuksistasi tässä asiassa, Kerry." Tämä voi olla hieman epämiellyttävä sinulle, mutta se palvelee kahta tarkoitusta: se tuo sivukeskustelun pääkeskusteluun ja antaa kaikille tietävän, että käyttäytyminen ei ole sallittua.
- Suullisesti väliintulijat: Kysy suoraan ryhmät, jotka osallistuvat kilpailevaan keskusteluun liittyäkseen uudelleen ryhmäkeskusteluun käyttämättä sarkasmia tai vihaa. Sano: "Pelkään, että meiltä puuttuu hyviä ideoita, kun kaikki puhuvat kerralla. Tiedän, etten voi seurata kaikkia näitä ajatuksia." Yleensä on parempi käyttää tätä taktiikkaa toisena tai kolmannena yritykseen vetää ihmisiä sisään. Se on suora ja erittäin tehokas, mutta voi hämmentää tiimin jäseniä.
- Ryhmäsignaalin luominen: Ryhmäsignaali muistuttaa osallistujia pitämään yhtä keskustelua kerrallaan. Tehokkaasti toimiva signaali on tehdä suullisen aikakatkaisu, jota seuraa pitämällä yksi etusormi ilmoittaaksesi yhden kokouksen. Jos tiimin jäsenet ovat hyviä suhteita, vitsi voi olla myös tehokas työkalu. Kokeile jotain, "Hei, John ja Jane, lopeta yrittää suunnitella maailmanlaajuinen haltuunne ja palata kokoukseen."
Lopullinen sana kilpailujen järjestämisestä kokouksissa
Ihmiset viettävät hyvän osan työviikostaan, kun he osallistuvat liikekokouksiin. On sinun vastuullasi johtajana tai kokouksen johtajana varmistaaksesi, että työntekijät käyttävät hyvästi aikaa. Tehokas kokousjohtaminen säästää aikaa ja valvoo sivukeskusteluja, joilla voit varmistaa, että kokous pysyy päällä ja tuottaa laadukasta työtä.