Kysymyksiä tuen tehokkuudesta, näyttelytilanteesta ja rakennustarpeesta
Tehokas viestintä edellyttää, että kaikki kommunikointikomponentit toimivat täydellisesti "yhteisenä merkityksenä", suosikkini määritelmänä kommunikaatiolle. Tämä on erityisen tärkeää, kun kysymyksiä kysytään ja vastataan.
Komponentit viestinnässä
Viestintään on viisi osaa ja kuudesosa, joka on viestinnän työpaikan yleinen ympäristö. Viestinnän komponentit ovat:
- Viestin lähettäjä. Lähettäjän on esitettävä viesti selvästi ja tarpeeksi yksityiskohtaisesti, jotta vastaanottaja jakaa merkityksensä lähettäjän kanssa.
- Sanoman konteksti. Konteksti on, kuinka sanoma lähettäjä lähettää viestin. Kontekstiin liittyy ei-verbaalinen viestintä , kuten eleet, kehon kieli, ilmeet ja elementit, kuten äänensävy. Suurin osa sanoman kontekstista on käytettävissä vain, kun vastaanotin voi nähdä ja kuulla viestin lähettäjän. Sähköposti- ja IM-hymiöt ovat esimerkiksi huono korvaus, koska lähettäjä muotoilee ne ilman vastaanotinta.
Toinen asiayhteys on viestintäympyrässä mukana olevat tunteet. Onko lähettäjä vihainen? Onko vastaanottaja välinpitämätön viestinnän sisällölle vai epäluotettavalle lähettäjältä? Normaalit ihmisen tunteet vaikuttavat siihen, onko viesti onnistuneesti jaettu.
- Viestin vastaanottava henkilö. Vastaanottimen on kuunneltava huolellisesti ja tarkasti, kirjoita kysymyksiä selkeydelle ja parafraasi varmistaakseen, että vastaanottaja jakaa merkityksen lähettäjän kanssa. Jos vastaanottaja luottaa lähettäjään, mahdollisuudet tehokkaaseen viestintään lisääntyvät.
- Valitsemasi toimitustapa. Toimitusmenetelmä on valittava sen välineen perusteella, joka on tehokkain sanoman merkityksen välittämiseksi. Koska kommunikaatiomenetelmät ovat niin monipuolisia tietokoneiden ja mobiililaitteiden kynnyksen jälkeen, toimitusmene- telmää koskevat päätökset ovat monimutkaisempia. Toimitusmenetelmän on vastattava lähettäjän ja vastaanottimen viestintätarpeita.
Viestintätapoihin kuuluvat sanallinen viestintä, pikaviestit, sähköposti, kirjeet, merkit, julisteet, videot, kuvakaappaukset, puhelimet, muistiinpanot, lomakkeet, kirjalliset asiakirjat ja paljon muuta. Nämä menetelmät jatkuvat entisestään, ja työntekijöiden odotukset pikaviestinnän suhteen kaikesta tekemistään työstään kasvavat edelleen.
Henkilökohtaisen viestinnän merkitys on kasvanut erityisesti organisaatiotietoihin, jotka saattavat vaatia muutosta, antaa työntekijöiden tunnustusta tai sallia paikan päällä tehtäviä kysymyksiä. Myös henkilökohtainen viestintä on suositeltavaa, koska työntekijöillä on pääsy komponenttiin, kontekstiin.
- Sanoman sisältö. Sanoman sisällön tulee olla selkeä ja esitettävä ja kuvattava riittävän yksityiskohtaisesti saadakseen ymmärryksen vastaanottimesta. Jos viestin sisältö resonoi ja yhdistää jonkin verran vastaanottimen jo vallitsevia uskomuksia, se on tehokkainta.
Kuinka hyviä kysymyksiä kysyy lisää viestintää
James O. Pyle ja Maryann Karinch lisäävät seuraavaa tehokkaan viestinnän tukemiseksi.
Henkilöstöstä asiakaspalveluun huonoja kysymyksiä saastuttavat lähes kaikki työpaikat. Huonot kysymykset vaativat usein epätäydellisiä tai harhaanjohtavia vastauksia ja voivat heikentää kertomusta. Toisaalta hyvät kysymykset ovat arvokas työkalu tehokkuuden, osaamisen ja rapport-rakentamisen kannalta.
Hyviä kysymyksiä on kuusi tyyppiä: suora, kontrolloitu, toistuva, pysyvä, tiivistelmä ja ei-asianmukainen. Kuvailkaa lyhyesti:
- Suora: Sinä olet yksinkertainen kysymys peruskysymyksenä.
- Ohjaus: Tiedät jo vastauksen siihen, kun kysyt sitä. Se on tapa selvittää, onko henkilö valehtelemassa, tuntematonta ja / tai ei kiinnitä huomiota.
- Toista: Kysytte kahta eri kysymystä, jotka ovat saman tiedon jälkeen.
- Pysyvä: Kysytte saman kysymyksen eri tavoin halutun tiedon kaikkien puolien tutkimiseksi.
- Yhteenveto: Kysyt kysymyksen, jonka tarkoituksena on antaa lähteelle tilaisuus palata vastaukseen.
- Ei-asiaankuuluva: Se ei liity aiheeseen, jonka haluat tietää, mutta se on yksi henkilö, joka ei todennäköisesti valehdella; se palvelee tarkoitusta nähdä, mitä totuus "näyttää" ja saada henkilön avautua sinulle. Se voi myös liittyä kysymysvaihtoon.
Tiedot 6 hyvien kysymysten tyypistä
Suoraan
Suorat kysymykset ovat parhaimmat: yksi kyselevä, yksi verbi ja yksi substantiivi tai pronomini.
- Kuka sinä olet?
- Mitä tapahtui puolueella?
- Milloin tulit toimistoon?
- Missä ovat auton avaimet?
- Miksi lähtien kokouksesta aikaisin?
- Kuinka paljon maksat tuosta iPadista?
ohjaus
Milloin sanot, "en tarkoituksellisesti aio esittää suoraan kysymystä?" Kun tarkistat vastauksen totuudenmukaisuuden tai tarkkuuden, käytät ohjauskysymystä ja etsii johdonmukaisuutta.
Ohjauskysymykset ovat tarkoituksellisia kysymyksiä, joista tiedät vastauksen, jotta he eivät tiedä tietojen löytämistä. Ne koskevat käyttäytymisen havaitsemista, puheen muotoja ja totuudenmukaisuutta tai tarkkuutta. Ehkä se on jotain, josta puhuitte ennen ihmisen kanssa.
Jos tiedät, että joku henkilöstöresurssisi joukkueista vieraili työntekijää, koska työntekijä lähetti sähköpostin valittaa henkilöstä, voit kysyä kysymyksen ohjauksesta: "Kuinka hän menestyi Pamelan tänään suorittamassa arvioinnissa ?" Sinulla on jo tieto; Haluat vain selvittää, miten HR-henkilösi vastaa kysymykseen.
Toistaa
Haluat tulla samaan tietoon kahdella eri tavalla. Jos esimerkiksi kysyt "Kuinka monta ihmistä on myyntivoimalla?", Henkilö, jonka kanssa puhut, voi vastata: "Kenttä on 22." Myöhemmin, kun puhut hänen kanssaan jotain erilaista - Esimerkiksi alueet, joilla yrityksellä on jalansija - saatat kysyä, "Kuinka monilla myyntialueilla sinulla on?"
Hän voisi vastata, "22", joka on tapa vahvistaa henkilöstön määrä myyntihenkilöstöön. Se ei ole absoluuttinen testi, mutta se antaa arvoa ja uskoa siihen, mitä hän sanoi aiemmin. Ne ovat kaksi eri kysymystä, jotka ristiintarkastavat toimitetut tiedot.
Jos käytät toistuvia kysymyksiä, voit myös havaita eroja. Jos lähteesi tässä esimerkissä vastaa, että on 28 myyntialuetta, haluat lisätietoja. Ehkä on täysin hyvä syy - myyntihenkilöstöllä on tavallisesti täydentävyys 28: llä, mutta viime aikoina on ollut niin paljon liikevaihtoa, että heillä on kuusi lyhyttä - mutta vastaus herättää epäilyksen siitä, että numeron henkilöstöä ja myyntialueiden määrää. Kyseisen epäselvyyden on johdettava kysymyksen ratkaisemiseen edelleen.
itsepintainen
Jokaisessa keskustelussa, jossa useampi kuin yksi vastaus voidaan antaa kysymykseen, käytä jatkuvaa kuulustelua täydellisen vastauksen saamiseksi. Kuten toistuvat kysymykset, pysyvät kysymykset ovat hyödyllisiä myös, jos epäilet, että henkilö ei ole totuudenmukaista.
"Missä lähdit lomaan Kaliforniassa?" Voi saada vastauksen, "Disneyland". Vaikka Disneyland on ainoa paikka, on loogista seurata tätä kysymystä: "Missä muualla?"
Ohittamalla tämä toistuva kysymys ja siirtymällä suoraan Disneylandin kysymyksiin, menetät mahdollisuuden saada täydellinen kuva ystäväsi Kalifornian matkasta, ellei kyseisiä tietoja tapahdu jonain muuhun aikaan.
Yhteenveto
Yhteenvetokysymyksissä ei ole kysymys totuudenmukaisuuden määrittämisestä yhtä paljon kuin syöttämällä takaisin lähteelle, mitä hän on sanonut, jotta hänellä on mahdollisuus ajatella, "sanoinko oikeastaan mitä tarkoitin?"
Voit myydä kaikenlaisia autoja, kaksiovinen hatchbacks täysikokoinen ylellisyyttä malleja. Nuori pari tulee näyttelytilaan ja pyytää testata yhden luksusmalleista.
"Mitä käytät auton suurimman osan ajasta?" Kysyt.
"Kääntyminen edestakaisin töihin. Työskentelemme samassa rakennuksessa, hän sanoo.
"Mitä muuta käytät autoa varten?"
"Retket viikonloppuisin nähdä vanhempani. Tällaiset asiat. "Hän keskeyttää ja lisää:" He elävät sata mailin päässä. "
"Miksi luulet, että luksusauto on paras valinta?"
He vaihtavat silmäyksellä. Hän sanoo: "Pidämme siitä paremmin kuin muut."
"Mikä on sinun suosikki väri", kysyt, katsot suoraan häneltä.
"Punainen."
"Joten haluan nähdä, jos saan tämän oikein, kun kuulet, että haluat luksusta luokkaan punaisen, täysikokoisen auton. Kuinka hyvin tämä kuvaus sopii siihen, mitä haluat?" (Sinä olet laatinut yhteenvetokysymyksen asiaankuuluviin tietoihin tässä tapauksessa.)
He vaihtavat toisen silmäyksen. Hän sanoi: "Mielestämme vähempää väriä voi olla parempi."
"Entä luksusmalli ajattelet, että se on paras sinulle?" (Jälleen kerran tämä on tapa tiivistää ja tarkistaa, mitä olet kuullut. Haluatko selvittää, ovatko ne vain niin rakastettuja kalliiden että he eivät halua harkita mitään muuta, tai jos ensimmäinen vastaus peittää tärkeän tosiasian.)
"Isäni sanoo, että tämä on turvallisin auto tiellä."
Vastaus yhteenvetokysymykseen kertoo, että ne saattavat itse asiassa olla, mutta ei siksi, miten se näyttää. Luet rivien välillä. He ovat vasta aloittaneet elämässään. Hänen isänsä on todennäköisesti lähettänyt heidät jälleenmyyjään ostamaan "turvallisin auto tiellä", jota hän auttaa ostamaan. Päätät jatkaa myyntiä, tietäen, että ennakkomaksu ja lainahakemus luovat todennäköisesti loput tarinan.
Jotkut ihmiset eivät välttämättä ole mukavia kyselemään yhteenvetokysymystä, kuten ne, jotka on otettu tähän myyntiaskelmaan, koska he eivät halua näyttää yksinkertaisilta tai huomaamattomilta. Jos kysyt kysymyksen täsmälleen samalla tavalla kuin ensimmäisen kerran kysyt, niin heillä saattaa olla pätevä lopputulos.
Et myöskään halua kysyä samaa kysymystä kahdesti peräkkäin, vaikka muutatkin fraseerausta. Asettaessasi jonkin verran etäisyyttä ensimmäistä kertaa, kun asetat kysymyksen ja toisen, ja muotoilette kysymyksen hieman uudelleen, sinä vain kohtaat jonkun, joka on todella kiinnostunut siitä, mitä toinen henkilö on sanonut.
Non-Asianomaiset
Saatat havaita, että henkilö, joka vastaa kysymyksiisi, näyttää korostuneelta; ei-asianmukainen kysymys voisi lieventää jännitystä. Tai ehkäpä tarvitset aikaa ajatella tai viitata muistiinpanoihin, joten käytät kysymystä vain ostaaksesi sinulle vähän tilaa ja aikaa.
Kun kysyt kysymyksiä, kuten "Mikä hanke olet aiemmin tehnyt epäonnistuneena?" Ja "Miten yritit korjata ongelman?", Voit helposti tehdä työtä ehdokkaaksi, jos hän on keskellä taistelukentän kuulustelua .
Ehdokas voisi sanoa, "Yritin puuttua ongelmaan rallintamalla osastolla yhteistä päämäärää - miten saan poikani pienen liigan joukkueen keskittyä lyödä palloa."
Voit antaa ehdokkaan tauon kyselemällä, "Kuinka kauan olet harjoittanut vähän liigaa?" Ennen kuin palaat keskusteluun hänen ruuhkautumisestaan ja siitä, miten hän yritti korjata sen.
Lopuksi, tässä on kaksi tapaa pilata kysymyksiä, jotka alkavat kaikki tarvittavat komponentit ja päätyvät vähättelemättä hyviksi .
- Liian monta karsintaa tai muita sanoja ja lauseita, jotka häiritsevät kysymystä. Esimerkiksi, "mitä sinulla oli aamiaiselle ruokailutilassa, jossa vinyylilevytuolit ovat halkeillut ja peitetty kankaalla?"
- Odottamatta vastausta on myös yleistä. Kysyt, "Mikä on sinun suosikki ateria?" Henkilö ajattelee hetki pikemmin kuin vastata välittömästi. Kuuntelet "Roast beef?" Hiljaisuus on tehokas kuulusteluväline.
Älä menetä löytöä, tietoa, johtojen avaamista suustasi, kun haluat avata korvanne. Muista "kaksi korvaa, yksi suu" sääntö, jonka avulla saat kaiken irti kysymyksistä.
Ympäristö ja viestintä
Edellä mainitut viestintäkomponentit edistävät yhteistä merkitystä, kun ne toimivat yhdessä toimittamaan viestin tehokkaasti. Työympäristö, jossa nämä komponentit tapahtuvat, vaikuttaa myös viestintään ja siitä, onko tiedonsiirto vastaanotettu.
Kun kysytte kelvollisia kysymyksiä, rakennat rapportin ja innostaa luottamusta. Kysymykset muodostavat toisen osan työpaikan viestinnästä, jolla on merkitystä
Työympäristössä, joka korostaa avointa viestintää, työntekijöiden osallistumista ja yhteisiä tavoitteita , viestintä on entistä tehokkaampaa. Mutta odotukset merkittävälle viestinnälle asettavat palkin korkeammiksi näissä parhaissa työpaikoissa. Joten, jopa korkean moraalin , työntekijöiden keskittymisen työympäristöissä , työntekijät valittavat, että he eivät tiedä, mitä tapahtuu.
Tiedonsiirto on edelleen haastava kaikkien yksittäisten työpaikkojen komponenttien ja kokonaisuuden vuoksi. Vanhoja kysymyksiä siitä, kenen on tiedettävä, mitä ja milloin he tarvitsevat tietää, ei koskaan täysin vastata kenenkään tyytyväisyyteen.
Työntekijöiden valitukset liikaa tietoa, tarpeeksi tietoa ja jopa tietojen ylikuormitus, heijastuvat edelleen työpaikoilla. Et koskaan paranna viestinnän ongelmaa, mutta sitoutumisella ja huomaavalla tavalla voit lisätä sekä ihmissuhteenne että työpaikkasi viestintää .
Lisää liittyen tehokkaaseen työpaikan viestintään