Kuten kaikilla työntekijätiedostoilla, rajoitetaan pääsyä paitsi niille, jotka tarvitsevat tietää
Palkanlaskentataulukko mahdollistaa tilinpitäjän palkan työntekijälle käyttämättä luottamuksellisia tietoja. Kirjanpitäjä voi pitää palkkalistoja, jos hänellä on järkevää maksaa työntekijä.
Jos palkanlaskenta ja kirjanpito on ulkoistettu, tämä on suositeltava käytäntö työntekijän palkkalistoilla.
Palkkaustiedosto rajoittaa luottamuksellisten työntekijöiden tietojen saatavuutta. Työntekijäpalkkatiedosto antaa kirjanpidon ja talouden henkilökunnalle tarvittavat tiedot työntekijän maksamiseen kätevällä paikalla. Sijainnin on oltava turvallinen ja ulottumaton muille työntekijöille.
Sinun on vaikutettava kirjanpitäjiin siitä, että palkkalistoilla olevat tiedot ovat luottamuksellisia eikä niitä saa jakaa ilman HR-henkilökunnan lupaa ja merkintää. Myöskään tilinhoitajayhteisö ei saa jakaa tietoja työntekijöiden korotuksista, ylennyksistä, bonuksista ja muista työntekijöille luottamuksellisista tiedoista.
Henkilöstö ei tarvitse valvoa kirjanpidon pääsyä työntekijöiden palkkalistoille. Kuten työntekijöille, kuten henkilökunnalle ja lääketieteellisille tiedostoille, suositellaan, että rajoitat pääsyä palkanlaskentatiedostoon.
Vain ihmiset, jotka tarvitsevat tietoja tekemään työnsä, pitäisi nähdä sisällön.
Työntekijän palkanlaskentataulukon sisältö
Tämä on ehdotettu, mutta ei täysin kattava, luettelo siitä, mikä kuuluu työntekijän palkkalistoille.
- Tarjouskirje, jonka vuokraa vuokrauspäällikkö, henkilöstö ja työntekijä
- Henkilöstöasiamiehen allekirjoittama palkanlisenssi ja palkkausjohtajan palkka, kun työsopimus on olemassa
- W-4-lomake
- Kirjallisuus ja lupa, joka liittyy palkansaajakorvaukseen liittyviin työntekijäetuuksiin
- Suora talletuslupa
- Palkatut aikataulun muodot
- Tuntikohtaiset viikoittaiset aikaleimat
- Aikakellotiedot, jos niitä käytetään
- Osallistumistiedot
- Kulukorvauspyynnöt, mukaan lukien matkustusasiakirjat ja kuitit sekä muut valtuutetut menot
- Opiskelumaksut ja maksut, maksut, kirjat ja niin edelleen
- Maksaa etukäteen pyynnöstä lomakkeita
- Yritysten laina-asiakirjat ja maksuaikataulu
- Lainausmääräykset ja kirjaukset
- Yksityisten tietojen luovuttaminen
- Kullekin työntekijälle liittyvät paperityöt korotetaan
- Kaikkien bonusten , voitonjakoon tai tunnustuspalkintoihin liittyvä paperityö
- W-2 muodot
- Lupa kaikille muille palkanlaskutoiminnoille, jotka yrityksesi sallii
Tunnetaan myös työntekijätiedostoina, työntekijärekistereinä , henkilöstötiedostoina, dokumentoinnissa
Susan Heathfield tekee kaikkensa tarjoamaan tarkkoja, järkevää, eettistä henkilöstöhallintoa, työnantajan ja työpaikan neuvoja tällä sivustolla, mutta hän ei ole asianajaja. Sivuston sisältöä ei pidä tulkita oikeudelliseksi neuvonaksi. Sivustolla on maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maittain, joten artikkelit eivät voi olla lopullisia kaikille työpaikoillesi.
Jos olet epävarma, pyydä aina lakimiestä. Sivustoa koskevat tiedot ovat vain ohjeellisia.