Älykkäät työnantajat ylläpitävät 4 erilaista tiedostoa työntekijärekistereille
Henkilöstötiedostot henkilöstörekistereistä
Jokaiselle työntekijälle säilytetään henkilötiedosto. Nämä henkilötiedostot sisältävät luottamuksellisia asiakirjoja ja niitä hallinnoi ja ylläpitää henkilöstöhallinnon henkilöstö.
Henkilöstötiedostot ovat tärkeimpiä työntekijärekistereitä, joita työnantaja, työntekijä ja työntekijän johto käyttävät joissakin yrityksissä.
Toisissa - ja tämä on suositeltava lähestymistapa - henkilöstön henkilötiedostoon pääsy on rajoitettu HR: lle ja työntekijälle valvonnan alaisena.
Henkilötiedostoon kuuluvat tyypilliset asiakirjat sisältävät työllistymisohjel- man , perhehenkilökunnan hätäkeskuksen lomakkeen, dokumentoitunutta kurinpidollista toimintahistoriaa, jatkoa, työntekijän käsikirjan vastaanoton työntekijän allekirjoituksen, työnantajan allekirjoitta- misen kirjoituslehtiä, määräaikaistarkastusta, työnarviointia tai suorituskykyä kehityssuunnitelma, koulutustodistukset ja läsnäolotodisteet sekä nykyiset henkilökohtaiset yhteystiedot kustakin työntekijästä.
Kaikilla henkilötiedostoilla ei ole samoja asiakirjoja, mutta jokaisella henkilötiedostolla on joitain asiakirjoja, jotka ovat samat. Työntekijän suorituksen dokumentointi ei kuulu henkilötiedostoon, ellei se ole aiheuttanut kurinpidollista toimintaa, palkintoa tai muuta erinomaista saavutusta.
Tällaiset arkipäivän muistiinpanot kuuluvat tiedostoon, jonka ylläpitäjät seuraavat työntekijänsä suorituskykyä, tavoitteita ja maksuja.
Työntekijöiden rekistereiden palkkasumma
Palkkaustiedostot säilyttävät myös työntekijärekisterin. Palkanlaskentatiedostot sisältävät työntekijän työpaikoista, osastoista, korvauksista, lahkoista, lainoista ja muista tiedoista, jotka ovat välttämättömiä työntekijän maksamiselle ja työntekijän korvaushistorialle.
Palkkasummatiedosto sisältää myös hallituksen muodot, kuten W-2, W-4 ja työntekijän täyttämä sosiaaliturvaan liittyvät asiakirjat. Tiedostossa käsitellään myös työntekijöiden etuja koskevia tietoja ja lupaa peruuttaa palkat työntekijältä.
Lääketieteelliset tiedostot työntekijän rekisteristä
Työnantaja ylläpitää myös työntekijöiden lääketieteellistä aineistoa . Lääketieteellisen tiedoston työntekijärekisteriä ei ole saatavilla kenellekään muulle kuin henkilöstöedustajalle ja henkilölle, jonka rekisterit säilytetään tiedostossa. Lääketieteelliset tiedostot sisältävät lääkärin huomautuksia, FMLA: n hakemustiedostoja, huumetestiä koskevia tietoja, vaadittuja fyysisiä tietoja ja muita sellaisia asiakirjoja, jotka liittyvät työntekijän tai hänen perheenjäsenensä terveyteen.
Lääketieteelliset tiedostot, jotka johtuvat työntekijärekisteritietojen luottamuksellisuudesta, saavat korkeimman turvallisen säilytysasteen ja luottamuksellisuuden. On suositeltavaa, että lääketieteelliset tiedostot säilytetään lukitussa arkistokaapissa, jotka on lukittu huoneeseen, joka ei ole saatavilla muille kuin HR: n henkilökunnalle.
I-9 Työntekijärekisteritiedostot
I-9-tiedostot tallentavat työntekijärekisteritietoja, jotka säilytetään kaikille työntekijöille yhdessä tiedostossa, joka on erillään muista työntekijärekistereistä.
Työnantajat pitävät tämän työntekijän tietueen erillään muusta työntekijärekisteristä, jotta työntekijöiden luottamuksellisuus säilyy valtion virkamiehiltä ja muilta yksiköiltä, joilla on valtuudet tarkistaa työntekijän I-9: t .
I-9: n pitäminen erillisessä paikassa varmistaa, että jos olet valinnut liittovaltion I-9-tiedoston tarkistuksen, hallituksen työntekijät eivät pääse käsiksi muuhun työntekijän tai hänen organisaationsa työsuhteeseen, lukuun ottamatta todellista I-9 lomake. Nämä tutkimukset kasvavat vuosittain, joten varmista, että työntekijäsi ovat täyttäneet I-9 lomakkeet asianmukaisesti, tai voit joutua maksamaan sakkoja ja mahdollisesti vankilataikaa.
Työntekijöiden tietojärjestelmän käyttöoikeus
Työntekijät voivat tarkastella työntekijärekisteriään ottamalla yhteyttä henkilöstöhenkilöstöön normaalin työajan kuluessa.
Työntekijä ei saa muuttaa tai poistaa asiakirjojaan, jotka on katsottava HR-henkilöstön läsnäollessa.
Sinulla on oltava työntekijän henkilöstö tallentaa katselukäytäntöä työntekijäkäsikirjaasi ja noudata sitä mielivaltaisesti työntekijöiden pyynnöissä tarkastella tiedostoja.
Jos työntekijä lähettää kirjallisen pyynnön kopion henkilöstörekisteristä työsuhteensa jälkeen, sinun on lähetettävä hänelle kopio.
Satunnaisesti kohtaat työntekijän, joka epäilee, millaisia työntekijärekistereitä henkilöstöosasto säilyttää. Nämä ovat työntekijöitä, jotka todennäköisimmin pyytävät kopion työntekijätiedostoistaan. Jälleen, ilman syrjintää , kopioi tiedosto ja lähetä se. (Saat todennäköisesti palautetta siitä, että työntekijä oli yllättynyt siitä, kuinka vähän henkilökunnan henkilökunnan dokumentointia ei ole.)
Joillakin lainkäyttöalueilla on laillista periä työntekijältä kopiointi- ja lähetyskustannukset.
Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.