1. klo 8.00 maanantainaamuna järjestäytynyt kokous
Tämän kokouksen ongelmana on, että kukaan ei ole koskaan valmis siihen. Loppujen lopuksi se on maanantaiaamuna klo 8.00, ei ole vielä tapahtunut mitään, ja mikä tapahtui viime viikolla, on enimmäkseen antiikin historiaa.
Toinen ongelma tässä kokouksessa on se, että kenen tahansa on valmis työskentelemään sunnuntai-iltana, joka on hieno tapa kerralla, mutta taata ansaita teille joitain vakavia äänestyksiä työntekijän ja työntekijöiden perheenjäsenten "vuoden jerkistä".
Ratkaisu: jos sinun täytyy suorittaa tiimikokous maanantaina, työnnä se myöhemmin aamulla tai iltapäivällä. Parempi vielä, työnnä se tiistai-aamuun.
2. Round-the-Table Status -kokoukset
Tiedät tämän kokouksen. Se on se, jossa ihmiset liikkuvat huoneesta jakamalla uusimmat päivitykset, sagat, fantasiat ja unelmat. Istu väärässä paikassa ja saatat päätyä 22. henkilönä, joka tarjoaa päivityksen ryhmälle, jonka rakot ovat ylikuorittuja ja aivot hidastavat poliittisesti suuntautuneita päivityksiä, jotka tulevat kollegoiden suusta kaukana olevissa toiminnoissa.
Ratkaisu: täytä jos haluat, mutta aseta joitain päivityksiä koskevia sääntöjä. Pyydä ihmisiä keskittymään tärkeisiin uutisiin, jotka vaikuttavat kaikkiin tai tunnistamaan haasteita, jotka vaativat apua eri toiminnoista.
Tee mitään rajoittamaan ylimääräisten ja itsetuhoisten tilapäivitysten tuskallista marssia, joka syntyy kiistattomista pyöreän pöydän kokouksista.
3. Toistuvat kokoukset, jotka ovat menettäneet tarkoituksensa
Jokainen toistuva kokous, jossa kukaan ei voi muistaa, miksi tämä kokous vielä tapahtuu, on ehdokas välittömään poistamiseen.
Fysikaaliset lait siirretään kokouksiin ja kokous aikataulussa pysyy aikataulussa kauan sen jälkeen, kun se on käyttänyt hyödyllisyyttä työpaikalla. Yksi uusi johtaja tarkasteli toistuvia kokouksien luetteloa hänen tiiminsä aikataulusta ja peruutti kaksi heistä, koska hän ei löytänyt syytä näihin kokouksiin. Hän sai enemmän kuin muutama kiitos ja muutamia kommentteja ihmisistä, jotka miettivät, kuinka hän onnistui tappaa tämän kokouksen, jonka he yrittivät päästä eroon viime vuoden aikana.
Ratkaisu: tarkastele kaikkia toistuvia kokouksia, joihin osallistut tiimisi tai osallistujaasi ja poista heidät elämästäsi ja tiimisi jäsenten elämästä. Jos et ole kokouksen isäntä, ilmoita isäntänä aikomuksestasi ja näkemyksestänne kokouksen hyödyllisyydestä. Jos olet isäntä / sponsori, kysy tiimin jäseniltä ja anna heille ääni ja äänestys. Ajoittain toistuvien kokousten dramaattinen leikkaaminen avaa arvokasta aikaa muihin tärkeämpiin toimiin.
4. Ryhmän Word-Smithing-kokoukset
Tämä on jokin tapaaminen, jossa kokoat yhteen joukon ihmisiä työskentelemään jotain sanamuodosta: visio, tehtävä, strategialausunto, projektinhallinnan laajuuslausunto.
Näiden istuntojen tuotos on tyypillisesti sarja huonosti rakennettuja lauseita, jotka heijastavat vastuuhenkilön kompromisseja. Kukaan huoneessa ei ole samaa lopputuotteella, mutta kaikki puhuvat päänsä suostumuksella heti, kun sanamuoto ylittää naurettavan ja vain kauhean yritettäessä kipua menemään.
S olution: Älä koskaan jätä karkeaa sanamuotoa mistä tahansa valiokunnalle. Ota puukotus kyseiseen kohtaan itsellesi, poista se muutamasta kollegasta ja kun lähestyt jotain, joka alkaa työskennellä puolestasi, pyydä erittäin huolellisesti ryhmästä saatavaa panosta. Pyydä selvittämään kysymyksiä, ottamaan suuria muistiinpanoja ja sitten katoamaan ja muotoilemaan lausekkeet uudelleen, toistamalla prosessin tarpeen mukaan.
5. Template Strategy Meetings
Lopetan siihen, mistä aloitin, ja tämän artikkelin avaamista kuvaavalla erittäin rikkaalla strategiakokouksella.
Ei ole mitään maagista prosessia tai mallia tai jopa yksinkertaisia vaiheita, jotka auttavat strategista selkeyttä. SWOT: n (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhkaukset) analyysi ei aina ole kriittisellä tiellä, jotta edellytykset ja mahdollisuudet voidaan tarkasti arvioida. Ja numerot ja tavoitteet sekä kasvu eivät ole strategioita. Varo ketään siitä, että heillä on yksinkertainen prosessi tämän monimutkaisen aiheen suhteen.
Ratkaisu: sijoittaa erittäin pätevään ja kokeneeseen strategian ohjaajaan tai neuvonantajaan, joka ymmärtää, miten opastaa, joskus johtaa ja joskus johtaa pyrittäessä kehittämään toimivaa, mielekästä strategiaa. Oikea ammattihenkilö pitää ryhmää tilivelvollisena löytää vastauksia oikeisiin (vaikeisiin) kysymyksiin, joihin on vastattava strategisen selkeyden tiellä.
Bottom Line
Kokoukset ovat korvaamaton mahdollisuus yhdistää, kommunikoida, rakentaa suhteita ja kannustaa luovaan ongelmanratkaisuun. Ne ovat myös kypsät mahdollisuudet liikakäyttöön ja jopa väärinkäyttöön. Yritä olla johtajan, joka kunnioittaa kokousten valtaa ja merkitystä. Käytä näitä foorumeita oikeista syistä arkkitehtonisesti keskittymään avainkysymyksiin, houkuttelemaan ideoita ja tärkeämmäksi, kunnioittamaan aikaa, jonka kaikki osallistuvat istuntoihin. Tiimisi jäsenet arvostavat positiivista lähestymistapaa enemmän kuin mitä sinä saatat tietää.