Multitasking ei toimi
Kuvittele esimerkiksi, että kun hampaat aamulla, alkaa ajatella suurta kokousta esityslistalle myöhemmin.
Se ei vie suurta osaa aivojen prosessointitehoista hampaiden harjoittelemiseksi, ja voit ehkä itse keskittyä esityslistaan ja hoitaa aamuhampaiden puhdistustehtävän mekaanisesti.
Mutta entä kaksi tehtävää, jotka vaativat enemmän aivojen kapasiteettia? Saatat puhua puhelimessa, kun valmistat aamiaista. Voit saada molemmat tehtävät oikein, mutta tilaisuus virheiden vuoksi raukeaa huomiota on suuri. Ja kuten me kaikki tiedämme, sekoitus
Chunking toimii paremmin
Chunking "kuvaa kuinka ihmisen muistin käyttö toimii. On tärkeää muistaa tämä käsite, kun tarkastelemme useiden tehtävien suorittamista samanaikaisesti, vaan siirtymme niiden välillä pikemminkin kuin tekemällä niitä samanaikaisesti (vaikka hampaiden harjauksessa voi tuntua siltä, että ne ovat samanaikaisia).
Kuvittele, että olet puhelimessa, kun joku kävelee toimistosi. He pyytävät neuvoasi tai ratkaisemaan ongelman nopeasti.
Lopetat puhelimen henkilön kuuntelemisen hetken, skannaa huomautuksesi edessäsi, poista vastaus ja mene takaisin puhelimeen. Ette tehneet näitä kahta toimintaa (puhelu ja henkilökohtainen keskustelu) samanaikaisesti.
Teitte itse kolme tehtävää peräkkäin; aloitti puhelun, oli henkilökohtainen keskustelu ja jatkoi sitten puhelua.
Aivan kuten aamiaisesimerkissä edellä, saatat saada molemmat heistä paremmin ja vähäisemmässä ajassa, jos olisit tehnyt heidät toisensa jälkeen samaan aikaan. Syynä on se, että kun aloitat jokaisen tehtävän, sinun on keskityttävä siihen ja aloitettava.
Käynnistysaika tappaa monitulkinnan
Kun aloitit puhelun, sinun piti ajatella sitä, etsi puhelinnumero ja soittaa puhelu. Kun olit keskeytynyt, sinun oli selvitettävä, mitä henkilö halusi sinulta, jotta hän voisi tehdä heille päätöksen. Lopuksi, kun aloitit puhelun uudelleen, sinun oli muistettava, mihin jäit. Saatat joutua jopa sanomaan: "Oops, anteeksi, joku sisäänajon sisään. Mitä sinä sanoit?"
Mitä enemmän alkavat ja pysähtyvät päivällä, sitä enemmän näistä aikaavievistä käynnistyksistä on. Nämä hetket ovat tuottavia aikoja. Jos sinulla on päivittäinen raportti valmistellakseen, aloittama hetki on todennäköisesti melko lyhyt verrattuna raporttiin, jota teet vain neljännesvuosittain. Silti, jos valmistelet raporttia ja keskeytät, sinulla on lähes yhtä pitkä käynnistyskohde joka kerta.
Voin kirjoittaa viikoittaisen raportin noin 30 minuutissa ilman keskeytyksiä. Minulla on ollut aikaa kestää useita tunteja, koska työni on toimintakykyinen ja vaatii, että käsittelen suunnittelemattomia tehtäviä paljon.
(Tämä on koodi, jolla minulla on paljon katkoksia päivässäni.) Kuitenkin syyllinen ei ollut ihmisiä, jotka keskeyttävät minut. Syynä oli käynnistyshetkiin tarvittava aika joka kerta kun aloitin raportin uudelleen.
Jotkut kerrat sinun täytyy tehdä monitoimista
Okei, joskus sinun on tehtävä monia tehtäviä. Sinun tehtäväsi voi olla toimintakykyinen kuin minun. Mikä on parempi kuin monikäyttöinen? Chunking on parempi.
Chunking on käsitys hajottaa päiväsi suurempaan palaan sen sijaan, että reagoi jatkuviin keskeytyksiin. Mitä enemmän osa-alueita voit käyttää tiettyihin tehtäviin, sitä vähemmän käynnistyviä hetkiä sinulla on, ja tehokkuusi paranee paremmin. Koska et käytä niin paljon aikaa aloitusvaiheissa, sinulla on enemmän aikaa ja saat enemmän tehtyä. Bonuksena, koska pystyt keskittymään yhteen yksittäiseen tehtävään, teet sen paremmin.
Sivupalkissa projektinjohtajat kauan sitten keksivät tämän tekniikan voiman ja luoneet oman versionsa "hajauttamisesta" työn jakautumisprosessin kautta.
Chunkingin aloitus
Joten miten voit aloittaa leikkaamisen?
- Aloita pieni kunnes saat sen tunnelman. Valitse yksi tehtävä, ehkä viikoittainen raportti.
- Aseta 30 minuuttia, jonka tiedät, että se kestää.
- Sulje ovi tai luo merkki, joka lukee "Genius työssä" tai jotain sellaista ja keskittyy sitten raporttiin ja vain mietintöön.
- Ohita puhelin.
- Älä tarkista sähköpostia.
- Kirjoita raportti vain.
Yritä sama puhelut, työntekijöiden kokoukset ja muut säännölliset toiminnot. Keskity, poista päiväsi ulos ja muutaman viikon harjoittelun jälkeen tunnet itsesi ja tehostat sitä.
Bottom Line
Älä tuhlaa niin paljon aikaa yrittäessäsi monen tehtävän. Sen sijaan tee itsesi tehokkaammaksi ja tuottavammaksi hajauttamalla. Vaikka termi on hankala, käsite on tehokas!
-
Päivitetty Art Petty