Jos sinua pyydetään kirjoittamaan viitekirja, muista, että tavoitteena on todistaa, että henkilö on vahva ehdokas työhön.
Yksinkertaisesti ilmaista ihailua ei riitä; kirjeen tulisi keskittyä konkreettisiin esimerkkeihin, jotka osoittavat, että työntekijä on korkea esiintyjä. Kirjeen tulee olla myös ulkonäöltään ammattimaista, ja se on kirjoitettava yritystoiminnolla ja muokattava hyvin.
Jos haluat lisätietoja työllisyystukeen liittyvän viitetiedon kirjoittamisesta, katso ohjeet alla olevasta vinkistä ja näyteohjeesta.
Viiteasiakirjan kirjoittaminen
- Ajattele tarkkaan ennen kuin sanot kyllä. Vain sanoa "kyllä" kirjoitusviestin kirjoittamiseen, jos voit kirjoittaa henkilölle positiivisen kirjeen. Jos et tiedä henkilöä hyvin, tai älä usko, että voit luottavaisesti suositella henkilöä työhön, sinun pitäisi sanoa ei . Muista, että sinulla ei ole koskaan velvollisuutta antaa ennakkoilmoitusta, ja että sinulla on vaihtoehtoja niin huomaamatta. Saatat esimerkiksi sanoa, ettet ole tarpeeksi tuttu henkilön työn kanssa tarjoamaan viittausta tai mainitse työnantajan politiikkaa siitä, ettei hän anna viitteitä . (Jos itse asiassa olemassa, älkää valehtele, tai vaarassa joutua kiinni ja hämmentää kollegasi edessä.)
- Käytä yrityskirjeen muotoa. Seuraa kirjaimen kirjeen muotoa . Sisällytä yhteystietosi, päivämäärä ja työnantajan yhteystiedot. Osoita työpaikka työnantajalle tai, jos et tiedä kenelle kirjeenvaihtoon , voit sanoa "Kuka voi olla huolissaan" tai yksinkertaisesti aloittaa ensimmäisellä kappaleellasi.
- Keskity työnkuvaan. Pyydä kopio työnkuvauksesta suositelluista henkilöistä. Tällä tavoin voit keskittyä sijainnin erityisvaatimuksiin. Yritä sisällyttää avainsanoja tehtävän kuvaussi kirjeestään. Vaikka kirjoitat yleisempiä suosituksia, voit silti pyytää työntekijää siitä, millaisia työpaikkoja hän hakee.
- Sisällytä erityisiä esimerkkejä. Kannekirjeessä on esitettävä erityisiä esimerkkejä tilanteista, joissa työntekijä on osoittanut työhön vaadittavia erilaisia piirteitä tai taitoja. Jos mahdollista, käytä numeroita niiden onnistumiseksi . Voit esimerkiksi selittää, kuinka paljon rahaa henkilö teki yrityksestänne tai kuinka monta asiakkaasta vuorovaikutti vuorokaudessa.
- Pysy positiivisena. Luulen, että tämä henkilö on vahva ehdokas. Voisit sanoa jotain "Suosittelen tätä henkilöä ilman varausta" tai "Haluan palkata tämän henkilön uudelleen, jos voisin." Muista, että haluat auttaa tätä ehdokasta erottua.
- Jaa yhteystietosi. Anna työnantajalle mahdollisuus ottaa sinuun yhteyttä, jos hänellä on lisäkysymyksiä. Sisällytä sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi tai molemmat kirjeessä.
- Noudata lähetysohjeita. Pyydä työntekijää lähettämään kirje. Varmista, että noudatat kaikkia vaatimuksia, erityisesti siitä, mistä lähetät sen ja milloin, sekä muotoon (esimerkiksi PDF, fyysinen kirje jne.)
Viite-kirjeen käyttö Esimerkki
On suositeltavaa tarkistaa suositusluettelomerkit ja suositusluettelomerkit ennen kirjeen kirjoittamista. Esimerkkejä voi auttaa sinua näkemään, millaista sisältöä sinun pitäisi sisällyttää asiakirjaan, kun taas malleja voi auttaa sinua saamaan parhaan ulkoasun tunnetta ja mitä osioita kannattaa käyttää (kuten esittelyjä ja kappaleita).
Kun muotoilet suositushakua , käytä yksivaiheista tyyppiä jokaisen kappaleen välissä. Kohdista teksti vasemmalle ja käytä 1 tuuman marginaalit ympäri. Valitse perinteinen fontti , kuten Times New Roman tai Arial. Ammu vähintään sivun pituiseksi; jos kirjeesi on liian lyhyt, näyttää siltä, että et tiedä tarpeeksi ehdokasta tekemään suositusta.
Esimerkkejä, malleja ja ohjeita ovat hyvä lähtökohta kirjeellesi, joten aina räätälöidä kirjeen esimerkki sopivaksi hakijan työhistoriaan ja työhön, jota hän soveltaa.
Viitetiedot työllistämisesimerkille
Joita se voi koskettaa:
Haluan suositella Sharon Doen ehdokkaaksi organisaatiosi kanssa. Hänen asemansa henkilöstöavustajana Sharon työskenteli toimistossamme 20XX-20XX. Sharon teki erinomaista työtä tässä tehtävässä ja oli voimavara organisaatiossamme toimikautensa aikana. Hänellä on erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot, hän on erittäin organisoitu, voi työskennellä itsenäisesti ja osaa seurata sen varmistamista, että työ tehdään.
Hänen toimikautensa aikana yhtiömme kanssa Sharon oli vastuussa osastojen avustajien valvonnasta. Nämä apulaiset, Sharonin johdon alaisuudessa, olivat vastuussa useista toimiston peruskoulutuksesta ja toimistosta.
Sharon suunnitteli ja hallinnoi useita avustajia tehokkaiden toimistotoimintojen ylläpitämiseen.
Hän kehitti näiden assistenttien koulutusohjelman, joka johti heistä tulossa hyvin toimistotoimiin puoli kertaa aikaisemmin.
Sharon oli aina valmis tarjoamaan apua ja hänellä oli erinomainen rapportti toimistonsa, kuten asiakkaiden, työnantajien ja muiden ammattijärjestöjen, kanssa. Hänen kykyään kommunikoida tehokkaasti kaikkien näiden ihmisten kanssa sähköpostilla, puhelimitse ja henkilökohtaisesti tehnyt hänelle tällaisen voiman toimistollamme.
Hän lisäisi arvoa millekään yhtiölle, ja suosittelen hänelle kaikesta hänen tekemästään pyrkimyksestä. Kerro minulle, jos sinulla on muita kysymyksiä.
Sinun,
Allekirjoitus ( paperi )
Jane Smith
Lue lisää: Miten viitekirjaa kirjoitetaan Lisää viitenumeroita