Julkaistu 28.8.2015
On todennäköistä, että kun joku on ylennetty ensimmäiseen johtoryhmäänsä, se on ensimmäinen kerta, kun he hallitsevat osaston talousarviota.
Useimmat uudet johtajat saavat vähän tai ei lainkaan muodollista koulutusta talousarvion ennusteen kehittämisestä, kulujensa seurannasta tai vuosien puolivälin tarkistusten tekemisestä. Heille annetaan usein laskentataulukko tai raportti johtajalta tai talousosastolta, ja heidän on odotettava tietävänsä, miten he tekevät sen tai oppivat kokeilla ja virheillä.
Vaikka "kokeilu ja virhe" voivat olla tehokas tapa oppia uutta taitoa, olisi parempi, jos uusi johtaja ei joutunut tekemään liikaa tuskallisia virheitä.
Seuraavassa on muutamia kokemuksia omasta kokeilustani ja virheen oppimisesta. Uskon, että useimmat uudet johtajat voisivat hyötyä:
Sijoittaa aikaa oppia heti alusta
Ei ole parempaa aikaa kysyä "tyhmiltä" kysymyksiä kuin silloin, kun olet uusi asia jotain ja ole koskaan tehnyt sitä. Parempi kysyä ja viettää aikaa etukäteen oppimalla sen sijaan, että odotat, että joku on osoitettava virheesi . Pyydä aikaa johtajalta (tai edeltäjältäsi, jos voit) tarkistaa perustavan filosofian, yleisten tavoitteiden, muodon ja kunkin rivikohdan. Jos organisaatiossasi on rahoittaja, pyydä häntä myös viettämään aikaa kanssasi. Useimmat ovat kauniita ja halukkaita jakamaan osaamistaan. Loppujen lopuksi, jos he voivat kouluttaa sinua tekemään asioita heidän vaatimustensa mukaisesti etukäteen, sinulla on vähemmän päänvaivaa heille myöhemmin.
Ota "Talous ja budjetointi muille kuin taloudellisille johtajille" -kurssiin
Tarkista paikallisten yliopistollisten kauppakorkeakoulujen kohdalla "Executive Education". Useimmat kauppakorkeakoulut tarjoavat yhden tai kolmen päivän, ei luottokursseja. Kurssin aikana tai sen jälkeen kannattaa tarkistaa yrityksen vuosikertomus ja ymmärtää eri taloudelliset tunnusluvut ja raportit.
Hallinnoi budjettisi budjettia kuten oma liiketoiminta
Kun työskentelemme suurten organisaatioiden kanssa, päätämme käsitellä "yrityksen" rahaa, kuten se kasvaa puissa. Se ei ole, ja nyt sinun tehtäväsi on hallinnoida henkilökohtaista omistusta osastosi resursseista.
Ole Team Player
Jos mahdollista, tarkista hallinnoijan budjetti. Vaikka on tärkeää, että omistat budjetin, yksikkösi kuuluu suurempaan kokonaisuuteen. Pyydä johtajaa näyttämään, missä budjetti sopii yhteen ja tukee suurta kuvaa sekä vuorovaikutussuhteita vertaisesi kanssa. Saattaa olla aikoja, jolloin toinen osasto tarvitsee rahaa tavoitteisiin, jotka ovat korkeampi kuin sinun. Älä odota, pyydä sitä tai ota se pois - olla ennakoiva ja tarjota apua vertaisohjaajalle. Sinua pidetään strategisena ja yhteistyökykyisenä .
Älä pelaa tyhmiä pelejä
Juuri siksi, että "kaikki tekevät sen", se ei tarkoita sitä, että yritys ei ole tyhmä ja huono. Esimerkki tyypillisestä tyhmä budjetointipelistä, jonka johtajat pelaavat, on "käytä sitä tai menettävät sen menoja." Kun pääset vuoden loppupuolella ja budjetti on käynnissä ennustuksesi mukaan. Edellisinä vuosina, kun olet käyttämättömänä, seuraavan vuoden budjetinne määrättiin kyseisen vuoden todelliseksi.
Joten, jotta budjettisi ei leikata uudelleen, voit käydä ostoksilla - ostaa tavaroita, joita et tarvitse tai varastoi vain siinä tapauksessa, että tarvitset sitä.
Seuraa kuluja kuukausittain ja tee ennakoivia korjauksia
Älä oleta, että "joku" kertoo sinulle, kun olet ylittänyt budjetin. Itse asiassa saatat joutua pyytämään kuukausittaisia raportteja tai seurata itseäsi. Älä odota vuoden loppua, kun se on yllätys (sinulle ja sinun pomo). Silloin on liian myöhäistä tutkia ja tehdä korjauksia. Ole vastuullinen, mitatka itseäsi ja raportoi proaktiivisesti johtajalle.
Ole läpinäkyvä ja ottakaa mukaan tiimisi
Jaa talousarvion tiimillesi, ehkä jopa saada heidät mukaan ennusteiden laatimiseen. Tiimiäsi osallistumalla ja auttamalla heitä ymmärtämään budjetointiprosessia luo yhteistä omistajuutta ja kannustaa työntekijöitsi löytämään luovia tapoja hallita kuluja.
Ole strateginen
Älä vain ota viime vuoden todellisia ja lisää kymmenen prosenttia seuraavan vuoden ennusteeseen. Aloita strategian ja tavoitteiden kehittäminen ja määritä tarvittavat resurssit näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Jos tarvitset enemmän kuin viime vuonna, valmistele liiketoimintasi tapaus perustellaksesi pyyntösi lisärahoituksesta.
Älä ylioota sitä
Budjetin hallinnointi on tärkeä rooli johtajalle, älä koskaan unohda tärkeimpiä varoja: sinun ihmiset! Varmista, että käytät vähintään viisi kertaa aikaa, jolla kehität tiimisi, että olet rypistynyt numeroita.