Valitse hakijan seurantajärjestelmän valintaryhmä ja vaatimukset
Täältä löydät tärkeitä alueita tutkimaan, kyselemään kysymyksiä ja vastauksia analysoimaan hakijan seurantajärjestelmien arviointiprosessin aikana. Nämä tiedot ohjaavat yritystäsi etsimään sopivaa hakijan seurantajärjestelmää vastaamaan tarpeitasi.
Tunnista Hakijan jäljitysjärjestelmän päätöksentekijät
Yrityksen on organisoitava itsensä sisäisesti ennen hakijan seurantajärjestelmien arviointiprosessin aloittamista. Arvioidessaan hakijan seurantajärjestelmää on tärkeää muodostaa sidosryhmien yhteistyö ja antaa päätöksentekijöille aikaa saada tietoon perustuva päätös.
Valintalautakunnan tulisi olla valmis arvioimaan kunkin hakijan seurantajärjestelmän toimittajan vahvuuksia ja heikkouksia. Valintalautakuntaan tulisi sisällyttää nämä jäsenet.
- Valintajohtaja: Tämä on yleensä henkilöstöjohtaja (VP) tai henkilöstöjohtajan varatoimitusjohtaja (VP), joka voi valtuuttaa muiden valiokunnan jäsenten selkeän direktiivin ja vision . Henkilöllä pitäisi olla myös kyky selittää myyjän valinta sijoitetun pääoman tuoton (ROI) suhteen hänen vastapuolilleen.
- Valintapäällikkö: Tämän henkilön on oltava täysin tietoinen palkkausmenettelystä ja yrityksen kipupisteistä, jotta hän voi luoda asianmukaisen haku- ja valintat taktiikan.
- Komitean jäsen: Varmistaa, että käyttäjien ääni on edustettuna ja että valitun ratkaisun onnistunut hyväksyminen tapahtuu.
- Komitean osallistujat: Nämä ovat jäseniä muilta yksiköiltä, jotka tarjoavat lisää panosta hakijan seurantajärjestelmän valintaprosessiin. Taloudellisella osaamisella voi olla merkitystä myyjien taloudellisen vakauden kannalta tai verrata kunkin hakijan seurantajärjestelmän kokonaiskustannuksia suhteessa hankkeen budjettiin. IT-avustajat voivat kouluttaa komitean jäseniä myyjien hakijan seurantajärjestelmien teknisistä valmiuksista ja auttaa vertailemaan kunkin ratkaisun nykyiseen järjestelmään.
Komitean jäsenten tulisi olla ihmisiä, jotka tunnistavat teknologia-työkalujen, prosessien optimoinnin ja asiakaspalvelun arvon, koska se liittyy sinun yritysvideosi lahjakkuudenhallinnasta .
Dokumentoi nykyinen palkkausprosessi
Kun olet koonnut hakijasi seurantajärjestelmän valintalautakunnan, ensimmäinen tehtävänne on luoda asiakirja, joka seuraa työntekijän vaatimuksen prosessia , vuokrausmenettelyä sekä palkkausjohtajan, rekrytoijan ja ehdokkaan tehtävää vuokrauksen suorittamiseksi . Sitten valiokunnassasi pitäisi keskustella siitä, miksi jokainen vaihe on välttämätön ja mikä tapahtuisi, jos se poistettaisiin.
Yksinkertaista vuokrausmenetelmääsi ja varmista, että jokainen vaihe on todella lisäarvoa ja auttaa tuottamaan laadukkaita työntekijöitä. Näin valiokunnassasi voidaan vertailla vuokrausmenettelyn tarpeita kunkin hakijan seurantajärjestelmän ominaisuuksiin. Tämä arviointi on erinomainen tilaisuus tutustua parhaisiin käytäntöihin palkkaamisessa ja tarkistaa ja optimoida nykyinen palkkaus.
Tunnista vaatimuksesi hakijan seurantajärjestelmälle
Kun olet selvästi tunnistanut yrityksen palkkaamisprosessin, valiokunnasi on valmis tunnistamaan yritysvaatimukset hakijan seurantajärjestelmälle. Muista, että haluat saada selkeän vastauksen seuraaviin kysymyksiin:
- Miksi ostat tämän hakijan seurantajärjestelmän?
- Onko nykyinen palkkausprosessi sopusoinnussa yrityksen tavoitteiden kanssa?
Näiden kysymysten huomioiminen auttaa valiokuntaa tekemään vahvan tapa ostaa hakijan seurantaratkaisun. Jotta hakijan seurantajärjestelmä päättäisi olla vahva yhteys ROI: hin, komitean on luotava selkeät odotukset siitä, mitä haluat hakijan seurantajärjestelmässä.
Hakijan seurantajärjestelmän tulisi rakentaa paremmat suhteet rekrytoijien ja palkkausjohtajien välillä, tehostaa vaatimuksen luomista ja hyväksyntämenettelyä sekä parantaa palkkatyön laatua. Hakijan seurantajärjestelmän tulisi tehostaa henkilöresurssien ammattilaisten rekrytointiprosesseja automaation avulla ja luoda tehokkaamman ja kustannustehokkaamman palkkausprosessin. Tämä on täydellinen aika käsitellä yhteisiä HR-haasteita, kuten:
- Suuri määrä jatkuu ilman tehokkaita tapoja hyväksyä, tarkistaa ja hallita.
- Työlöiden suuri määrä työläs sisäinen viestintä.
- Mahdollisuus saada tietoja nopeasti ja raportoida kaikista rekrytointitiedoista.
- Pätevien hakijoiden menettäminen jatko-osuuksien varalta.
- Rekrytointitoimien päällekkäisyys eri konttoreiden ja osastojen välillä paikallisesti tai ulkomailla.
- Liiallinen tietotekninen ylläpito ja tukikulut kotiteknologialla.
- Tehokas seuranta EEO-OFCCP -yhteensopivuustiedoista.
- Taistelevat, jotta IT: ltä otetaan asianmukaisesti huomioon teknologian päivitykset ja parannukset.
Käytä tätä tilaisuutta myös harkitsemaan parannusten arvoa uusista prosesseista ja tekniikoista, kuten:
- välttää eri moduulien käyttöä,
- viestinnän parantaminen ja
- maailmanlaajuisiin ongelmiin.
Jotta tämä hallittavuus säilyisi, sinun on tunnistettava olennaiset "must have" -periaatteet, jotta voidaan poistaa epäpätevä toimittajat. Esimerkiksi perustavaa laatua oleva tekijä voi ratkaista, että harkitset vain myyjiä, jotka tarjoavat verkkopohjaisen ratkaisun asennettuun järjestelmään verrattuna, koska isännöimä ratkaisu eliminoi IT-tiimisi taakan.
Tunnista vaatimuksesi hakijan seurantajärjestelmälle
Selkeiden liiketoimintatavoitteiden määrittäminen yhdistää painopisteesi tarpeisiisi. On välttämätöntä, että valiokuntanne on keskittynyt sen alkuperäisiin järjestelmävaatimuksiin. Valiokunnan on vältettävä häiritsemättä järjestelmän elementtejä, jotka eivät ole yhteneväisiä yrityksenne painopisteiden kanssa. Olet tunnistanut tärkeät liiketoimintatavoitteet ja keskeiset vaatimukset, jotka on otettava huomioon omien tavoitteiden muodostamisessa.
Avainvaatimukset, jotka on otettava huomioon hakijan seurantajärjestelmässä
- Prosessin tehokkuus: Prosessin keskittäminen voi parantaa useita tehtäviä, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, työhönottoa, seurantaa, työntekijöiden siirtämisen ja siirto- ohjelmien hallintaa.
- Antaa hakijoiden nopeasti ja helposti hakea organisaatiollesi palkasta ja tuntihinnasta ilman, että hän käy läpi useita kysymyksiä.
- Voi helpottaa suuren volyymin rekrytointia samalla kun se on kustannustehokasta.
- Erittäin konfiguroitava, skaalautuva ratkaisu, joka pystyy määrittämään ainutlaatuisen palkkausjohtamisprosessimme ja kykenee vastaamaan kehittyviin tarpeisiimme organisaation kasvaessa tai prosessimme muuttuessa.
- Parannetut raportointimahdollisuudet: monet organisaatiot haastavat määrittäessään kokonaiskulunsa toimittajille, hankkimalla ja vertaamalla tietoja. Yhden lähteen avulla tapahtuva koordinointi mahdollistaa tarkan keskitetyn raportoinnin.
- Antaa rekrytoijien etsiä tietokantaa kaikista tiedoista ja tietyistä parametreista.
- Sisältää raporttikeskuksen, jonka avulla käyttäjät voivat suorittaa ad-hoc-raportteja ja tallentaa kriteereitä tulevaa käyttöä varten sekä käyttää alan standardisuosituksia, mukaan lukien vuokraushinta, aika-täyttö, lähdeefekti ja paljon muuta.
Rakenna brändi identiteettiä ja tietoisuutta
- Kumppanin ja positiivisen työkokemuksen välisen yhteyden luominen merkitsee brändin tunnustamista. Vahva brändi voi tuottaa luottamusta , joka ajaa hakukelpoista liikennettä ja parantaa lahjakkuutta.
- Branded Career Center -verkkosivut voivat olla saatavilla yrityksen Web-sivuston kautta.
- Sallii rekrytoijien helposti lähettää uran tietoja yrityksen verkkosivustoon.
- Tarjoa monikielisiä valmiuksia maailmanlaajuiseen tukeen.
- EEO / AAP -yhteensopiva.
- Kyky ylläpitää tällaisen tiedon tarkkaa määrää noudattaa liittovaltion määräyksiä ja välttää oikeudellisia toimia organisaatiota vastaan. Se myös auttaa hakijan laatua.
- Se kykenee keräämään, seuraamaan ja raportoimaan vapaaehtoisia EEO-tietoja säilyttäen EEO / OFCCP: n antamat ohjeet.
- Se kykenee esisekoittamaan ehdokkaita, joilla on poistumiskysymyksiä, jotta he voivat osoittaa, kuka täyttää peruskoulutuksen.
- Parannettu viestintä.
- Luodaan ympäristö, joka tiedottaa tehokkaasti, yhdistää kaikki käyttäjät ja tehostaa organisaation toimintaa.
- Mukana on viestintäkeskus, joka helpottaa rekrytoijien, palkkausjohtajien ja ehdokkaiden välistä viestintää. Käyttäjät voivat myös ajoittaa tapaamisia, jättää muistiinpanoja ja haastattelupalautetta, lähettää massaviestejä ja vastata automaattisesti hakijoille, kun he antavat palautetta.
Hakijan seurantajärjestelmää koskeva asiakastuki
- Käyttäjän täydellinen käyttöönotto riippuu toimittajan antamasta asiakastuen tasosta sen aikana ja sen jälkeen.
- Helppokäyttöinen tukitiimi, jonka tarkoituksena on hallita yritys- ja käyttäjäkysymyksiä ja käyttää alan parhaita käytäntöjä.
- Korkein tukitaso maksutta yrityksesi saataville.
Hakijan jäljitysjärjestelmien toimittajan arviointi
On suositeltavaa pyytää ehdotuspyyntöä (RFP) mahdollisilta myyjiltä, joita komitea on päättänyt harkita. Tämä on tilaisuutesi saada selvennyksiä mistä tahansa aiheesta, jotta komitea voi päättää, voiko hakija seurantaohjelmisto tehdä vaaditun työn. Valiokuntasi tulisi harkita seuraavia tärkeitä kysymyksiä tehokkaan RFP: n laatimiseksi:
- Järjestelmä tukee komitean tärkeimpiä huolenaiheita? Tämä liittyy arviointiprosessin edelliseen osaan; sinun on tiedettävä prosessisi kokonaan ennen kuin voit selvittää, mitä ominaisuuksia tarvitset. Valiokuntasi ei voi häiritä ratkaisuja, jotka voivat tarjota tehtäviä, jotka eivät ole tärkein prioriteetti. Vaikka ne saattavat vaikuttaa houkuttelevalta, monet näennäiset ominaisuudet ja toiminnot eivät tuota organisaatiosi arvoa, jos käyttäjät eivät ota niitä käyttöön.
- Onko toimittaja asentanut järjestelmän toiseen samanlaiseen organisaatioon?
- Valiokunnallasi on oltava käytettävissään viittauksia, joiden avulla saat tietoa asiakkaiden tyytyväisyydestä ja seurannasta, toteutusprosessista ja piilotetuista maksuista. Muista, että ominaisuudet eivät ole arvokkaita ilman voimakasta käyttäjän hyväksymistä.
- Mitä täytäntöönpanoprosessi edellyttää? Onnistunut hyväksyntäkorko alkaa asianmukaisella toteutuksella. Haluat olla varma, että valitsemasi toimittaja ei jätä käyttäjiisi ilman asianmukaista koulutusta ja jatkuvaa tukea. Täytäntöönpanon tulisi keskittyä organisaationne rekrytointiprosessiin, eikä oppia omaksumaan järjestelmäänsä.
Sinun ei pitäisi koskaan tuntea, että toteutusohjelma jättää sinut tuntemattomaksi ja epävarma myyjän kyvyistä. Arviointiprosessin aikana valiokunnassasi tulisi olla vaikutelma, että osastosi painopisteiden ja liiketoimintatavoitteiden pohjalta toteutus luo vahvan pohjan pitkälle kumppanuudelle hakijan seurantajärjestelmän tarjoajan kanssa. Muista, että korkean käyttäjän hyväksyminen hakijan seurantajärjestelmään tuottaa suuremman ROI: n.
Lisätietoja hakijan jäljitysjärjestelmien toimittajan arvioinnista
- Mikä on myyjän visio ja kasvustrategia? Myyjän on osoitettava johtajuutta ja ennakointi markkinajohtajaksi. Laajan ratkaisun esittämiseksi myyjän tulisi ottaa huomioon erityistarpeesi ja valmistautua muutoksiin ja kasvuun tulevaisuudessa.
- Määritä, soveltuuko tämä ratkaisu kaikkiin liiketoimintasuunnitelmiisi? Loppujen lopuksi valintamenettelyn tulee todennäköisesti näyttää odotetun sijoitetun pääoman tuottoprosentti, jotta ratkaisu olisi vahva.
Valintapäällikön on etsittävä säästöjä esimerkiksi rekrytointimainonnasta, hakukoneiden käytön työntekijöiden arvosta ja myyjän antamasta prosessin optimoinnista. Yrityksen tulisi myös säästää työntekijöiden säilyttämistä ja ehdokkaiden laatua. Voi olla ylivoimainen luoda täysin yksityiskohtainen kyselylomake, joka kattaa kaikki tarvittavat aiheet arvioidakseen hakijan seurantajärjestelmää.
- Tehtävien ja toimintojen lisäksi valiokunnan tulisi olla varmoja siitä, että myyjä kykenee palvelemaan pitkän aikavälin kumppanina organisaatiossasi. Koska valiokuntanne tekee toimittajien arviointimenettelyn, haluatte varmasti harkita sellaisia tekijöitä kuin:
- Rahoitusjärjestelmän vakaus: Tarkastelkaa kaikkia mahdollisia tarkasteltavana olevia myyjiä koskevan tilinpäätöksen asianmukaista huolellisuutta. Löydät tämä on täydellinen aihe, jonka kautta rahoituskomitean avustaja voi ohjata sinua.
- Strategisten kumppaneiden laatu: Toimittajien on tarjottava täydellinen ratkaisu kumppanuuteen muiden palveluyritysten kanssa tarjotakseen asiakkailleen entistä kattavamman palveluvalikoiman. Valiokuntasi tulisi olla tietoinen kaikista kilpailevista myyjistä mukana olevista kumppanuuksista. Tiedot voivat antaa tietoa yrityksen ja myyjän mahdollisesta kumppanuudesta.
- Rekrytointitoiminnot: Riippumatta yrityksesi koosta, sinun on varmistettava, että myyjällä on kyky tukea koko työntekijän elinkaarta, hakijan seurannasta, lennolle pääsemisestä, perimätietojen suunnittelusta poiskuljetukseen. Tämä estää yritystäsi kasvavan ratkaisustaan, mikä todennäköisesti johtaa pahenemiseen, uusiin arviointiin ja kalliisiin toteutumismaksuihin.
- Tulevaisuuden tuotekehitys: Varmista, että myyjä antaa vahvan ymmärryksen haasteista rekrytoinnissa nyt ja tulevaisuudessa. Valitsemasi toimittajan on oltava teknologian ja teollisuuden uutisten pulssia, jotta se voi sopeutua muuttuviin tarpeisiin ja varmistaa, että ratkaisun kokoonpanoja käytetään mahdollisimman tehokkaasti.
- Integraatio HRIS: n kanssa: Vaikka haluat, että tietotekniikkakomitean avustaja voi antaa panoksensa tästä asiasta, sen ei pitäisi estää valiokuntasi käyttämästä hakijan seurantajärjestelmää, joka ei toimita riittävästi koko osastoa. Jokaisen harkitsevan myyjän pitäisi tarjota kyky siirtää keskeiset tiedot järjestelmästä HRIS-järjestelmään mahdollisimman vähän.
Yhteenveto toimittajan valinnasta hakijan seurantajärjestelmille
Hakijan seurantajärjestelmän myyjän valintaprosessin aikajana voi vaihdella kuukaudesta kuuteen tai kauempaa loppuun. Seuraavassa on ehdotettu aikataulu, jonka avulla valiokunnallesi voidaan suunnitella aikataulu hakijan seurantajärjestelmälle toimittajan valintamenettelylle.
Huomaa, että tämä voi muuttua edullisen toteutuspäivämäärän perusteella.
Aikajana toimittajan valinnalle hakijan seurantajärjestelmille
- Muodosta valintakomitea - 1 viikko
- Tunnista yrityksen tarpeet - 1-2 viikkoa
Arvioi objektiivisesti myyjät vastaamaan tunnistettujen yritysten tarpeita seuraavalla prosessilla:
- Luo pitkä luettelo mahdollisista toimittajista - 1 viikko
- Pyydä RFP: t selventämään aiheita tai huolenaiheita - 4 viikkoa
- Luo lyhyt luettelo tärkeimpien arviointiperusteiden mukaan - 1-2 viikkoa
- Viimeistele myyjä - 3-6 viikkoa
- Osoita eri järjestelmiä - niin pian kuin mahdollista
- Myynnin esitykset - mahdollisimman pian
- Sivuston vierailut - tarpeen mukaan
Muista, että hakijan seurantajärjestelmän päätavoitteena on antaa käyttäjille mahdollisuus. Komitean jäsenten olisi voitava tunnustaa ja sijoittaa arvo teknologiatyösovelluksiin, prosessin optimointiin, yritysnäkymiin ja asiakastukeen, jotta toimittajat voisivat strategisesti supistaa lyhyt luettelo todellisista mahdollisuuksista.
On todennäköistä, että lyhytluettelossasi ei ehkä ole paljon erottavia toiminnallisia eroja; siksi on tärkeää pitää kyseisen toimittajan vähemmän konkreettiset tekijät mielessä.
Valiokuntasi tulisi etsiä tietolähteitä, kuten myyjän verkkosivusto, uutisryhmät, ihmislähetysportaalit ja messut. Liitä muiden yritysten koon, tarpeiden ja teollisuuden kanssa toimivien yritysten kollegoiden oppia heidän kokemuksistaan.
Yhteistyö palveluhenkisellä palveluntarjoajalla, joka sopii parhaiten organisaation vision ja tulevaisuuden tavoitteisiin, on korvaamaton kaikille hakijan seurantajärjestelmän arvioinnille, valinnalle ja toteutukselle.