Kuinka HR pystyy vastaamaan työntekijän palvelutarpeisiin tehokkaimmin
HR tukee heitä myös elämänsä tärkeimmillä ja tärkeimmillä tapahtumilla, kuten avioliitolla, synnytyksellä ja vakavalla sairaudella.
Mutta liian usein rutiininomaiset hallintopalvelut, kuten vastaaminen samoihin kysymyksiin yhä uudestaan tai yksinkertaiset liiketoimet, kuluttavat suurimman osan HR: n ajasta.
Vähennä hallinnollista työtaakkaa
Avain hallinnollisen työmäärän pienentämiseen on työntekijöiden kouluttaminen, jotta heistä tulee enemmän itsenäistä ja automatisoituu arkipäiväisempää työtä. Siitä voi olla, että palvelunhallinnan lähestymistapa voi auttaa. Palvelunhallinta yksinkertaistaa rutiininomaisten hallintopalvelujen toimittamista ja vapauttaa aikaa keskittyä arvokkaisiin toimintoihin.
Tyypillisellä HR-organisaatiolla on todennäköisesti järjestelmiä, joilla hallitaan työntekijöiden tietoja ja palkkaukseen liittyviä toimintoja. Siihen ei kuitenkaan todennäköisesti ole automatisoitua järjestelmää työntekijöiden tiedustelujen ja pyyntöjen täyttämiseksi.
Harkitse, mitä tapahtuu, kun työntekijä saa kutsun tuomaristoon : mahdollisuudet ovat, että yritys tukeutuu edelleen fyysiseen paperityöhön tai merkkijonoon, joka käsittelee työntekijän pyyntöä työstä poissaolosta.
Koska työntekijöiden vuorovaikutusta seurataan tavallisesti sähköpostin ja laskentataulukoiden avulla, työntekijöiden pyyntöjä jätetään usein huomiotta tai unohdetaan. Sitten tapahtuu virheitä, mikä lisää turhautta ja lisää työtä HR: lle.
Sähköpostiviestillä ei ole helppoa nähdä, onko pyyntö pysähtynyt vai tarkistamaan prosessin pullonkaulat.
Samoin on vaikea analysoida ja vastata työntekijöiden tarpeisiin - esimerkiksi tunnistaa usein pyydetyt tiedot ja varmistaa, että tämä on saatavilla verkossa.
Manuaaliset hallinnolliset prosessit turmelevat työntekijöitä ja heijastuvat HR-tiimiin. Eräs viimeaikaisesta tutkimuksesta käy ilmi, että HR-työntekijät käyttävät keskimäärin 12 tuntia viikossa käsittelemällä rutiininomaisia työntekijöiden puheluja ja sähköpostiviestejä.
Palvelunhallinnan lähestymistapa työntekijöiden tarpeiden täyttämiseen
Palvelunhallinnan lähestymistapa poistaa nämä tylsiä, aikaa vievät prosessit. Se ei vain korvaa sähköpostiosoitetta - se muuntaa HR: n työntekijöiden kanssa.
Ajattele palvelujohtamista täydellisenä yhdistelmänä hallinnollisen avustajan ja projektinjohtajan. Se vastaa välittömästi työntekijöiden pyyntöihin, etenee tapauksia, automatisoi toistettavia manuaalisia prosesseja ja jopa hallinnoi monimutkaisia osastojen välisiä toimintoja, kuten työntekijöiden liikkumista ja lentoonlähtöä.
Palvelunhallinta ei koskaan unohda tai tekeekö virheitä, seuraa aina ihmisiä, jotta asiat saadaan tehtyä, ja kerrotaan, onko ongelma, jota se ei pysty ratkaisemaan. Se myös osoittaa, missä työntekijät viettävät aikaa - joten voit optimoida resurssien käyttöönoton ja maksimoida tuottavuuden.
Palvelunhallinta ei korvaa nykyistä Human Capital Management -järjestelmääsi - se integroitui siihen ja täydentää sitä, jolloin saat näkyvyyden ja hallinnoinnin todennäköisesti useimmiten sähköpostin kautta.
Se tarjoaa myös samanlaisen näkyvyyden työntekijöille. He voivat nähdä heidän tutkimustensa tilan pikemminkin kuin tuntea, että heidän pyyntönsä katosivat mustaan reikään pian sen jälkeen, kun he olivat toimittaneet heidät.
Työntekijöiden mahdollisuuden valvoa pyyntöjen etenemistä merkittävästi vähentää turhautuneiden seurantaviestien lukumäärää, puheluita ja HR-käyntejä, mikä vähentää edelleen HR: n hallinnollista työmäärää.
Palvelunhallinnan lähestymistavan edut
Palvelunhallinta alkaa verkkopohjaisen HR-portaalin käyttöönotolla, jossa työntekijät voivat löytää HR-tietoja ja pyytää HR-palveluja. Ihannetapauksessa työntekijät voivat käyttää tätä portaalia työpöydän tietokoneissa, kotikoneissa, kannettavissa tietokoneissa ja älypuhelimissa ja tablet-laitteissa.
Tämä antaa heille mahdollisuuden hallita HR: n perusedellytyksiä - esimerkiksi etujen rekisteröintiä tai tilan muutosta koskevia päivityksiä.
Työntekijät valitsevat itse tarvitsemansa palvelut palveluluettelosta tai etsivät tietoa portaalin tietopohjasta.
Kun työntekijä lähettää pyynnön portaalin kautta, palvelunhallintajärjestelmä luo automaattisesti tapauksen ja paimenat sen läpi täydellisen täyttöprosessin kautta. Tähän kuuluu tapauksen jakaminen oikealle HR-asiantuntijalle, joka automaattisesti johtaa tapausta henkilökohtaisesti, kun jokainen täyttämisvaihe on suoritettu, ja ylläpitää täysi tapaushistoria.
Voit myös laajentaa tätä palvelua muille osastoille. Esimerkiksi palvelujärjestelmät voivat automaattisesti perustaa IT-tilejä tai pyytää toimistotiloja uusille työntekijöille osana liityntäprosessia.
Palvelujärjestelmä ohjaa loppukäyttäjien HR-palvelujen toimitusprosesseja ja tietää, miten nämä prosessit toimivat. Esimerkiksi se voi automaattisesti kertoa, milloin tapaus on pysähtynyt, jotta voit ryhtyä toimenpiteisiin.
Se luo myös laajan valikoiman KPI: tä ja muita prosessimenetelmiä, kuten kuinka hyvin joukkueesi vastaa työntekijöiden kyselyihin. Se voi jopa analysoida tietopohjaisten kyselyjen tyyppejä, minkä ansiosta on helppo tunnistaa ja täyttää sisällön puutteet.
johtopäätös
HR-ammattilaiset haluavat jatkaa uraa HR: ssä, koska he haluavat auttaa ihmisiä, ei viettää päiviä arkistoida papereita, päivittää laskentataulukoita ja vastata sähköposteihin. Liian usein arkipäiväiset pyynnöt ja paperityöt saivat keskeyttää tämän työn, joka turhauttaa heidät ja työntekijät, joita he yrittävät auttaa.
HR on palveluntarjoaja ja voi etsiä esimerkkiä palveluntarjoajaltansa IT-osastosta. IT on ottanut johtoaseman monissa yritystoiminnoissa palveluhallintakoulutuksen soveltamiseksi automatisoimaan IT-avustajien pyyntöjen lähettämistä ja täyttämistä.
Näiden tehtävien automatisointi mahdollistaa IT: n keskittymisen strategiseen työhön, joka voi auttaa yritystä täyttämään laajemmat liiketoimintatavoitteensa ja paremmin osoittamaan IT: n arvon.
Palvelunhallinnan lähestymistapa on HR: n avain, joka lisää profiiliaan yritysjohtajille tuottamalla laadukkaampia palveluja ja lisäämällä työntekijöiden tyytyväisyyttä samalla vähentämällä omaa työmäärää. HR voi omistaa aikansa ja osaamisensa entistä strategisempiin toimintoihin, jotka siirtävät liiketoimintaansa eteenpäin .