Vinkkejä, kun tiedät milloin, miksi, miten ja mitä asiakirjoja työntekijätoiminnassa
Dokumentaatio on oleellista johtajien ja HR-henkilöstön kannalta, koska sinun täytyy tehdä vakavia ponnistuksia kaikkien työntekijöiden työhistorian tapahtumien kirjaamisessa - sekä positiiviset että negatiiviset suoritustilanteet.
Siksi johtajat ja HR-henkilökunta haluavat dokumentoittaa huolellisesti kaikki tapahtumat.
Miksi asiakirja?
- Dokumentaatiossa on näyttöä siitä, että työntekijälle keskusteltiin suorituskykyongelmista ajoissa ja ytimekkäästi.
- Dokumentaatio tarjoaa historiaa työntekijän parannuksesta tai epäonnistumisesta parantaa suorituskykyä ajan mittaan. Se on kronologinen ja täsmällinen kuvaus työntekijän toimista, johtajan toimista ja tapahtumista niiden tapahtuessa.
- Dokumentaatio antaa todisteita siitä, että kannattaa päätöksiä tehdä epäedullisia toimia, kuten kurinalaisuutta tai irtisanomista työntekijän kanssa.
- Dokumentaatio tarjoaa todisteita siitä, että työntekijä ansaitsee käytettävissä olevan myynninedistämisen tai mahdollisuuden muihin työntekijöihin nähden, jotka ovat myös oikeutettuja.
- Dokumentaatiossa esitetään todisteita palkankorotusten , vähennysten tai työntekijän korotuksen perustelemiseksi.
- Oikeudenkäynnin yhteydessä täydellinen ja perusteellinen dokumentaatio suojaa työnantajan etuja. Dokumentaatio voi tukea johtamisen toimia epäonnistuneen työntekijän lopettamiseksi . Se voi myös osoittaa, että työntekijä irtisanottiin syistä, jotka ovat laillisia muille kuin laittomaan syrjintään .
Mitä asiakirjaa
Johtajien on dokumentoitava työntekijöiden suorituskykyä, sekä positiivisia maksuja että suorituskyvyn puutteita. Heidän on dokumentoitava täsmälleen mitä työntekijä teki ja mitä hän sanoi ja mitä johtaja teki ja ilmoitti vastauksena kokouksen tai keskustelun aikana.
Sinun on dokumentoitava kaikki keskustelun aikana tehdyt sopimukset, asetetut tavoitteet , vaaditut ja odotetut parannukset ja parannusehdotus.
Dokumentaatiossa on myös oltava sitoumuksia, jotka hallinnoija tekee työntekijän avuksi.
Miten dokumentoida
Dokumentaatio on kirjoitettava kokouksessa tai välittömästi kokouksen tai keskustelun jälkeen työntekijän kanssa. Missään tapauksessa sinun ei pitäisi missata kirjoittamalla keskustelua sinä päivänä, jolloin se todella tapahtui. Odotettu kunnes myöhemmin vaikuttaa asiakirjojen laatuun, koska se perustuu muistiin.
Yksi huonoimmista virheistä johtohenkilöstöstä on uskoa, että he voivat tarvittaessa rekonstruoida työntekijän neuvontaa. Yksikään ihminen, jolla on kokemusta kunnollisesta ja ajankohtaisesta dokumentaatiosta, on aina löytänyt rekonstruoitu ennätys. Muistista rekonstruoidut johtajat aiheuttavat tarpeettoman ja mahdottoman riskin yritykselle, koska valmistettu historia ei kestä potentiaalista oikeudenkäyntiä.
Tarvitset dokumentaatiosi näyttämään ammattimaiselta, siistiltä ja järjestäytyneiltä. Kirjoita dokumentaatiota ikään kuin puhut historiasta kolmannelle osapuolelle. Et koskaan tiedä, kuka voi lukea dokumenttisi jonain päivänä, joten varmista, että se heijastaa ammattitaitoasi. (Cocktail-lautasliinan, kirjekuoren tai tahmea muistilappu ei ole ammattitaitoista.)
Dokumentaation tulisi mennä työntekijän uusiin johtajiin, jos työntekijä saa uuden työn - tai sinäkin - organisaatiossasi.
Muistisi ja ilmoitettava työntekijän uudelle johtajalle sinun on laitettava työntekijän nimi ja nimi, nimesi ja otsikko sekä kunkin asiakirjan täydellinen päivämäärä.
Kirjoita dokumentit, jotka ovat tosiseikkoja, oikeudenmukaisia, laillisia, objektiivisia, täydellisiä ja johdonmukaisia. Voi välttää mielipiteitä (Mike on levoton, Alice on laiska, Tom valehteli minua.), Nimeäminen, editorialisointi (John on ääliö, Markilla on asenneongelma) ja merkinnät (Mary on vastuutonta. soitin.).
Vältä myös yrittää tulkita työntekijän käyttäytymistä. (Marsha ei pidä tätä tehtävää, Paula näyttää olevan hänen päällänsä.) Pienennä kuvailevien sanojen, kuten adjektiivien ja adverbien käyttöä (hitaasti, hiljaa, tyytymättömiä, moodyjä, töykeitä). Ilmoita työntekijän erityinen käyttäytyminen ja toimet, ei mielipiteesi tai tulkintanne.
Dokumentaatiossa tarvitaan täsmällistä kirjaa keskustelusta. Pidä kiinni tosiasioista ja kirjoita vain mitä sanoitte ja mitä työntekijä sanoi. Varmista, että dokumentointi on yksiselitteinen ja että se saa tosiseikat suoraan. (Kaikissa mahdollisissa oikeudellisissa olosuhteissa jokainen dokumentoitu tapahtuma saattaa kaikki asiakirjat epäiltyä.)
Lopuksi dokumentoi kaikki sopimukset, sitoumukset, aikataulut, parannukset, sisäänkirjautumispisteet ja muut tiedot, jotka saattavat siirtyä muistiin. Varmista, että asetat päivämäärän ja ajan määräajat ja eräpäivät niin, että väärinkäsitys ei tapahdu.
Tunne HR-yksikön dokumentaatiopolitiikka, joka kertoo, mitä dokumentaatiota tarvitsee sijoittaa työntekijän henkilötiedostoon. Kaikki kurinpitotoimenpiteiden dokumentointi on ehdottomasti sisällytettävä.
Missä tallennetaan työntekijän dokumentointi
Koska työntekijöitä koskevat asiakirjat ovat luottamuksellisia ja yksityisiä työntekijöille, sinun on huolehdittava siitä, että kaikki asiakirjat ovat luottamuksellisia johtajalle, HR: lle ja potentiaalisesti työntekijän seuraavalle johtajalle. Siten ei ole suositeltavaa asettaa asiakirjoja yhteiskäytössä olevalle tietokoneelle. Käsikirjoitetut asiakirjat ja tulostimen hallinnoijan dokumentit säilytetään parhaiten lukitussa varastossa.
Jos noudatat näitä ohjeita, HR-henkilöstö auttaa sinua ratkaisemaan ongelman tai parantamaan tilannetta HR-virassa, kun haluat hakea apua kurinpidossa, irtisanomisessa tai työntekijän siirtämisessä työhön, jossa on paremmat potentiaaliset mahdollisuudet . Kun HR kertoo asiakirjoille, asiakirjoille, asiakirjoille tai ne eivät voi auttaa sinua, sinulla on kaikki alustasi.
Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.