Tässä on mitä sinun tarvitsee tietää henkilötiedostojen sisällöstä
- Työnantaja haluaa saada tarkat tiedot kätevästi ja järjestettyinä, kun tarvitset tietoja mistä tahansa syystä. Muutokset hätäkeskuksissa, työntekijöiden osoitteet, suorituskyvyn arvioinnin seuranta , kurinpitosäännökset , työntekijöiden tunnustaminen ja työhakemusmateriaalit ovat esimerkkejä siitä, millaisia tietoja työnantaja haluaa päästä nopeasti.
- Työnantajan on säilytettävä dokumentaatio henkilöstöasioista, kuten työntekijöiden valinnasta, suorituksesta, työhistoriasta, korvausperusteista ja sisäisistä edistämissovelluksista , vain muutamia.
ETEY: n väite, oikeusjuttu tai jopa tarve perustella työntekijän korotuksen tai ylentämisen puute edellyttää, että työnantaja on kerännyt ja säilyttänyt tämäntyyppiset työntekijän asiakirjat. - Liittovaltion tai valtion hallitusten on vaadittava joitain työntekijöitä koskevia tietoja, jotta työnantajat voivat säilyttää. Työntekijöiden tietojen organisointi henkilötiedostossa on järkevää pääsyä ja lainmukaisuutta sekä valmiutta.
Henkilöstötiedostot
Työnantaja ylläpitää yleensä useita henkilötiedostoja yritystoimintaan, työntekijöiden luottamuksellisuuteen, lääketieteelliseen yksityisyyteen ja lainmukaisuuteen. En tiedä mitään lakia, joka kertoo, kuinka monta tiedostoa työnantajan on pidettävä yllä.
On kuitenkin olemassa monia lakeja, ja henkilöstön luottamuksellisuutta koskevat henkilöstön parhaat käytännöt, jotka ohjaavat henkilötiedostojen sisältöä ja joilla on pääsy kyseisiin tietoihin.
Nämä ovat henkilötiedostoja, joita useimmat Yhdysvalloissa toimivat työnantajat pitävät yllä. (Maailmanlaajuiset lait ja käytännöt voivat poiketa.)
- Henkilöstötiedosto : Tämä on tärkein työntekijätiedosto, joka sisältää työsuhteen historian.
- Palkkasumma : Haluat säilyttää erillisen tiedoston kaikista palkanlaskennasta palkkojen ja etuuksien osalta.
- Työntekijän lääketieteellinen tiedosto : Liittovaltion sairausvakuutuksen siirrettävyyden ja vastuullisuuden säädöksen vuodelta 1996 (HIPAA) edellytetään, että työnantajat suojelevat työntekijöiden lääketieteellisiä tietoja luottamuksellisina.
- I-9 Työntekijöiden lomakkeet : Sinun on säilytettävä erillinen tiedosto kaikille työntekijöille (ei työntekijää kohti) I-9 lomakkeelle, koska et halua, että hallituksen työntekijät, joilla on valtuudet tarkistaa nämä lomakkeet erilaisissa olosuhteissa, tärkeimmät, luottamukselliset henkilöstötiedostot.
Henkilöstötiedostojen pääsy työntekijöihin
Työntekijöille annetaan pääsy henkilöstönsä henkilöstötiedostoihin henkilöstöhallinnon ohjauksessa ja valvonnassa. Työntekijöiden henkilötiedostojen katsotaan olevan työnantajan omaisuutta, jolla on velvollisuus ylläpitää ja suojata niitä.
Esimerkki henkilöstötiedostopolitiikasta
Seuraavassa on esimerkki henkilötiedostopolitiikasta, jota käytetään yrityksessäsi. Siinä käsitellään eri suositeltuja tiedostoja ja kenellä on oltava pääsy jokaiseen tiedostoon.
Näytepolitiikka
Yhtiö ylläpitää kolme työntekijän tiedostoa jokaiselle työntekijälle.
Jokaiselle työntekijälle (yrityksesi nimi) säilytetään henkilötiedosto. Nämä henkilötiedostot sisältävät luottamuksellisia asiakirjoja ja niitä hallinnoi ja ylläpitää henkilöstöhallinnon henkilöstö.
Pääsy tähän tiedostoon rajoittuu henkilökunnan henkilöstöön ja olettaa, että jokaisen työntekijän johtaja ylläpitää omaa tiedostoaan työntekijöiden työsuoritukseen vaikuttavia asiakirjoja.
Henkilötiedostoon kuuluvat tyypilliset asiakirjat sisältävät työllistymisohjel- man, perhehenkilökunnan hätäkeskuksen lomakkeen, dokumentoitunutta kurinpidollista toimintahistoriaa, jatkoa, työntekijän käsikirjan ja työnantajan allekirjoitta- misen arkistoista, nykyisistä henkilötiedoista ja työn viitenumeroista.
Kaikilla henkilötiedostoilla ei ole samoja asiakirjoja, mutta jokaisella henkilötiedostolla on joitain asiakirjoja, jotka ovat samat.
Palkkasidontatiedostoja ylläpidetään myös; palkkatiedostot sisältävät historian työntekijän työpaikoista, osastoista, korvausten muutoksista ja niin edelleen. Palkallistiedostoon pääsy rajoitetaan asianmukaiseen kirjanpitoon ja HR-henkilöstöön.
Työntekijöiden lääketieteellinen tiedosto säilytetään myös. Lääketieteellisen tiedoston sisältö ei ole saatavilla kenellekään muulle kuin henkilöstöedustajalle ja työntekijälle, jonka rekisterit säilytetään tiedostossa. Yrityksesi nimi), lääketieteelliset tiedostot saavat korkeimman turvallisen säilytysasteen ja luottamuksellisuuden.
Työntekijä voi tarkastella henkilötiedostoaan ottamalla yhteyttä henkilöstöhenkilöstöön normaalin työajan kuluessa. Työntekijä ei saa muuttaa tai poistaa asiakirjoja henkilötiedostostaan, jota on tarkasteltava HR-henkilöstön läsnä ollessa.
Tunnetaan myös työntekijätiedostoina, työntekijärekistereinä, henkilöstötiedostoina, dokumentoinnissa
Vastuuvapauslauseke - Huomaa:
Susan Heathfield pyrkii kaikin tavoin tarjoamaan täsmällisiä, järkevää, eettistä henkilöstöhallintoa, työnantajan ja työpaikan neuvoja sekä tällä verkkosivustolla että linkitetyllä verkkosivustolla, mutta hän ei ole asianajaja ja sivuston sisältö, vaikka ei ole taattu oikeellisuuden ja laillisuuden kannalta, eikä sitä pidä tulkita oikeudelliseksi neuvonnaksi.
Sivustolla on maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -säädökset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maittain, joten sivusto ei voi olla lopullinen kaikille niille työpaikoillesi. Jos olet epävarma, pyydä aina oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeat tulkintasi ja päätöstesi ovat oikeita. Tämän sivuston tiedot ovat vain ohjeita, ideoita ja apua.