Viestintä on avain, kun haluat ihmisiä muuttamaan
Ei ole olemassa organisaatiota, jossa työntekijät ovat täysin tyytyväisiä viestintään . Viestintä on yksi organisaation vaikeimmista kysymyksistä.
Se on alue, jota työntekijät usein valittavat organisaation muutoksen ja päivittäisen toiminnan aikana. Syy?
Tehokas kommunikaatio vaatii neljä osaa, jotka toimivat keskenään täydellisesti yhteisten merkkien luomiseksi, viestinnän suosikkimäärittelyksi.
- Viestin lähettävän henkilön on esitettävä viesti selvästi ja yksityiskohtaisesti ja säteilevän eheyden ja aitouden.
- Viestin vastaanottaja saa päättää kuunnella, esittää kysymyksiä selvyyden vuoksi ja luottaa viestin lähettäjään.
- Valitun toimitustekniikan on vastattava sekä lähettäjän että vastaanottajan olosuhteita ja tarpeita.
- Sanoman sisällön täytyy resonoida ja yhdistää joillakin tasoilla vastaanottimen jo säilyneisiin uskomuksiin. Sen on sisällettävä tiedot, joita työntekijä haluaa kuulla. Sen on vastattava työntekijän eniten vaalia ja huolta kysymyksistä.
- Kun kaikki tämä tapahtuu viestinnässä, on ihme, että järjestöt tekevät sen hyvin.
Muutoksenhallinnan harjoittajat ovat antaneet laajan valikoiman ehdotuksia siitä, miten kommunikoida hyvin organisaation muutosten aikana.
Suositukset tiedonsiirrosta tehokasta muutoksenhallintaa varten
Kehitä kirjallinen viestintäsuunnitelma, jolla varmistetaan, että kaikki seuraavista tapahtuu muutoksenhallintaprosessin aikana.
- Kommunikoi jatkuvasti, usein ja useiden kanavien kautta, mukaan lukien puhe, kirjoittaminen, video, koulutus, tarkennusryhmät, ilmoitustaulut, intranetit ja muutos.
- Ilmoita kaikki muutoksista tiedossa niin nopeasti kuin tiedot ovat saatavilla. (Tee selväksi, että puolueesi on kohti pikaviestintää, joten jotkin yksityiskohdat voivat muuttua myöhemmin.) Kerro ihmisille, että toinen vaihtoehto on pitää kaikki viestintä, kunnes olet myönteinen päätöksistä, tavoitteista ja edistyksestä. Se on tuhoisa tehokkaassa muutoksen hallinnassa.
- Anna ihmisille paljon aikaa esittää kysymyksiä, pyytää selvennyksiä ja antaa panoksia. Jos olet ollut osa skenaarioa, jossa johtaja esitteli muutoksia, piirtoheitinkalvoille, suurelle ryhmälle ja sitten pakeni, tiedät, mitä huonoja uutisia tämä koskee muutoksen integraatiota. Ihmisten on tuntea olevansa mukana muutoksessa. Osallisuus luo sitoutumista - mikään muu ei ole yhtä merkittävä muutosprosessin aikana.
- Ilmoita selvästi muutoksen hallintapyrkimyksesi visioon , tehtävään ja tavoitteisiin. Auta ihmisiä ymmärtämään, miten nämä muutokset vaikuttavat niihin henkilökohtaisesti. (Jos et auta tätä prosessia, ihmiset tekevät omia tarinoitaan, jotka yleensä ovat negatiivisempia kuin totuus.)
- Tunnista, että todellinen viestintä on keskustelu. Se on kaksisuuntainen, ja todellinen keskustelu on tultava. Se ei voi olla vain esitys.
- Vaihdon johtajat tai sponsorit tarvitsevat aikaa keskustella yksi-to-one tai pienissä ryhmissä ihmisten kanssa, joiden odotetaan tekevän muutoksia.
- Ilmoittakaa syyt muutoksiin siten, että ihmiset ymmärtävät kontekstin, tarkoituksen ja tarpeen. Harjoittajat ovat kutsuneet tätä: "rakentaa mieleenpainuvia käsitteellisiä puitteita" ja "teoreettisen kehyksen luominen muutoksen tukemiseksi".
- Anna vastauksia kysymyksiin vain, jos tiedät vastauksen. Johtajat tuhoavat uskottavuutensa, kun he antavat vääriä tietoja tai näyttävät heikentävät tai palauttavat vastausta. On paljon parempi sanoa, ettet tiedä, ja yrität selvittää.
- Johtajien on kuunneltava. Vältä puolustusta, tekosyitä ja vastauksia, jotka annetaan liian nopeasti. Toimella harkitulla tavalla.
- Tehdä johtajia ja muuttaa sponsoreita käytettävissä, aina kun se on mahdollista, muokata toisten kanssa työpaikalla.
- Pidä interaktiivisia työpajoja ja foorumeita, joissa kaikki työntekijät voivat tutustua muutoksiin oppimisen aikana. Käytä harjoittelua vuorovaikutteisen viestinnän muodossa ja mahdollisuus ihmisten turvalliseen tutkimiseen uusista käyttäytymistä ja ideoita muutoksesta ja muutoksenhallinnasta. Järjestön kaikkien tasojen on osallistuttava samaan istuntoon.
- Viestinnän on oltava aktiivista. Jos huhuteho on jo toiminnassa, organisaatio on odottanut liian kauan kommunikointia.
- Tarjoa ihmisille mahdollisuuksia verkottua keskenään, niin muodollisesti kuin epävirallisesti, jakamaan ajatuksia muutoksista ja muutoksenhallinnasta.
- Julkisesti tarkastele mittauksia, jotka ovat olemassa, jotta voidaan kartoittaa muutoksenhallinnan edistystä ja muuttaa toimia.
- Ilmoita palkitsemisesta ja tunnustamisesta positiivisiin lähestymistapoihin ja saavutuksiin muutoksissa ja muutosten hallinnassa. Juhli jokainen pieni voitto julkisesti.