Kuinka työntekijät pääsevät käsittelemään henkilöstötiedostoaan?
Koska työntekijät tietävät, että nämä tietueet ovat olemassa, he haluavat tarkastella niitä aika ajoin, jotta näet, mitä tiedosto sisältää.
Päättäessäsi, miten tarjota työntekijälle (ja entiselle työntekijälle pääsyä), pidä mielessä kaikki yrityksellesi sovellettavat lait.
Monissa valtioissa on lakeja, jotka edellyttävät yritystä tekemään tiettyjä osia tiedostoista nykyisten ja entisten työntekijöiden käyttöön. Tarkista työsuojeluasiamiehenä , että käytäntösi noudattaa kaikkia lakeja.
Esimerkiksi liittovaltion laissa edellytetään, että Yhdysvaltojen vammaislakiin liittyvät tiedot säilytetään erillään henkilöstörekistereistä. Jos yrityksesi on HIPAA: n alainen, varmista, että lääketieteellisen kirjanpidonne noudattaa myös sitä.
Sinulla voi olla paljon liikkumavaraa siitä, mitä työntekijät voivat nähdä heidän tiedostossaan. Muista kuitenkin, että vaikka olette määrittäneet, että työntekijä ei voi päästä tiettyihin tietoihin, kuten vertailutarkistuksiin, niin että siinä tapauksessa, että kyseinen tieto on havaittavissa, on kyse oikeudenkäynnistä.
Siksi kehota henkilökuntaa kirjaamaan asiat tarkasti ja noudattamaan lain aina. Työntekijärekisteriä ei ole paikka sisäpiirissä tai pienissä huomautuksissa.
Nämä eivät mene kunnolla tuomioistuimeen.
Yleisenä periaatteena on, että yhdellä arkistoon sijoittavalla portinvartijalla varmistetaan menettelyjen noudattaminen ja johdonmukaisuus. Et halua, että yksi HR-päällikkö antaa ihmisille mahdollisuuden ottaa tietonsa takaisin työpisteeseensä, kun taas toinen estää pääsyn lainkaan.
Vaatii, että jokainen lähtee läpi yhden lähteen, pitää asiat johdonmukaisena ja laillisena.
Tietojen tallentamista ja tallentamista ja käyttöä koskevat lait ovat hankalia. Varmista, että pysyt ajan tasalla.
Alla oleva käytäntö on hyvä alku yrityksellesi , mutta muista , että tilasi ja paikalliset lait voivat vaihdella.
Näyte työntekijärekisterin käyttöoikeuspolitiikasta
Kaikki työntekijät, entiset työntekijät ja työntekijöiden edustajat voivat tarkastella henkilötiedoston tiettyjä sisältöjä etukäteen henkilöstöhallinnon henkilöstölle. Työntekijän pätevyyteen liittyvät asiakirjat, kuten hakemus, edistäminen , kurinpitotoimet ja siirto, voidaan tarkastella . Lisäksi työntekijä voi tarkastella lomakkeiden ja koulutustietojen kirjaamista.
Asiakirjat, joita työntekijä ei voi tarkistaa, ovat viittaukset tai vertailutarkastukset, johdon tekemät tutkimukset, lääkärintodistukset, oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat, kaikki asiakirjat, jotka rikkoisivat toisen työntekijän luottamuksellisuutta ja asiakirjat, joita käytetään työntekijöiden suunnittelussa.
menettely
Työntekijä, joka haluaa tarkistaa henkilötiedostonsa sallitun sisällön, tulee ottaa yhteyttä henkilöstöön 24 tunnin varoitusajalla (viikonloppuisin). Entisille työntekijöille tai henkilöille, jotka ovat tuntemattomia henkilöstöhallinnon henkilöstölle, on esitettävä tunnistetiedot ja / tai todiste henkilötiedoston käyttöoikeudesta.
Työntekijöiden on tarkasteltava henkilöstötiedostojaan henkilöstöosaston henkilöstön läsnä ollessa.
Työntekijät eivät saa poistaa toimistosta mitä tahansa henkilötiedoston osaa .
Työntekijä voi pyytää valokopiota tiedostosta tai sen osista. Sisällöltään henkilökunnan henkilöstö toimittaa valokopiot. Laajan kopioinnin vuoksi työntekijä joutuu maksamaan valokopiot.
Jos työntekijä on tyytymätön henkilökuntatiedoston asiakirjaan, henkilöstön henkilöstön läsnä ollessa työntekijä voi kirjoittaa selityksen tai selvennyksen ja liittää sen riidanalaiseen asiakirjaan. Henkilöstö tai työntekijä eivät missään olosuhteissa muuta todellista asiakirjaa.
Työntekijä voi myös pyytää, että asiakirja poistetaan henkilötiedostosta. Jos henkilöstöhenkilöstö on samaa mieltä, asiakirja voidaan poistaa.
Jos henkilöstöhenkilöstö ei ole samaa mieltä, asiaa voidaan hakea muutosta avoimessa ovipolitiikassa .