Heads Up: liittovaltion lait ja valtion lait voivat erota
Tässä on HR-tietojenkäsittelyn perusohjeet. Muista kuitenkin, että valtion lait voivat poiketa näistä ohjeista. Jos valtion lait ja liittovaltion lait ovat ristiriidassa, pidä kirjaa aina riippuen siitä, kumpi vaatimus on pidempi.
On parempi pitää jotain liian kauan kuin ei tarpeeksi kauan.
Ansioluettelot: 1 vuosi
Sinun on tallennettava kaikki jatkotutkimukset, haastattelulomakkeet, sovellukset ja työpaikkailmoitukset sekä jopa hakuhakusi hakijan seurantajärjestelmän kautta yhden vuoden kuluttua päätöksen tekemisestä. Joten, jos haastat hakijaa ja koko prosessi kestää kolme kuukautta, niin vasta viimeisen palkkauspäätöksen tekemisen jälkeen kello alkaa tikittää.
Miksi sinun täytyy tehdä tämä? Jos joku kyseenalaistaa palkkauspäätöksen, sinun on osoitettava, että et ole syrjivä laittomasti missään muodossa , muodoltaan tai muodoltaan. Lakien, kuten vammaisten lakien , VII osaston ja monien muiden lakien , edellytetään osoittavan, että olette vaatimusten mukaisia. Näiden tietojen säilyttäminen auttaa sinua tekemään tämän.
Drug Test Records: 1 vuosi tai 5 vuotta kuljetustöihin
Jos tarvitset huumetestejä ennen työsuhdetta , se on osa vuokrausrekisteriä, ja sinun on säilytettävä jäljennös tuloksista vuodeksi.
Jos teet muita huumeidenkokeita, joko työtapaturmasta tai satunnaistarkastuksen osana, sinun on säilytettävä nämä tiedot yhden vuoden ajan. Kuitenkin, jos teet liikennesääntöjen osaston, huumeiden testauspöytäkirjan vähimmäisaikaväli on viisi vuotta.
Palkanlaskenta / aikakortit, jne .: 3 vuotta minimi, 5 vuotta irtisanomisen jälkeen suositellaan
Laki vaatii, että voit säilyttää nämä tiedot kolmen vuoden ajan, mutta viimeaikaisissa oikeusjuttuissa on järkevämpää pitää ne pidempään.
Haluat ylläpitää kirjaa siitä, kuinka paljon jokainen työntekijä on maksettu ja kuinka monta tuntia he ovat työskennelleet koko yrityksessäsi. Pidä kirjaa vähintään viisi vuotta sen jälkeen, kun työntekijä on poistunut syystä riippumatta.
Vapaasti palkattujen työntekijöiden ei tarvitse ylläpitää aikatietojasi, sillä heidän palkkansa on sama riippumatta siitä, mikä on työtuntien määrä. Jos olet kuitenkin luokitellut työntekijän väärin, jos hän olisi ollut vapautettu verosta, nämä työtunnit saattavat ohjata sinut maksamaan ylityötä .
Varmista, että sisällytät, kuinka yritys laski maksa. Esimerkiksi sinun on seurattava, oliko suora palkka, palkka, palkkio, ylitöitä, työkorvausta tai suoraa tuntipalkkaa.
Sinun täytyy tehdä tämä paitsi palkka- ja verotuskysymyksissä, mutta monet muut päätökset perustuvat työtuntien määrään. Esimerkiksi FMLA: n kelpoisuus riippuu vuoden työtuntien määrästä. Jos sinulla on osa-aikainen vapautettu työntekijä, kannattaa harkita aikaa tallentamista varten FMLA-kelpoisuuden määrittämiseksi. Sinun on myös voitava todistaa, että maksat työntekijöitänne kaiken tunnin ajan, jonka he työskentelivät.
Lomake I-9: 3 vuotta vuokrauksen jälkeen, 1 vuoden irtisanomisen jälkeen, kumpi sitten on myöhemmin.
Ylläpitää työntekijän I-9 lomaketta, joka on tallennettu erikseen henkilöstörekisteristä, kolmen vuoden ajan siitä, kun olet palkannut työntekijän ja yhden vuoden ajan työsuhteen päättymisestä, riippuen siitä kumpi on myöhemmin.
Terveys / eläke-etuudet: 6 vuotta
Sinun on pidettävä kirjaa suunnitelmistasi kaikista eduistasi vähintään kuuden vuoden ajan. Tuomioistuimet ovat todenneet, että jos työntekijä syyttää sinua sanomalla, että hän ansaitsee korkeamman eläkkeen, työnantajan on esimerkiksi osoitettava, että he eivät ole enää velkaa, eikä työntekijän vastuuta todistaa, että he tekevät. Pidä kaikki nämä yhteenveto-ohjeet.
Jos sinulla on aiempia työntekijöitä, jotka ovat oikeutettuja COBRA-järjestelmään , laajentamalla heidän terveyttään, sinun on myös pidettävä nämä tiedot kuudeksi vuodeksi vain turvalliseksi. Laki ei sisällä pidättymistä, mutta koska tätä voidaan soveltaa työntekijän eläketurvaa koskevan lain (ERISA) nojalla, tämä laki vaatii säilyttämistä kuuden vuoden ajan. Jos haluat olla turvallisella puolella, älä heitä niitä ulos.
FMLA Records: 3 vuotta
Kun työntekijä pyytää FMLA: ta , sinun pitää säilyttää tämä paperireitti, vaikka kieltäisit lomasi. Varmista, että seuraat jokaisen työntekijän loman - kun se alkoi ja kuinka paljon aikaa käytettiin. Jos työntekijällä on ajoittainen FMLA, varmista, että seuraat jokaisen lomakkeen ja dokumentoidaksesi käytettyjen tuntien lukumäärän . Päivämäärät ja tuntimäärä on dokumentoitava. Muista, että jaksottaista lomaa voidaan käyttää muutaman tunnin ajan päivässä tai muutaman päivän viikossa. Dokumentaat kaiken ja pidä nämä tietueet.
Muista, että tämä ei ole kattava luettelo, ja se koskee vain liittovaltion sääntöjä. Sinulla saattaa olla muita tietueiden tallentamista koskevia lakeja, jos olet esimerkiksi liittovaltion urakoitsija tai valtionne on erilaiset standardit. Jos epäilet, älä heitä sitä ulos.
Voit käyttää lisää resursseja tietojenkeruun pitämisestä ja pakollisesta raportoinnista Human Resource Management -yhdistyksessä (SHRM).
Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.