Mitä pitäisi (ja ei pitäisi) sijoittaa työntekijän henkilötiedostoon
Toisissa on pääsy henkilöstöhenkilöstöön, ja työntekijät voivat pyytää pääsyä heidän tietueisiinsa. Asianajajat voivat myös pyytää oikeudenkäyntejä ja Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) valituksia koskevan henkilöstörekisterin sisältöä.
Entinen työntekijä voi myös pyytää kopion henkilöstörekisteristä.
Kaikkien näiden potentiaalisten käyttötarkoitusten ja potentiaalisten katsojien henkilöstörekisterin avulla työnantajan on huolehdittava siitä, että hän ylläpitää puolueettomia tosiasiallisia asiakirjoja työntekijän työhistoriasta henkilöstörekistereissasi. Käytä näin ollen näitä yleisiä ohjeita asiakirjoihin, jotka säilytetään organisaation henkilöstörekistereissä.
Henkilöstötiedoston sisältöä koskevat yleiset ohjeet
- Henkilöstörekisteriin liittyvien tietojen on oltava tosiasioita. Henkilöstön henkilöstön lausunnot; satunnainen seteleitä; juoru; perusteettomat huhut; kysymyksiä, raportteja tai tattletaalisia väitteitä muilta työntekijöiltä, joita ei ole tutkittu; väitteitä, joita ei harjoiteta, tutkittu ja tehty; ja kaikki muut ei-tosiasialliset tiedot, kommentit tai muistiinpanot olisi jätettävä työntekijän henkilötiedostoon.
Yksi pahimmista esimerkkeistä hyökkäävästä kommentaarista, jonka HR-päällikkö löysi haastatelluista henkilöstörekistereistä, sisälsi vuokrausjohtajan haastatteluja. Yksi totesi: "Mahdollisesti liian lihava nousta ylös ja alas portaiden mukaan". Kuvittele työntekijä, asianajaja ja jopa tulevat työntekijät ja esimiehet, jotka lukevat tällaisia kommentteja.
Toisessa yrityksessä päällikkö löysi perustelemattomia toteamuksia, joiden mukaan johtajat ja muut olivat sijoittautuneet työntekijän tiedostoihin, kuten "Maryn vihainen, koska hän ei saanut korotusta. Hän hidasti työtä alaspäin tarkoituksenmukaisesti päästäkseen jopa johtajansa kanssa". Katso ongelma?
- Henkilöstörekisteriä on harkittava huolellisesti asianmukaisiin tiedostoihinsa. Määritä yrityksen henkilötietojen pöytäkirja, joka perustuu valtion ja liittovaltion lakien , työlainsäädännön, kuten vuoden 1996 sairausvakuutuksen siirrettävyyden ja vastuullisuuden lain (HIPAA) , sekä työnantajan parhaisiin käytäntöihin.
Sitten kiinni protokollasta. Et halua löytää satunnaislääkärin tekosyitä henkilötiedostoon, kun he kuuluvat lääketieteelliseen tiedostoon. Haluatko myös perustella ja perustella työntekijän edistämistä palkkalistoilla?
Et myöskään halua ottaa rekisteriä palkkauspäätöksestä, joka sisältää taustatarkastuksia tai muistiinpanoja henkilöstötiedoston entisten työnantajien kanssa käydyistä keskusteluista.
- Ohjaajat, johtajat ja muut työntekijät, jotka asettavat asiakirjat henkilöstökirjastoon, on koulutettava kirjoittamaan asiakirjat asianmukaisesti. Työntekijän totesi, että työntekijä oli täydellinen deadbeat , ei voita henkilöstöä kirjaa palkintoja, mutta opettamattomien esimiesten tiedetään kirjoittavan vastaavia lausuntoja.
Parempi vielä, rajoita pääsy tiedostoihin henkilökunnan henkilökunnalle, joka on vastuussa tietueista ja tietää, mitä pitäisi ja ei pitäisi sijoittaa henkilötiedostoon. - Sijoita henkilöstörekisteriin tallennetut tiedot niin työntekijän työhistorian myönteisten kuin kielteisten näkökohtien mukaan. Liian usein henkilöstörekistereissä painotetaan jokaista negatiivista tapahtumaa ja jätetään huomiotta positiiviset komponentit.
- Ymmärrä eron esimiehen henkilökohtaisten muistiinpanojen suhteesta hänen raportoivaan henkilöstöönsä ja virallisen henkilöstörekisterin tiedot. Esimiehen muistiinpanot, joita käytetään suorituskyvyn parantamiseen , hankkeiden seurantaan ja tavoitteiden loppuunsaattamiseen, ja oikeudenmukaisen määrittäminen esimerkiksi esityksiin ja suorituskyvyn kehittämissuunnitelmiin , kuuluvat esimiehen yksityiseen tiedostoon eikä yhtiön viralliseen henkilöstötietoon.
Tunnista myös tarve kouluttaa ohjaajia muistiinpanojen tekemiseen ja asiakirjojen säilyttämiseen hallintatiedostoissaan. Sama kriteeri tosiasioissa, ei mielipiteitä ja erityisiä esimerkkejä, ei kuulemista, koskee yksityisiä muistiinpanoja.
Valvojan yksityiset muistiinpanot voidaan pyytää oikeusjutulta, joten varovaisuutta suositellaan myös yksityisillä muistiinpanoilla. Valvojien käytäntöjä, jotka säilyttävät rekisteritietueet, jotka ovat virallisen henkilöstötiedoston hallintatiedostossa, ei suositella.
- Ansaitut dokumentaatio ja haastattelupartiot esittävät hieman ongelman. Paras tapa on säilyttää erillinen tiedosto kullekin täyttämäsi paikalle, joka sisältää kaikki asiakirjat, jotka liittyvät kyseisen tehtävän täyttämiseen työn lähettämisestä vertailutarkistuksiin. Tässä tiedostossa on hakijoiden jatkoa, kattavuuskirjeitä ja hakemuksia, paitsi että siirrät palkatun työntekijän hakemuksen työntekijän henkilötiedostoon.
Tässä tiedostossa on viralliset tarkistusluettelot ja lomakkeet, jotka pyrkivät puolueettomaan edustukseen potentiaalisen työntekijän pätevyydestä ja tukevat päätöstäne palkata pätevin ehdokas. Vuokrasuunnittelijan antamat mielipiteet ja muistiinpanot, jotka otettiin palkkaamisen aikana, eivät kuulu tähän tiedostoon. Henkilöstö voi kerätä nämä setelit säilyttääkseen täydelliset asiakirjat työsuhdepäätöksestä, mutta ne eivät kuulu henkilöstörekisteriin.
- Henkilöstörekisteriin kuuluvat työssäolopäätökset , kuten edistäminen , sivuttain siirtyminen ja palkankorotukset . Valvojan tai HR: n mielipiteet työntekijästä eivät. Työntekijän henkilötiedostoon kuuluu myös viralliset kurinpitotoimet , kuten kirjallinen varoitus .
Erityisiä esimerkkejä asiakirjoista, jotka eivät saisi olla henkilöstörekistereissä
Seuraavia tietoja ei saa sijoittaa henkilöstörekisteriin. Asiakirjat voivat vaatia erillistä tiedostoa, ne voidaan luokitella valvonta- tai hallinnointitietoiksi tai työnantaja ei saa pitää niitä lainkaan.
- Kaikki lääketieteelliset tiedot kuuluvat lääketieteelliseen tiedostoon .
- Palkanlaskennan tiedot kuuluvat palkkasummatiedostoon .
- Työntekijöiden sosiaaliturvatunnuksia sisältäviä asiakirjoja tai tietoja työntekijän suojatuista luokituksista , kuten ikä, rotu, sukupuoli, kansallinen alkuperä, vammaisuus, siviilisääty, uskonnolliset vakaumukset jne. Ei saa koskaan säilyttää henkilötiedostoissa.
- Valvojan dokumentointi työntekijän työskentelyn hallitsemiseksi, tavoitteiden asettamiseksi, annettavan palautteen ja niin edelleen olisi jätettävä yksityiseen, valvojan tai johtajan omistamaan kansioon.
- Tutkinta-aineisto, mukaan lukien työntekijän valitus, todistajien haastattelut, työntekijöiden haastattelu, havainnot, asianajajan suositukset ja ratkaisu sekä jatkotoimet, joilla varmistetaan, ettei ketään vastusteta , olisi säilytettävä erillisessä henkilötietokannasta.
- Tiedoston työntekijä I-9 lomakkeet I-9-tiedostossa tai -paikassa , pois työntekijöiden henkilöstörekistereistä.
- Aseta taustatarkastukset, kuten rikostutkimus, luottoraportit jne., Ja huumeiden testauksen tulokset erillisessä tiedostossa, jonka esimiehet, johtajat ja työntekijä eivät voi käyttää. SHRM suosittelee joko tätä erillistä tiedostoa tai suosittelee, että nämä tiedot voidaan myös tallentaa työntekijän lääketieteelliseen tiedostoon.
- Työntekijän Equal Opportunity -rekisteriä , kuten itseidentifikaatiomuotoja ja hallituksen raportteja, ei pidä säilyttää henkilötiedostossa eikä minne tahansa ohjaajalla ole pääsyä.
Jos noudatat näitä ohjeita, organisaatiosi tallentaa tehokkaasti tosiasialliset, tukevat työhistorian ja henkilöstörekisterit sopivissa paikoissa.
Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.