Tee kokouksista vähemmän tylsiä, jotta voitte saavuttaa tavoitteensa
Jos ihmiset eivät kiinnitä huomiota ja keskittyvät, kokous on vain ajan hukka. Miten voit tehdä tylsää kokousta jännittävämmäksi, jotta he saavuttaisivat jotain?
Tässä on 5 käytännön vinkkejä:
1. Kieltävät Smart-puhelimet
Kyllä, tämä on kuin kertoa ihmisille heittääkseen lapsensa susien uurkaan ennen kokousta. Ihmiset vaativat, että heillä on puhelimesi - loppujen lopuksi voi tapahtua hätätilanne. Joo. Maailma voi päättyä neljännesvuosittain suunnitellun kokouksen aikana, mutta se on epätodennäköistä.
Nykyisen teknologian ongelma on se, että voit keskittyä siihen, mikä ei ole edessäsi - kokouksessa. Hauska asia on, jos ihmiset kohtaisivat ihmisiä, jotka he olivat lähettämässä kokouksesi aikana, he lähettävät tekstiviestejä. Puhelimet pysyvät pöydissä .
Ilman puhelinta kokouksesi aikana tapahtuu kaksi asiaa. Sinun on pakko pysyä nykyisessä ja seisokkeja käytetään viestimään muiden osanottajien kanssa. Miksi se on tärkeää? Koska kokoukset ovat mielenkiintoisempia, kun tiedät kollegoistasi.
Kuinka sinä tutustut niihin? Puhuttelemalla heille.
Mitä teet, kun sinulla on puhelin? Et puhu uusille ihmisille.
2. Valmistaudu, Valmistaudu, Valmistaudu
Kokous, jossa johtaa tai valmentaja tulee myöhässä , ei ole esityslistaa , ja siivet sen, on tylsää ja tylsiä. Hyvin valmisteltu kokous voi olla kiehtovaa ja kiehtovaa. Kun johtajalla on suunnitelma ja tarkoitus, kokous on mielenkiintoisempi.
Kun ei ole suunnan tai tavoitetta, kokous ei ole mielenkiintoinen.
Valmistelun toinen osa on parantaa omia taitoja. Olet ollut kokouksissa, jotka olivat tuottavia ja vuorovaikutteisia ja tekivät sinusta tuntuu, että voisit mennä eteenpäin ja tehdä suuria asioita. Ja olet osallistunut kokouksiin, joissa olet melko varma, että jos nukahdit, kukaan ei kaipaa sinua, ja et kaipaa mitään tärkeää. Ero on kokouksen johtava henkilö.
Jos kokoukset ovat tylsiä, katsokaa peiliin . Etsi keino parantaa. Voit ottaa muodollisen luokan (HR-osastosi voi auttaa sinua ehdotusten kanssa). Voit pyytää palautetta ja ohjausta työtovereilta, jonka kokoustaidot ihailet, tai voit ottaa verkko-luokan. Paljon apua on käytettävissäsi, ja paljon se on ilmaista, kun haluat tehdä tavallisista tylsistä kokouksista entistä jännittävämmän.
3. Kaikki osallistuvat
Miksi kaikkien pitäisi osallistua? No, koska jos osallistuminen ei ole välttämätöntä, voit käsitellä tätä koko asiaa sähköpostitse. Vakavasti. On hyvin vähän kertoja, kun haluat tuoda ryhmän tiedon välittämiseen.
Kyllä, on olemassa joitakin asioita, kuten massojen irtisanomisia tai täydellinen yrityksen rakenneuudistus, joka menisi paremmin, jos johtaja on puhunut koko ryhmälle, mutta useimmissa tapauksissa kokoukset tulisi aina olla vuorovaikutteisia .
Miten interaktiivinen? Tämä riippuu kokouksen tarkoituksesta. Jos se on aivoriihi , kaikkien pitäisi puhua. Jos joku ei puhu, soita hänelle. Introvertit saattavat pidä tällaista kokousta - ja sinun ei pidä kokoontua suurille paineille introvertteihin asettamalla ne paikan päällä.
Kokouskulttuurinne on kuitenkin varmistettava, että kaikki osallistuvat näihin aivoriihihteisiin, ja heidän on tiedettävä, että heidän osallistumisensa tarvitaan etukäteen.
Jos se on suunnittelukokous tai tavoitteiden asettamiskokous tai jopa neljännesvuosittainen raporttikokous, pitäisi olla aikaa syöttää, esittää kysymyksiä tai tehdä kommentteja. Ilmakehän on kannustettava osallistumista, mutta muutamia rajoja (ks. Alla).
4. Älkää antako ihmisen hallitsevan
Jos johdat kokoukseen , on luonnollista, että puhumme eniten.
Sen jälkeen et kuitenkaan halua, että toinen henkilö hallitsee keskustelua. Se voi tehdä kokouksen ikäväksi. Muista ohjata kommentteja ja kutsua ihmisiä, joiden tiedät olevan alueen asiantuntijoita, jotta hajota pakonomainen puhuja.
Esimerkiksi, kun Jane on tehnyt neljännen huomautuksensa ja aloittaa viidenneksen, leikkaa hänet mahdollisimman mukavasti sanomalla: "Kiitos, Jane, tunnemme asenne. Haluaisin kuulla, mitä Karen sanoo. Ja Jim ja Bob eivät ole vielä voineet puhua.
Joskus sinun täytyy puhua Janesin kanssa ennen kokousta muistuttamaan heitä siitä, että kohta kokoontuu ryhmänä jakamaan ideat kaikkien kanssa ja jos hän hallitsee kokousta, niin ei ole yhtä onnistunut. Tai heti kokouksen jälkeen toimii hyvin, sillä tarvitset tarvittaessa uusia esimerkkejä.
Ihmiset, jotka ovat ottaneet aikaa osallistua kokoukseen, antavat heidän tietonsa ja kokemuksensa, ansaitsevat mahdollisuuden puhua ja jakaa mielipiteensä. Johtajana voit oppia hallitsemaan käyttäytymistä, joka heikentää kokousta .
5. Tee toimivat kohteet
Kokous, joka päättyy ilman toimia, oli vain ajanhukkaa . Se on info-kaatopaikka, jolloin tapaaminen ei ollut paras tapa edetä. Mielenkiintoinen ja jännittävä kokous päättyy asioihin, joita ihmiset voivat ja niiden pitäisi tehdä - joko yksilöllisten tavoitteidensa tai yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi tai ihanteellisesti molemmilla. Jos ihmiset eivät ole kävelymatkan päässä tietäen, mitä seuraavat vaiheet ovat, kokous epäonnistui.
Sen lisäksi, että niillä on toimivat kohteet, on tehtävä seuranta. Tämä voi tapahtua toisessa kokouksessa tai erikseen, mutta sen on tapahduttava. Ihmiset virittävät, jos he tietävät, että toimenpideluokat ovat kaikki esillä.
Kokoukset eivät koskaan korvaa matkoja Disneylandiin jännitystä kohtaan, mutta voit tehdä niistä jännittävämpiä ja mielenkiintoisempia ja tuottavampia. Tee nämä viisi muutosta ja teet tavanomaiset tylsät kokoussi jännittävämmiksi osallistujille. Ja tämä on hyvä organisaatiosi menestykseen.