HRIS Määritelmä ja kuvaus
Normaalisti pakattu tietokantaan, satoja yrityksiä myydään jonkinlaisen HRIS-muodon ja jokaisella HRIS: llä on erilaisia valmiuksia.
Valitse HRIS huolellisesti yrityksesi tarpeiden mukaan. Koska HRIS on kehittynyt yhä enemmän, valinta on tullut tarpeeksi käytännössä lamaannuttamaan HR-osastoa .
Keskeiset näkökohdat, kun tarkastelet HRIS-vaihtoehtoja
HRIS: n valinta on stressaava tilanne, koska niin monta vaihtoehtoa on olemassa. Yrityksesi haasteisiin parhaiten sopivien vaihtoehtojen poistaminen on haastavaa. Järjestelmän tarjoamien tietojen läpi tapahtuva kahlaaminen on myös haastavaa.
Myyjät ovat usein tilaamia myyjiä, jotka suullisesti voivat kertoa sinulle, että järjestelmä vastaa tarpeitasi. Varmista, että tarkistat tämän useilla eri lähteillä, mukaan lukien nykyiset asiakkaat, online-keskusteluryhmät, LinkedIn, muut SHRM-jäsenet ja Google-arvostelut.
Nämä ovat muita tekijöitä, jotka on otettava huomioon valitsemalla HRIS.
- Muista, että vaikka yrityksesi on vain muutamia ihmisiä nykyään, se voi olla kaksi kertaa niin monta tai jopa kymmenkertaista kuin monet työntekijät tulevaisuudessa, joten valitse järjestelmä, joka voi kasvaa yrityksesi kanssa.
- Toinen tärkeä tekijä, jota sinun on harkittava, on se, että monet HRIS pystyvät suorittamaan vain osan siitä, mitä tarvitset automaation suorittamiseen. Näissä tapauksissa haluat varmistaa, että lisäosien tai muiden järjestelmien komponentit toimivat yhdessä virheettömästi. Jälleen, älä ota myyjän sanaa siitä, että järjestelmät toimivat yhdessä. Tee tutkimuksesi.
- Tarkista myös, millaista koulutusta ja jatkuvaa tukea on saatavilla henkilökunnallasi. Sinun on myös varmistettava, että myynti-konsultin lupaukset koulutuksesta ja seurannasta ostoksen jälkeen kirjataan sopimukseen HRIS: n hankkimiseksi. Ja tarkista muiden organisaatioiden kanssa varmistaaksesi, että valitulla yritykselläsi on jatkuva, hyödyllinen tuki.
Parempien HRIS-valintojen toimivuus
Tyypillisesti paremmat henkilöresurssijärjestelmät (HRIS) tarjoavat yleisesti:
Kaikkien työntekijöiden tietojen hallinta . Tiedot, kuten nimitykset, otsikot, osoitteet ja palkat, ovat perusajatus. Palkka- ja sijaintihistoria, raportointirakenteet, suorituskyvyn arviointihistoria ja muut kriittiset työntekijätiedot.
Yritykseen liittyvät asiakirjat , kuten työntekijöiden käsikirjat, hätäevakuointimenettelyt ja turvallisuusohjeet.
Edut hallinto mukaan lukien ilmoittautuminen , tilan muutokset ja henkilökohtaisten tietojen päivitys. Ihanteellisessa järjestelmässä voit antaa työntekijöille mahdollisuuden etsiä ja tarkistaa omia tietojaan, mukaan lukien loma-seuranta.
Täydellinen integraatio palkanlaskennan ja muun yrityksen rahoitusohjelmistojen ja kirjanpitojärjestelmien kanssa . Kun nämä ovat yhteydessä, voit varmistaa, että palkkatodistukset ovat oikein.
Virallisen palkkatason ja palkkasummien välillä ei ole koskaan irtikytkemistä. Jos järjestelmät eivät integroitu, on helppo päivittää palkka yhdessä järjestelmässä eikä toisessa.
Hakijan seuranta ja jatkokehittäminen : Kun järjestelmäsi on saumaton, rekrytoija voi napsauttaa palkattua painiketta ja kaikki hakijan tiedot siirretään työntekijöiden puolelle. Tämä säästää niin paljon aikaa, koska tietojen syöttäminen ja paperityö käytännöllisesti katsoen häviävät.
Jos hakija asettaa omat tietonsa hakemuksen yhteydessä, voit varmistaa tarkkuuden. Jos tarjouskirja syntyy samasta järjestelmästä kuin palkkasumma, palkka sopii täydellisesti eikä väärinymmärrystä ole.
Suorituskykyä koskevat kehityssuunnitelmat: Se ei riitä pelkästään suunnitelmiin, jos ne tallennetaan keskeiseen järjestelmään, ne voivat helposti seurata työntekijää asemasta asemaan.
Ylimmän johdon voi suorittaa raportteja, joissa nähdään, missä ihmiset ovat, ja mitä yksittäiset päämiehet suunnittelevat tulevaisuuden suunnittelun kannalta.
Kurinpitotoimet: On tärkeää seurata, kuka on keskeytetty, vähennetty tai muita negatiivisia toimia vastaan otettu huomioon - vaikka työntekijä poistuu organisaatiosta. Kun yritys pyytää ja pyytää entistä työntekijän viittausta , HR-yksikön ylläpitäjä voi helposti etsiä ja ilmoittaa, onko henkilö oikeutettu rehireeseen.
Harjoitustietueet: Tämä on erityisen tärkeää yrityksessä, jossa tarvitaan sertifikaatteja ja lisenssejä. Muissa yrityksissä harjoittelutietueilla ei ehkä ole tätä merkitystasoa, mutta silti voi olla, että tiedon hankkiminen on hyödyllistä, kun kehität työntekijöitänne, mikä on avaintekijä, jota he haluavat työssään.
Yhteenvetona, HRIS, joka palvelee tehokkaimmin yrityksiä, seuraa näitä tietoja:
- osallistuminen ja voimanotto ,
- maksaa korotuksia ja historiaa,
- maksa palkkaluokkiin ja tehtäviin,
- suorituskyvyn kehittämissuunnitelmat ,
- vastaanotettu koulutus,
- saadut kurinpitotoimet ,
- henkilökohtaiset työntekijätiedot ja joskus,
- johdon ja keskeisten työntekijöiden perimyssuunnitelmat ,
- korkea potentiaalinen työntekijöiden tunnistaminen ja
- hakijan seuranta, haastattelu ja valinta.
Oikean HRIS: n hyödyt
Tehokas HRIS antaa tietoa vain siitä, mitä yrityksen on seurattava ja analysoitava työntekijöistä, entisistä työntekijöistä ja hakijoista. Yrityksesi tulee valita henkilöstötietojärjestelmä ja muokata sitä vastaamaan tarpeitasi. Jos yrityksesi on kasvupolulla, valitse järjestelmä, joka voi kasvaa kanssasi.
Se on melko edullinen toteuttaa perus HRIS, mutta varmista, mitä olet toteuttanut vastaa yrityksesi todellisia tarpeita. Haluatko pystyä ylläpitämään liikevaihtoilmoituksia? Lähetä organisaatiokaaviot?
Salli johtajien sähköinen pääsy aikaisempaan tehokkuusarviointiin? Haluatko, että kaikki on tehtävä HR-osaston kautta tai haluat, että johtajat pääsevät tietoihin itse?
Henkilöstöresurssien henkilökunta antaa HRIS: n tarkoituksenmukaisella henkilöstöllä mahdollisuuden tehdä omia etujaan koskevia päivityksiä ja hallita muutoksia, mikä vapauttaa henkilökunnan henkilöstöä strategisiin tehtäviin . Lisäksi henkilöstön hallintaan, tietämyksen kehittämiseen, urakehitykseen ja kehitykseen sekä tasa-arvoiseen kohteluun tarvittavat tiedot helpotetaan.
Lopuksi johtajat voivat saada tarvitsemansa tiedot laillisesti, eettisesti ja tehokkaasti tukemaan raportoivien työntekijöiden menestystä. He voivat suorittaa omia raporttejaan ja syöttää suunnitelmia järjestelmään, jotta he voivat auttaa perimättä.
Human Resource Information System (HRIS) on ohjelmisto tai online-ratkaisu henkilöstö-, palkka-, hallinta- ja kirjanpitotoimintojen tietojenkäsittelyyn, tietojen seurantaan ja tietojärjestelmien tietotarpeisiin.
Normaalisti pakattu tietokantaan, satoja yrityksiä myydään jonkinlaisen HRIS-muodon ja jokaisella HRIS: llä on erilaisia valmiuksia. Valitse HRIS huolellisesti yrityksesi tarpeiden mukaan.