Kysymykset, jotka pyydetään määrittelemään HR: n tietotekniikan tarpeet
Mutta miten HR ja muut johtajat tietävät valitsevan parhaat HR-tietotekniikat hallitsemaan kaikkia yksityiskohtia, ja että heidän valitsemansa ratkaisunsa pysyvät ajankohtana?
Seuraavassa ovat avainkysymykset, joissa kysytään ja vastataan henkilöstötietotekniikan valintaprosessiin.
- Mikä on HR: n tietotekniikkaohjelmiston joustavuuden ja skaalautuvuuden taso? HR-ammattilaisten tulisi selvittää, voivatko ohjelmistot tuoda tietoja useista Excel-laskentataulukoista, tietokannoista ja paperiohjelmista sekä tasosta, jolla se voi liittää kaikenlaisiin muihin järjestelmiin ja tarvittaviin tietoihin.
Ohjelmiston pitäisi pystyä ottamaan ja suodattamaan tietoa useista lähteistä. Ihannetapauksessa tämä prosessi olisi myös automatisoitava. Monet online-ilmoittautumisratkaisut edellyttävät, että tietoja käsitellään manuaalisesti ennen kuin ne voivat siirtyä operaattorille päivittämään järjestelmäänsä. Päivitysmuodon, siirtosuunnitelman ja toimitustavan automatisointi voi auttaa poistamaan laskutus- ja tukikelpoisuusongelmia. - Voiko ohjelmisto pystyä ottamaan vastaan HR: n yhtiötä ja hyötyy operaattoreiden säännöistä? Todella pätevä ilmoittautumismatkari arvioi jokaisen ilmoittautumistoiminnan ja soveltaa tarvittavaa yhdistelmää sääntöjä, viestejä, kehotteita ja vaihtoehtoja, jotka on erityisesti suunniteltu vastaamaan tarkkoja kelpoisuusvaatimuksia. Ohjelmiston tulisi vastata kaikkia tukikelpoisuussääntöjä, joita yrityksellä ja liikenteenharjoittajilla on.
- Voiko HR-tietotekniikka kasvaa ja skaalata organisaation kanssa? HR: n tulisi arvioida teknologian kykyä kasvaa, kun yritys palkkaa uusia työntekijöitä , toimistoja, etuja ja sääntöjä. HR: n tulisi kysyä kynnysarvot kullekin näistä elementeistä.
- Onko HR-tietotekniikkaohjelmisto kykenevä integroimaan muihin järjestelmiin? Palkkasumma ja muut toiminnot jakavat usein suuren osan samoista tiedoista kuin etujen hallinnan . HR voi saada suuremman tehokkuuden, kun järjestelmään syötetyt tiedot ja muut työntekijän tiedot jaetaan toisen järjestelmän kanssa. Työntekijöiden rekrytoinnin seuranta on toinen tarpeellinen tehtävä.
- Kuka vastaa ratkaisun toteuttamisesta tai rakentamisesta? Mikä koulutustaso on mukana? Jotkut ratkaisut edellyttävät, että asiakas on hyvin mukana alkuperäisessä toteutuksessa, mikä voi olla ylivoimainen jo varattuun HR-järjestelmänvalvojaan.
Henkilöstöllä on oltava selkeä käsitys tarvittavan koulutuksen ja teknisen asiantuntemuksen tasosta sekä odotetun ajan. Kysymysratkaisujen toimittajat tällä alalla voivat tarjota käsityksen hienovaraisista alueista, jotka alunperin voivat olla yksinkertaisia, mutta joihin liittyy merkittävää teknistä osaamista. HR voi sitten määrittää tiettyjä tehtäviä, jotka voivat olla niin hankalia, että ne realistisesti estävät loppuun saattamisen, mikä vähentää HR-tietotekniikan arvoa ja ROI-arvoa. - Jos koulutus on mukana , onko maksua? Myös koulutuskustannuksia olisi arvioitava - mukaan lukien aika-ajo ja matkakulut ulkoisen matkan matkalla. HR: n on saatava tietoon HR-tietotekniikan käyttöönoton kaikki kova ja pehmeä kustannus.
- Kuka omistaa tiedot? Vastaus tähän kysymykseen tulisi olla henkilöstöorganisaatio . Yritysten olisi voitava siirtää tietoja mille tahansa sovelluspalvelun tarjoajalle (ASP). Jos tiedot sijaitsevat operaattorin omistama palvelin, yhtiö voi joskus periä lisämaksuja, jos se vaihtaa liikenteenharjoittajia.
- Millaisia kunnossapito- ja ylläpitotyyppejä tarvitaan? Kun ohjelmisto on asennettu yrityksen paikan päällä oleviin työasemiin tai palvelimiin, usein tarvitaan säännöllisiä päivityksiä kyseiseen tekniikkaan, ja ne voivat olla hankalia suunnitella ja hallita. HR-tietotekniikan päivityksiä tehdään usein automaattisesti ohjelmiston kautta, joka on saatavissa verkkopalvelun (ASP) tai Software as a Service (SaaS) -mallin kautta.
- Mitä turvallisuustoimenpiteitä on HR-tietotekniikassa ? Jos ohjelmisto on saatavilla verkossa ASP- tai SaaS-mallin kautta, tarjoajan on tarjottava päivittäiset varmuuskopiot, varmuuskopiopalvelimet ja lisätty suojaavat kerrokset. Olisi oltava käytössä lisäjärjestelmiä ja -menettelyjä, joilla varmistetaan, että tieto häviää tai pääsy luvattomaan henkilöstöön . Korkealla edustajalla olisi yhdessä muiden johtajien kanssa oltava yksinomainen toimivalta päättää, kuka saa käyttää HR-tietotekniikkaa ja missä määrin.
- Voivatko työntekijät ilmoittautua etuusjärjestelyihin ja tehdä muutoksia reaaliaikaisesti henkilötietoihinsa ja suunnitella valintojaan? Työntekijöiden pääsy on annettava, kun otetaan huomioon laaja yleinen tietokoneiden käyttöoikeus.
Suurin osa työntekijöiden väestöstä on internetyhteys kotona. Työntekijän itsepalvelu tarjoaa valtavia mahdollisuuksia säästää aikaa ja rahaa. Hyvä itsepalvelujärjestelmä ohjaa työntekijöitä sujuvasti syöttämällä tietoja itseään ja huollettaviaan.
Järjestelmän tulisi esittää selkeästi käytettävissä olevat suunnitelmat ja antaa työntekijöille mahdollisuuden tehdä valintoja mukavuutensa mukaan, yksinkertaistaa näitä toimintoja koko prosessin ajan velhojen avulla. Työntekijöiden tulisi myös pystyä lisäämään huollettavia ja vaihtamaan tietoja tarpeen mukaan ympäri vuorokauden, seitsemän päivää viikossa ympäri vuoden.
Nämä ovat lisäkysymyksiä, jotka on vastattava, kun arvioit organisaatiosi henkilöstötietotekniikan tarpeita.
- Aikooko teknologialla antaa henkilöresursseille valtuudet päättää, kuka saa käyttää ja missä määrin? Samalla tavalla, joka tarjoaa työntekijälle pääsyn, tekniikka antaa HR: lle lopullisen sanan. Henkilöllä olisi oltava valtuudet hyväksyä kaikki tiedot ennen kuin heidät lähetetään liikenteenharjoittajille ja heidän on myös määriteltävä, missä määrin työntekijöillä ja muilla henkilöillä on pääsy.
- Millaisia raportointikykyjä HR-tietotekniikasta on saatavilla? Raportointitekniikan pitäisi tarjota useita näkymiä ja formaatteja (taulukkolaskenta, PDF, HTML), suuri kuvaarviointi ja kyky porautua päätöksentekoon. HR: n pitäisi pystyä arvioimaan milloin tahansa erityisiä suunnitelmia, erinomaisia toimia ja muutoksia työntekijöiden demografisiin tietoihin suhteessa etuuksiin ja muihin työntekijöiden tietoihin.
- Onko ohjelmisto tarjoa erityisiä ominaisuuksia HR: n säästämiseksi? Riippuen omiin osastojen tarpeisiinsa, HR voi halutessaan kysyä teknologian kykyä käsitellä tietoja erissä, hallita ilmoituksia ja laskuttaa COBRA-käytännöistä , tarjota itsenäisiä laskutus- ja laskujen sovittelutyökaluja ja erityistä raportointia.
- Onko ohjelmisto tarjoavat erityisiä ominaisuuksia, joiden avulla henkilöstöhallinto voi kommunikoida paremmin työntekijöiden kanssa? Jotkut ohjelmat antavat HR: lle joustavuuden kommunikoida työntekijöiden kanssa useilla tasoilla - massatekstin, sähköisten ilmoitustaulujen ja tiettyjen suodatuskriteerien (kuten sijainti, osasto, vakuutussuunnitelmat, ilmoittautumisasema, eläkkeelle jääminen ja muut) kautta HR-tietotekniikkajärjestelmä. Useita keinoja kommunikoida voi automatisoida prosesseja ja auttaa HR: tä paremmin kohdistusviesteihin.
- Tietääkö HR-tietotekniikkajärjestelmä keino tarkastaa ja tasapainottaa? Sen lisäksi, että henkilöstö voi hyväksyä liiketoimet, monet HR-tietotekniikkajärjestelmät tarjoavat myös henkilöstövalmiuksia, jotka toimivat porttina pitäjänä tilien laskutuksessa, jotta varmistetaan, että he ovat samaa mieltä järjestelmän tietojen kanssa. Tämä voi:
- varmistavat kantoaaltolaskut,
- säästä aikaa ja rahaa,
- avustaa työntekijöiden ilmoittautumisen ajankohtaisessa toimituksessa ja
-hyvityksen vahvistus kelpoisuudesta, kun työntekijät hoitavat hoitoa.
- Miten tietoja vaihdetaan lentoliikenteen harjoittajien kanssa? Ja kuka vastaa tästä vuorovaikutuksesta? HR-tietotekniikkajärjestelmän integraatiota pitäisi arvioida paitsi niiden operaattoreiden lukumäärän mukaan, joilla ohjelmalla on suhteita, mutta sen liittymän mukaan. Jotta varmistat menestyksekkään vuorovaikutuksen harjoittajien kanssa etuja hallinnointisovelluksella, tarvitaan useita vaiheita, kuten:
- hankkimaan alustavan toteutustietojen väestölaskenta;
- käynnissä olevan tiedonvaihdon integroinnin perustaminen;
- päivittäisen tai viikoittaisen vuorovaikutuksen koordinointi varmistaakseen tietojen vastaanottamisen ja tarkan soveltamisen;
-näkemys käynnissä olevista päivityksistä;
- Ilmoittautumisen valvontaa koskevat vaatimukset täyttävät sääntelyviranomaiset; ja
- edistetään ennakoivaa yhteyttä kullakin operaattorilla tiedonsiirtoyhteyden parantamiseksi.
Tieto siitä, kuka vastaa jokaisesta tehtävästä on välttämätöntä tuotesarjojen ymmärtämiseksi. Jokainen ohjelmistotoimittaja tarjoaa erilaisen integraation tason tarjoamalla osa edellä mainituista tehtävistä. HR: n tulisi etsiä yhteistyötä toimittajien kanssa, jotka osoittavat vahvoja, jatkuvia ja saumattomia suhteita yrityksen valittuihin liikenteenharjoittajiin.
Monet palveluntarjoajat voivat siirtää yleistä ANSI 834 -tiedostoa, jota kuljettaja voi tai ei voi hyväksyä, mikä usein vaikuttaa ryhmän kokoon. Johtajien tulisi etsiä palveluntarjoajia, jotka tarjoavat puhtaita, vahvistettuja siirtoja (varmistaen tapahtuman hyväksynnän), joka on räätälöity kunkin liikenteenharjoittajan tarpeiden mukaan ongelmien välttämiseksi. Heidän pitäisi myös etsiä palveluntarjoajia, joilla on oma EDI (Electronic Data Interchange) -osasto toimimaan vuorovaikutuksessa operaattorin omaa, erityistä siirtokieltä.
- Minkä taso asiakaspalvelua tarjotaan? Onko lisämaksu palvelusta? HR: n tulisi määrittää tarjotun avun saatavuus ja mikä on asiakaspalvelun online-ohje tietokannan, verkkokeskustelun, sähköpostin tukemisen, keskustelujen avulla suorana henkilönä tai näiden yhdistelmänä. Kun otetaan huomioon etuuksien herkkyys ja muut HR-tiedot, johtajien pitäisi odottaa vastausta kyselyihin 24 tunnin kuluessa suorasta kontaktista, joka voi auttaa.
- Mikä on HR: n tietotekniikkajärjestelmän kustannus ja onko se suurempi kuin edut? HR: n olisi arvioitava HR-tietotekniikkajärjestelmän kokonaiskustannukset, mukaan lukien kaikki vuosittaiset, kuukausittaiset ja kertaluonteiset maksut tarjotun edun lisäksi. Hieman kalliimpi järjestelmä voi maksaa enemmän eroa ominaisuuksista, joiden avulla työntekijät voivat säilyttää omat tietueensa ja tarjota enemmän mukavuutta, säästöjä ja tarkkuutta. Näitä tekijöitä tulisi harkita ja punnita HR-tietotekniikkajärjestelmän valitsemisessa.
HR-tietotekniikkajärjestelmien tarve kasvaa. HR-henkilökunnan henkilöstö löytää HR-tietojärjestelmien laaja valikoima vaihtoehtoja, joten on yhä tärkeämpää analysoida ja punnita kaikki käytettävissä olevat vaihtoehdot.
HR-tietotekniikkajärjestelmän valitsemista tulisi tarkastella investoinniksi, joka kasvaa osaston ja yrityksen tarpeiden mukaan . Nämä kysymykset johtavat yrityksesi asianmukaiseen HR-tietotekniikkajärjestelmään.