Työnantajalla on hyvät syyt pitää useita henkilöstötiedostoja - joistakin oikeudellisista ja joistakin parhaista käytännöistä.
Dokumentaatiota tarvitaan, jotta työnantajalla on tarkka käsitys työntekijän työhistorioista. Dokumentaatio tukee työnantajan päätöksiä ja voi suojata työnantajaa oikeusjuttuissa.
Henkilötiedoston sisältö antaa historiallisen katsauksen tärkeistä tapahtumista työntekijän uran aikana. He tukevat päätöksiä, jotka koskevat työntekijää ja hänen uransa. He osoittavat, että työnantajan perustelut ovat palkkaamisen, myynninedistämisen, siirtämisen, palkitsemisen ja tunnistamisen sekä palkkauspäätösten takia.
Eri henkilöstötiedostotyyppeihin liittyy erilaisia ohjeita
Koska suositellaan useita henkilötiedostoja, eri tyyppisiä henkilötiedostoja koskevat erilaiset säännöt ja ohjeet.
- Jokaisella henkilöstötiedostyypillä on erilainen syy olemassa oleviin ja erilaisiin sisältöihin perustuen tähän.
- Jokainen henkilötiedosto on tallennettu eri tavalla.
- Henkilötietokannan käyttö on rajoitettu tiettyihin työntekijöihin useimmissa organisaatioissa. Eri henkilötiedostotyypeillä on erilaiset käyttöohjeet.
- Työntekijän käyttöoikeus hänen henkilökuntatiedostoonsa on sallittua, mutta useimmat työnantajat määrittävät työntekijöiden pääsyä koskevat ohjeet henkilöstötiedostoa koskevalla käytännöllä työntekijäkäsikirjassa . (Useilla valtioilla ja lainkäyttöalueilla on erilaisia sääntöjä, joten pysy ajan tasalla sijainnistasi.)
Useimmat organisaatiot eivät salli työntekijän päällikön pääsyä koko henkilöstötiedostoon. He odottavat, että johtajat pitävät asiaankuuluvia asiakirjoja omassa työntekijätiedostossaan, joka ei ole virallinen henkilöstötiedosto.
- Henkilöstöosasto omistaa ja on vastuussa henkilöstötiedostoista.
Suositeltavat henkilöstötiedostot
Tässä on suositeltuja henkilötiedostoja ja mitä sinun on tiedettävä heidän kanssaan.
Työntekijöiden henkilöstötiedosto
Tämä on tärkein henkilötiedosto, jota työnantaja ylläpitää jokaiselle työntekijälle. Henkilötiedosto tallentaa jokaisen työntekijän työsuhteen. Tämä on mitä sinun tarvitsee tietää työntekijän henkilötiedostosta.
Lääketieteellinen tiedosto
Työntekijöiden lääketieteellisellä tiedostolla on vakavia oikeudellisia rajoituksia, joita työnantajan on tiedettävä ja pidettävä huolta. Tässä on, mitä sinun tarvitsee tietää työntekijän lääketieteellisen tiedoston luottamuksellisuudesta ja sisällöstä.
Palkkasumma
Työntekijän pääsy työntekijän palkkalistoille on vähemmän rajoittava kuin pääsy lääketieteelliseen tai henkilötiedostoon. Palkkasummassa on tietoja palkasta, etuuksien valinnasta , palkkojen muutoksista, lahkoista ja muista oikeudellisista asiakirjoista, jotka vaikuttavat työntekijän palkkatilaan. Erilaiset kirjanpito- ja henkilöstöhallinnon henkilökunta käsittelevät tiedot palkkasummasta.
I-9 Lomakkeiden tiedosto työntekijöille
Eri valtion virastojen käyttöoikeuksien vuoksi noudatat parhaita käytäntöjä säilyttämällä erillisen tiedoston työntekijän I-9 lomakkeille . Lue lisää I-9 lomakkeiden tallentamisesta.
Yleiskatsaus henkilöstötiedostoihin
Haluat vain nopeat ja perustiedot henkilöstötiedostoista ? Katso täältä yleiskatsaus työntekijöiden henkilötiedostoihin.
Henkilöstötiedostojen käyttöoikeus työntekijöille
Haluat sallia jokaisen työntekijän tietää, mitä hänen henkilötiedostossaan on , mutta sinun on valvottava tiedostojen eheyttä, täydellisyyttä ja perusteellisuutta. Työntekijän ja työnantajan luottamuksellisuus ja rajoitettu pääsy varmistetaan henkilökuntatiedostoilla.
Mitä ei sisällytettävä työntekijän henkilöstötiedostoon
Etsitkö sisältöä koskevia ohjeita, joita ei koskaan pitäisi sisällyttää työntekijöiden henkilötiedostoon? Seuraavassa on paras suositukseni sisällöstä, jota haluat säilyttää joko erillisessä, epävirallisessa paikassa tai säilyttämättä lainkaan. Tarpeettomien ja puhtaasti ajoittaisten asiakirjojen säilyttäminen voi vahingoittaa sinua.
Dokumentointi
Tiedätkö mikä dokumentti on? Sana, dokumentaatio, kasvaa usein työelämässä ja henkilöstöhallinnossa. Mutta asiakirjojen merkitys ja miksi haluat tehdä asiakirjoja tiettyihin työllistämistilaisuuksiin käsitellään tässä.
> Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että annetut tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat vain ohjeellisia.