Osoittamattomia poissaoloja poissaolon vähentämiseksi
Useimmille yrityksille vastuu poissaolojen hallinnasta on vähentynyt ensisijaisesti välittömiin valvojiin.
Nämä esimiehet ovat usein ainoita ihmisiä, jotka tietävät tietyn työntekijän olevan poissa.
He ovat parhaassa asemassa ymmärtämään yksilön poissaolon olosuhteet ja havaitsemaan ongelman varhaisessa vaiheessa . Niinpä heidän aktiivinen osallistuminen yhtiön poissaolon menettelyihin on keskeinen poissaolopoliittisen ohjelman tai ohjelman yleisen tehokkuuden ja tulevaisuuden menestyksen kannalta.
Varmistaakseen, että esimiehet ovat mukavasti ja päteviä poissaolojen hallinnassa, heillä on oltava täysi tuki ylimmälle johdolle. Kaikkien osapuolten on oltava tietoisia poissaolojen politiikan ja menettelyjen tavoitteesta. Jos osastojen välillä on eroja; politiikka voi menettää tehokkuutensa.
Johdonmukaisuuden lisäämiseksi valvojien tulisi olla koulutettuja vastuualueistaan poissaolojen hallinnasta, neuvonnasta tehokkaiden paluuta työhaastattelujen suorittamiseen ja koulutettu kurinpitomenettelyjen käyttämiseen tarpeen mukaan.
Ohjaajan vastuut
Sen lisäksi, että varmistetaan, että työ katetaan asianmukaisesti työntekijän poissaolon aikana, on olemassa useita muita kriittisiä toimia, joita esimiesten on ryhdyttävä puuttumaan poissaoloihin. Niiden pitäisi:
- että kaikki työntekijät ovat täysin tietoisia organisaation toimintatavoista ja menettelyistä ,
- olla ensimmäinen yhteyspiste, kun työntekijä puhelimessa sairaana,
- (esim. päivämäärä, sairauden laatu / poissaolon syy, odotettu paluu työpäivään ja tarvittaessa lääkärin sertifikaatti),
- tunnistaa häiriöitä aiheuttavat poissaolot,
- suorittaa paluuta työhön haastatteluihin, ja
- toteutettava tarvittaessa kurinpitomenettelyjä.
Palautetta työhön haastatteluun
Valvojien kouluttaminen siitä, miten poissaolojen parhaiten hoidetaan, tulisi sisältää ohjeita siitä, miten tehokkaat ja oikeudenmukaiset työhönpaluuhankkeet voidaan suorittaa. Viimeaikaiset kansalliset tutkimukset osoittavat, että näitä haastatteluja pidetään yhtenä tehokkaimmista työkaluista lyhytaikaisen poissaolon hallinnassa.
Työntekijän paluu työhön voi antaa ohjaajalle tervetulleeksi työntekijän takaisin työhön, sen lisäksi, että hän osoittaa, että johdon vahva sitoutuminen työpaikan poissaolojen hallintaan ja hallintaan on osoittanut. Haastattelu mahdollistaa tarkistuksen, että työntekijä on tarpeeksi paluuta työhön.
Tarvittavat paperityöt voidaan suorittaa niin, että poissaolo ja sen tekeminen kirjataan asianmukaisesti. Se, että käytössä on vakiintunut menettely, jolla tutkitaan ja keskustellaan poissaoloista työntekijän kanssa, voi itsenäisesti toimia estäväksi loukkaamattomuuden syistä.
Haastattelut on tehtävä mahdollisimman pian, kun poissaolon on palattava työhön (viimeistään yksi päivä paluunsa jälkeen). Työntekijälle olisi annettava runsaasti tilaisuutta selvittää hänen poissaolonsa syyt. Esimiehen tulisi käyttää haastattelua ajankohtana tutkia mitä tahansa työntekijälle mahdollisesti aiheutuvia ongelmia, jotka johtavat poissaoloon.
Tavoitteena on edistää avointa ja tukevaa kulttuuria . Menettelyjä on tarkoitus varmistaa, että apua ja neuvoja tarjotaan tarvittaessa ja varmistaa, että työntekijä pystyy palaamaan työhön.
Työntekijät arvostavat yleensä mahdollisuutta selittää aidon rakenteen puutteellisuuden syyt. Jos ohjaaja epäilee poissaolojen perustelujen aitoutta, hänen on käytettävä tätä tilaisuutta ilmaistakseen epäilyjä tai huolenaiheita.
Työntekijän on aina oltava tietoinen siitä, että haastattelu ei ole pelkästään osa yrityksen menettelytapoja, vaan merkittävä kokous, jonka aikana poissaoloa on havaittu ja jolla voi olla vaikutuksia tuleviin työsuhteisiin. Työntekijälle tulee selittää yrityksen kurinpitomenettely , jos poissaoloa ei voida hyväksyä.
Kokouksen aikana missään vaiheessa haastattelu ei tule olemaan rangaistuksen muoto, vaan sitä olisi pidettävä tilaisuutena korostaa ja selittää, millaisia seurauksia osastolla ei ole. Suurin osa työntekijöistä herättää ylpeyttä ja saavuttaa heidän työnsä ja johdon olisi kannustettava hoitamaan näitä henkilöitä vastuullisiksi aikuisiksi.
Suositeltavat kurinpitomenettelyt, jos poissaolo jatkuu
Seuraavissa ohjeissa esitetään suositellut toimenpiteet, jotka on toteutettava tapauksissa, joissa lyhytaikaisia poissaoloja pidetään hyväksyttävän tason yläpuolella tietyllä ajanjaksolla.
Vaihe 1: Neuvontahaastattelu
- Välitön valvojan tulee ilmoittaa työntekijälle hänen huolestuneisuutensa poissaoloista, yrittää selvittää syyt sairauteen ja selvittää, mitä on parannettava osallistumisen lisäämiseksi.
- Jos lääketieteellinen tila tunnistetaan tässä vaiheessa ja todennäköisesti vaikuttaa työn soveltuvuuteen, esimiehen tulee järjestää tapaaminen yrityksen hyväksymän lääkärin kanssa. Tämä on vahvistettava työntekijän kanssa kirjallisesti viiden työpäivän kuluessa.
- Jos keskustelusta huolimatta ongelma ei näytä johtuvan taustalla olevasta työkyvyttömyystilanteesta, esimiehen olisi ilmoitettava työntekijälle, että vaikka kirjattuja vaivoja voi olla aitoja, odotetaan jatkuvan osallistumisen paranemista tai menettelyn seuraavassa vaiheessa otetaan.
- Läsnäolon tarkistus suoritetaan automaattisesti joka kuukausi seuraavien kuuden kuukauden ajan.
Vaihe 2: Ensimmäinen muodollinen tarkastelu ( sanatarkkailuvaihe )
- Jos työntekijän poissaolot heikkenevät edelleen analyysin ja säännöllisen seurannan jälkeen, hänet on kutsuttava osallistumaan virallisen arviointikokoukseen ohjaajan kanssa.
- Poissaolotiedot on esitettävä yksityiskohtaisesti kirjeessä, jossa työntekijä kutsuu haastatteluun. Työntekijälle tulisi ilmoittaa, että hänellä on oikeus edustaa ammattiliittojen edustajaa tai kollegaa tarvittaessa.
- Kokouksen tarkoitus on:
- jatkamaan poissaolojen taustalla olevia syitä,
- antaa palvelun työntekijälle ja hänen poissaolonsa aiheuttamat kustannukset
- varoittaa työntekijää (paitsi jos hän päättää hakea lääkärin apua), että jos hänellä ei ole huomattavaa ja pysyvää parannusta , hänen työsuhteensa voidaan lopettaa, koska hän ei kykene ylläpitämään hyväksyttävää läsnäoloa. Tämä on verbaalinen varoitus. - Jos lääkärin hoito on perusteltua, on ryhdyttävä välittömästi. Kokousta lykätään siis vain, jotta prosessin tämä osa saadaan päätökseen. Viiden työpäivän kuluessa työntekijän on saatava lääkärin apua. Kokous kokoontuu uudelleen henkilöstön kanssa ja lääkärin lausuntoa käsitellään.
- Jos lääkäri vahvistaa työn sopivuuden, työntekijälle tulee varoittaa jatkuvan poissaolon seurauksista.
Vaihe 3: toinen muodollinen tarkastelu (kirjallinen varoitusvaihe)
- Säännöllinen seuranta osoittaa, ettei poissaolokehitystä ole parannettu, toinen virallinen tapaaminen järjestetään HR: n kanssa.
- Kirje, jossa työntekijä kutsuu kokoukseen, sisältää poissaolotuloksen ja jälleen edustusta koskevat neuvot.
- Jokapäiväisessä kokouksessa annettavia uusia tietoja sairaudesta tai sairauden luonteen muutoksesta voi olla tarpeen arvioida yrityksen hyväksymällä lääkärillä.
- Työntekijälle olisi annettava tilaisuus selittää hänen poissaolonsa. Esimiehen olisi tarvittaessa ilmoitettava työntekijälle muodollisesta kirjallisesta varoituksesta ja että tämä varoitus pysyy työntekijän tiedostossa tietyn ajan. Varoituksen jäljennös on annettava työntekijälle ja hänen edustajalleen.
- Työntekijälle on ilmoitettava, että yhtiön läsnäolon odotusten noudattamatta jättäminen ja nykyisen, mahdottomana olevan poissaolon ennustaminen johtavat työntekijän työsuhteen päättymiseen .
- Jos sopivuus työhön on epäselvä, jatka lääkärisi antamien ohjeiden mukaisia uudelleenjärjestelyvaihtoehtoja. Kysy työntekijän ammattiedustajalta (tarvittaessa) uudelleensijoitusprosessista ja vaihtoehdoista.
Vaihe 4: tilapäinen työn keskeyttäminen
- Jos seuraamusmenettelyn aikaisempien vaiheiden toteutumisesta ei tapahdu osallistumisesi paranemista, hallinto voi jatkaa väliaikaista keskeytystä ilman palkkaa. Tarkoituksen keskeyttämisen aikomus on vahvistettava kirjallisesti yksityiskohtaisten alku- ja lopetuspäivien osalta. Kopio lykkäyskirjeestä on lähetettävä työntekijän edustajalle (tarvittaessa).
Vaihe 5: Työn lopettaminen
- Tämä on viimeinen vaihe kurinpitomenettelyssä, jossa työntekijä irtisanotaan, koska hän ei kykene noudattamaan yrityksen osallistumisvaatimuksia. Hylkääminen voi tapahtua vain vanhemman johtajan ja HR: n kirjallisella luvalla.
- Työntekijään kutsuttava kirje sisältää jälleen edustusta koskevia neuvoja ja kertoo poissaolotiedot. Työntekijälle tulisi ilmoittaa, että haastattelun tuloksena hänet voidaan erottaa työtehtävien kyvyttömyydestä .
- Jälleen kerran lääkäriä saatetaan joutua kuulemaan, jos uusia työntekijöiden terveydentilaan tai työn kapasiteettiin liittyviä uusia tietoja ilmenee.
- Jos päätös irtisanoa toimivaltuuksien perusteella, irtisanomiskirje on lähetettävä työntekijän edustajalle (tarvittaessa).
- Työntekijällä voi olla oikeus hakea irtisanomista. Valituksen olisi vastattava yhtiön kurinpitomenettelyjä.
Haasteita poissaolon hallinnassa
Ole tietoinen siitä, että esimiehet ovat usein epämiellyttäviä tai eivät halua ilmoittaa niistä, jotka ovat ylittäneet hyväksytyt poissaolot. Jo esimiesten monien paineiden takia poissaolojen politiikkojen johdonmukainen täytäntöönpano ei aina ole niiden ensisijainen tavoite.
On tärkeää yrittää ottaa subjektiivisuus pois poissaolojen hallinnasta ja varmistaa, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan samalla tavalla . On tärkeää olla johdonmukaisia, pysyviä ja oikeudenmukaisia kaikille. Jos poissaoloa ei ole osoitettu tai käsitelty epäjohdonmukaisesti, voi johtaa alhaisempi moraali.
Suurin osa työntekijöistä arvostaa politiikkaa ja ohjelmia, jotka ovat helpottavia eikä rangaistuksia. Tiukat tai rankaisevat toimenpiteet, jotka pakottavat työntekijöitä tulemaan töihin, voivat johtaa työntekijöihin, että heistä tulee "poissa töissä."
He tekevät mahdollisimman vähän ja vastustavat kaikkia pyrkimyksiä saada heidät tekemään enemmän. Olisi toteutettava muita ohjelmia, jotka auttavat työntekijöitä olemaan läsnä työelämässä, kuten joustava työaikataulu , työpaikkojen jakaminen , läsnäolopalkinto ja wellness-ohjelmat.