Katso esimerkki Internet- ja sähköpostipolitiikasta, jota voit käyttää työntekijöidesi kanssa
Kun yli 85 prosenttia Yhdysvaltain ihmisistä käyttää sosiaalisia mediaita, on opastettu siitä, mitä työntekijät voivat sanoa ja jakaa, on tullut yhä tärkeämmäksi.
Työntekijät eivät pidä huolta ohjeista, koska he eivät halua toimia epäasianmukaisesti ja ylittää linjan, jota he eivät tienneet olemassa. Joten suosittelemme oikeudenmukaisen, ymmärrettävän ja järkevän politiikan kehittämistä.
Niin kauan kuin suuntaviivat eivät ylitä tai liian rajoittavia työntekijöiden oikeuksia, koska ne määrittelevät ne, politiikka antaa työntekijöille selkeät suuntaviivat . Esimerkki liian rajoittavasta käytännöstä voi sisältää sellaisia sääntöjä kuin työntekijät eivät ehkä koskaan keskustele työstä verkossa.
Toinen esimerkki on kieltää työntekijöiden julkaista kuvia itsestään aikuisten työtovereidensa kanssa työtapahtumissa. (Kuvien julkaiseminen heidän lapsistaan on voimakkaasti lannistunut.)
Voit harkita tämän otoksen internet- ja sähköpostipolitiikan käyttöä opastamaan työntekijöitänne siitä, mikä on tarkoituksenmukaista käyttöä töissä. Sovita se tietenkin vastaamaan kulttuurisi tarpeita ja ympäristöä, jonka haluat antaa työntekijöille töissä.
Esimerkki työntekijöille tarkoitetuista Internet- ja sähköpostikäytännöistä
Työntekijän tietokoneelle tai puhelimen laajennuksille osoitettu vastaajaviesti, sähköposti ja internet käyttö on tarkoitettu yksinomaan yrityksen liiketoiminnan harjoittamiseen. Jotkut työtehtävät yrityksessä edellyttävät pääsyä Internetiin ja ohjelmistojen käyttämistä Microsoft Office -tuotepakkauksen lisäksi.
Ainoastaan asianmukaisesti valtuutetut henkilöt voivat käyttää yritystä varten internetin käyttöä lisäohjelmien käyttämiseen ja lataamiseen. Tämä valtuutus koskee yleensä päätöksiä, jotka IT-osasto tekee yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa.
Ohjelmiston käyttöoikeusmenettely
Ohjelmisto tarvitsee Microsoft Office -tuotepakkauksen lisäksi johtajan luvan ja sen on ladattava IT-osasto. Jos tarvitset ohjelmistoja tai verkkosivustoja, jotka eivät ole tällä hetkellä yrityksen verkossa, ota yhteyttä johtajaan ja ota yhteyttä IT-osastoon selvittääksesi tuotot, jotka olette saaneet tuotteesta.
Kaikki kohtuulliset vaatimukset, joita ei pidetä verkkoriskeinä, otetaan huomioon sinulle ja muille työntekijöille. Tämän käytännön tarkoituksena ei ole rajoittaa työntekijöiden pääsyä tuotteisiin, jotka tuottavat sinulle tuottavuutta. Tavoitteena on minimoida riski organisaation verkkoon.
Yrityksen omistuksessa olevat laitteet
Laitteita tai tietokoneita, jotka sisältävät, mutta ei niihin rajoittuen, pöytäpuhelimia, älypuhelimia, tabletteja, kannettavia tietokoneita, pöytätietokoneita ja iPadia, jotka Yhtiö tarjoaa käyttöönsä, tulisi käyttää vain yrityksen liiketoimintaan. Muista, että yrityksellä on omat laitteet ja tiedot näissä laitteissa.
Jos lähdet Yhtiöltä mistä tahansa syystä , yhtiö vaatii, että palautat laitteiston viimeisenä työpäivänä.
Voit käyttää henkilökohtaisia sähköisiä laitteita, jotka eivät ole yhteydessä yritysverkkoon, käyttääksesi sopivia Internet-sivustoja taukojen ja lounaan aikana.
Internetin käyttö
Internet-käyttö, Yrityksen aikaan käyttäen yhtiön verkkoon liitettyjä yrityksen omistavia laitteita, saa harjoittaa vain yrityksen toimintaa. Internetin käyttö tuo mahdollisuuden luottamuksellisten yhtiötietojen suojaamisen rikkomiseen.
Internetin käyttö luo myös mahdollisuuden saastuttaa järjestelmämme virusten tai vakoiluohjelmien avulla. Vakoiluohjelmat antavat valtuuttamattomille ihmisille, yrityksen ulkopuolelle, mahdollisuuden käyttää yrityksen salasanoja ja muita luottamuksellisia tietoja.
Tällaisten ohjelmien poistaminen yritysverkosta vaatii IT-henkilöstöä sijoittamaan aikaa ja huomiota, joka on paremmin teknologisen kehityksen edistämisessä.
Tästä syystä ja varmistaaksemme työajan asianmukainen käyttö työhön, pyydämme työntekijöitä rajoittamaan internet-käyttöä.
Lisäksi yhtiön omistamia tietokoneita tai muita elektronisia laitteita, mukaan lukien työntekijän omistamia laitteita, ei saa missään olosuhteissa käyttää yhtiön työaikana hankkimaan, katsomaan tai pääsemään pornografisiin tai muutoin moraalitonta, epäeettistä tai muuhun kuin liiketoimintaan liittyvään Internet-sivustoja. Näin voi johtaa kurinpidollisiin toimiin, jopa työn päättymiseen asti .
Sosiaalinen media
Työnantaja ymmärtää, että osa sosiaalisen median toiminnasta on henkilöstöä, joka rekrytoi uusia työntekijöitä ja parantaa yhtiön tuotemerkkiä. Monilla työntekijöillä on sosiaalisen median vastuut työnkuvauksessa, mukaan lukien sosiaalisen median markkinoijat, tekninen tuki ja rekrytoijat .
Työnantajasi ymmärtää myös, että työntekijöidemme suhde online-maailmaan, jonka käytät 24/7, voi johtaa työajan lyhentämiseen ja työajan lyhentämiseen. Kannustamme sinua voimakkaasti rajoittamaan sosiaalisen median käyttöä työhön liittyvään sisältöön ja työhön tutustumiseen.
Lisäksi sinulla ei ole mahdollisuutta jakaa luottamuksellisia tai suojattuja tietoja, jotka kuuluvat tai ovat yrityksestä. Sinua kannustetaan olemaan jakamatta epäedullinen tieto, joka asettaa yrityksesi tai työtovereitasi epäedulliseen valoon.
Yhtiön maine ja brändi on suojattava kaikilta työntekijöiltä. Työntekijän elämää ja toimintaa ei saa koskaan jakaa verkossa. Huomaa muiden vanhempien työntekijöiden mieltymykset, ennen kuin käytät heidän lastensa nimeä verkossa.
Sosiaalisessa mediassa osallistuminen työlaitteisiin tai työaikana on kielletty sosiaalisen median sisältö, joka syrjii kaikkia suojattuja luokkia, mukaan lukien ikä , rotu, väri, uskonto , sukupuoli, kansallinen alkuperä, vammaisuus tai geneettinen tieto.
Yrityksemme politiikassa on myös tunnustettava, että seksuaalinen mieltymys ja paino ovat oikeutettuja syrjinnän suojeluun. Kaikki työntekijät, jotka osallistuvat sosiaaliseen mediaan, joka rikkoo tätä politiikkaa, käsitellään yhtiön häirintäpolitiikan mukaisesti .
Sähköpostin käyttö yrityksessä
Sähköpostiä käytetään myös vain yrityksen liiketoimintaan. Luottamuksellisia tietoja ei saa jakaa yrityksen ulkopuolella ilman lupaa milloin tahansa. Et myöskään tee henkilökohtaista liiketoimintaa yrityksen tietokoneella tai sähköpostilla.
Pidä tämä mielessä myös, kun pidät muiden kuin yrityksen sähköpostiviestien välittämistä kumppaneille, perheenjäsenille tai ystäville. Ei-liiketoimintaan liittyvät sähköpostit jäteyrityksen aikaa ja huomiota.
Pornografista katsomista tai pornografisten vitsien tai tarinoiden lähettämistä sähköpostitse pidetään seksuaalisena häirintänä ja sitä käsitellään seksuaalisen häirinnän periaatteen mukaisesti. Välitön irtisanominen on useimmiten kurinpitotoimi , jota yritys voi toteuttaa näissä tapauksissa.
Sähköposteja, jotka ovat syrjiviä
Kaikki sellaiset sähköpostisisällöt, jotka syrjivät kaikkia suojattuja luokkia, mukaan lukien ikä, rotu, väri, uskonto, sukupuoli, kansallinen alkuperä, vammaisuus tai geneettiset tiedot, on kielletty. Yrityksemme politiikassa on myös tunnustettava, että seksuaalinen mieltymys ja paino ovat oikeutettuja syrjinnän suojeluun. Kaikki työntekijät, jotka lähettävät tämän käytännön vastaisia sähköpostiviestejä, käsitellään häirintäpolitiikan mukaisesti.
Nämä sähköpostit ovat kiellettyjä yrityksessä. Yritysten lähettämät tai edelleenlähettämät sähköpostit johtavat kurinpidollisiin toimiin, jotka voivat johtaa työsuhteen päättymiseen .
Yritys omistaa työntekijän sähköpostin
Muista, että yhtiö omistaa sähköpostitse lähetetyn tai yrityksen laitteisiin tallennetun viestinnän. Hallinnolla ja muulla valtuutetulla henkilöstöllä on oikeus milloin tahansa käyttää sähköpostisi tai tietokoneesi materiaalia. Älä ota sähköistä viestintääsi, tallennustasi tai pääsyäsi yksityisiksi, jos se luodaan tai tallennetaan työjärjestelmiin.
Jos tarvitset lisätietoa tämän viestinnän merkityksestä, ota yhteyttä johtajaan tai henkilökunnan henkilöstöön selvennykseksi.
Vastuuvapauslauseke: Huomaa, että antamat tiedot, vaikka ne ovat arvovaltaisia, eivät ole taattuja tarkkuuden ja laillisuuden kannalta. Sivustoa lukee maailmanlaajuinen yleisö ja työlainsäädäntö ja -asetukset vaihtelevat valtiosta toiseen ja maasta toiseen. Pyydä oikeusapua tai valtion, liittovaltion tai kansainvälisten valtiollisten resurssien apua varmistaaksesi, että oikeudellinen tulkintanne ja päätöksesi ovat oikeita sijaintisi kannalta. Nämä tiedot ovat ohjeita, ideoita ja apua.